Jak Sanasport vyřešil zmatek v e-mailové komunikaci velkého týmu

  • zázemí: 4 prodejny a e-shop
  • tým: 40+ lidí po celé ČR
  • projektů: 25
  • ve Freelu od: 4/2016
  • tarif: Freelo Team

Není samozřejmostí, aby celý pracovní tým doslova žil oborem, ve kterém pracuje. V Sanasportu se ale snaží jít lidem vstříc ve všem, co dělají. Kromě e-shopu provozují 4 kamenné prodejny - konkrétně v Brně, Olomouci, Praze a Bratislavě. Pořádají zdarma běžecké tréninky, nabízí bezplatnou diagnostiku došlapu bez nutnosti nákupu, připravují atraktivní soutěže jako například #behamzdarma, píší tématické články, točí vzdělávací videa, mají mobilní aplikaci.

Zdroj: Soukromý archiv Sanasport.cz

Každý Sanasporťák závodně nebo rekreačně sportuje. Proto na prodejnách i v online chatu najdete vždy profíky, kteří umí dobře poradit. Sanasport je zkrátka firmou, která se nebojí výzev a je pro ni důležité dělat věci důkladně a srdcem.

Více než 40 lidí v 5 městech České a Slovenské republiky mezi sebou komunikuje na denní bázi a řeší jak krátkodobé, tak především dlouhodobé projekty, ve kterých se promítají nápady z offline i online světa.

Marketingový ředitel, Kamil Brabec tento pestrý firemní ekosystém ale vnímá po více než roce používání Freela velmi pozitivně:

„Týmy mají mezi sebou velmi dobré vztahy a na velkém množství úkolů úspěšně spolupracují.“

Zdroj: Sanasport Instagram

Před Freelem jsme měli chaos v e-mailech.

„Velkou komplikací při práci ve velkém týmu pro nás byla nekonečná e-mailová komunikace,“ popisuje dřívější firemní neduhy šéf IT oddělení, Jaromír Krpálek. „Jednoduše jsme se v ní ztráceli. Každý odpovídal na jinou část vlákna a řešení čehokoli, zvlášť napříč týmy, bylo absolutně neefektivní. Proto jsme se rozhodli situaci změnit a vybrali si Freelo.“

Podle Krpálka hrály roli při výběru aplikace celkem tři hlavní aspekty. Všechny Freelo dokázalo bez problému pokrýt. Za prvé fakt, že je ryze českým nástrojem. Za druhé nabídlo rychlé řešení problému nepřehledné komunikace mezi jednotlivými týmy. Třetím faktorem byla pro Sanasport rozumná cena, která odpovídala výkonu aplikace.

Zdroj: Soukromý archiv Sanasport.cz

Zcela nové pracovní workflow

Díky Freelu se v Sanasportu velmi podstatně změnilo pracovní workflow. Podařilo se z velké části omezit posílání interních e-mailů i hromadné korespondence. Zkrátila se doba, která byla nutná pro přečtení a zpracování zadání projektu, či úkolu i celá diskuze. Ušetřený čas a energii, které byly potřebné pro dohledávání v e-mailech, nyní mohou využít na mnohem důležitější aktivity. Průběžně také sledují vytížení jednotlivých členů týmu a dokáží si kvalitněji naplánovat nové projekty.

Vhodné rozdělení projektů je klíčem k efektivitě

Před dvěma týdny, zhruba po roční zkušenosti s Freelem, předělali v Sanasportu strukturu projektů, protože již nevyhovoval jediný velký projekt, prozaicky pojmenovaný Sanasport. Ten obsahoval spoustu to do listů a úkolů, a orientace v něm byla tím pádem velmi obtížná.

Zdroj: Sanasport Instagram

Nově vytvořili více menších, konkrétních projektů, ke kterým jsou přizvaní pouze ti kolegové a spolupracovníci, kterých se zadání týká. Pracovní efektivita začala znovu stoupat a spolu s ní i přehlednost v jednotlivých aktivitách.

V Sanasportu mají nyní projekty rozdělené na 3 typy. Prvním typem jsou projekty určené pro kampaně, druhou skupinu tvoří projekty pro komunikaci konkrétního týmu (prodejna Brno, Helpdesk apod.) a třetí skupinu představují projekty zaměřené na online vývoj a marketing.

Zdroj: Sanasport Instagram

„Díky Freelu můžeme velmi snadno sledovat hodinové výkazy práce všech členů týmu a máme tak jasný přehled o časové náročnosti jednotlivých úkolů a projektů,“ dodává spokojeně Jaromír Krpálek. „Aplikace je intuitivní a velmi jednoduchá na ovládání, proto ani zaučování nových kolegů nezabere více než pár minut.“
40+ aktivních uživatelů
6.000+ úkolů
1.000.000+ natrackovaných minut
30.000+ komentářů u úkolů

Nejužitečnější funkce

  • Označování a odznačování kolegů — Na startu projektu může konkrétní úkol řešit 6 lidí, na konci ho dokončují pouze 2. Redukuje se tak komunikační šum a netříští se pozornost například těch kolegů, kteří už svůj díl práce odvedli.
  • Role správce & projekťák — díky této funkci zodpovědnost za splnění tzv. nevisí na jediném člověku a projekty se snadno dají rozdat dalším kompetentním lidem v týmu.
  • Dobře nastavené e-mailové notifikace — ať už na denní, nebo týdenní bázi, přesně podle toho, jak člověk aktuálně potřebuje.
  • Přehedy a výkazy — díky nimž se dají skvěle plánovat zdroje na nové projekty a udržovat přehled nad těmi aktuálními.

Zdroj: Soukromý archiv Sanasport.cz

Na závěr praktický TIP od Sanasportu

Pravidelné páteční čištění Freela = vyberte úkoly, které nejsou časově náročné, jsou přehlížené kvůli větším a důležitějším úkolům a dlouho vám leží v To–Do listech. Vyřešte je. Vaše pracovní agenda velmi rychle zeštíhlí.

Další případové studie

Try it for free, captain

You will have 14 days to try out Freelo for free. Simply click and enter your email address.

Even after 14 free days, you can use the Freelo FREE plan. You can find more information in our pricing