Jak ve FotoŠkoda používají Freelo pro ogranizaci stovek workshopů, řízení marketingu a komunikaci s externisty

Až donedávna patřila firma FotoŠkoda ke klasickým kamenným prodejnám, kde jste si mohli vybrat téměř cokoliv od fotografického materiálu, přes amatérské foto vybavení, až po profesionální „stroje” určené nejlepším fotografům v oboru.

Od svého vzniku v roce 1991 ale urazila pořádný kus cesty a v posledních letech její aktivity čím dál častěji zahrnují i méně prodejní záležitosti. Pořádání výstav a workshopů, organizace významného foto festivalu a mnoho dalšího. A je potřeba říct, že v tom všem FotoŠkoda nad svými konkurenty zřetelně vyniká.

Široké portfolio akcí, které pro naše zákazníky a nadšené fotografy ze všech koutů republiky připravujeme, vyžaduje šikovné nástroje. Proto jsme sáhli po Freelu. říká prozaicky Martin Vachata, projektový manažer FotoŠkoda

Martin Vachata s Martinou Susovou. Zdroj: Soukromý archiv Fotoskoda.cz

Koordinace interního a externího týmu

Předávání informací, jasná zadání, hlídání termínů, nastavování zodpovědností. To vše je v rámci kombinovaného interního a externího týmu potřeba zajistit. A ne vždy to u FotoŠkoda bylo jednoduché. Když už se staly spousty pracovních e-mailů, telefonátů a nekonečných porad neúnosné, byl čas se poohlédnout po vhodné aplikaci.

Freelo jsme začali používat nejprve pro organizaci rozsáhlého FotoŠkoda Festu, který pořádáme dvakrát do roka a musím říct, že nám neuvěřitelně sedí. V aplikaci pracuje v současné době náš kompletní marketingový tým, včetně copywriterů, produktových manažerů a kolegů z IT, a několik dalších spolupracovníků z ostatních oddělení. doplňuje Vachata

Ušetříme desítky hodin

Organizace projektu FotoŠkoda Fest (festival, který se koná tradičně dvakrát do roka v Paláci Langhans a trvá celý týden), zabere celé 3 měsíce. Podílí se na něm X interních a X externích specialistů. Festival tvoří desítky workshopů, prezentací, výstav a besed, a tak jeho zajištění vyžaduje dostatek času a rozhodně není procházkou v růžové zahradě. Díky Freelu a efektivnější vzájemné spolupráci se ale podařilo snížit časovou náročnost příprav o 90 hodin, tedy celých 11 pracovních dní.

Část týmu Fotoškoda před prodejnou. Zdroj: Soukromý archiv Fotoskoda.cz

Oddělení krátkodobých a dlouhodobých projektů

U jednoho projektu ale nezůstalo a aktuálně má FotoŠkoda ve Freelu založeno 12 projektů, z toho 10 velmi aktivních. Důsledně dodržují oddělování krátkodobých a dlouhodobých aktivit a mají tak v aplikaci jasně stanovený řád. Snadno tak zachovají přehlednost veškeré týmové práce. Projekty typu “festival” patří ke krátkodobým, běžná operativa a produkce pak k těm dlouhodobým.

16 projektů
54 aktivních uživatelů
6.500+ hotových úkolů
22.000+ komentářů u úkolů

K čemu a jak Fotoškoda Freelo používá?

  • Odkladiště nápadů — díky speciálnímu To-Do listu na nápady žádná myšlenka nezapadne. Prostor k vyjádření má každý.
  • Porady — agenda každé porady se dopředu připravuje ve Freelu. Každý čen týmu navrhuje body k probrání do samostatného úkolu. Na poradu se tak každý může lépe připravit a po zkončení porady sou úkoly okomentované, přiřazené nebo uzavřené.
  • Náhražka e-mailu — co lze mít ve Freelu nesmí do e-mailu. Většinu věcí si tak celý tým dává přímo do úkolů. Vše je na jednom místě, přehledné a pro každého dohledatelné.
  • Aktualizace webu — komunikace s agenturou a prioritizace práce.
  • Znalostní báze — některé projekty slouží jako seznam zdrojů. Jsou v nich připnuté rozpočty, sdílené excely a složky, seznamy webů a další materiály.
  • Launch produktů — uvádění nových produktů na trh je složitý proces. Celý je ve Freelu uložen jako šablona, která zahrnuje sběr dat o produktu, tvorbu textů, řešení recenzí, točení videí, nasazení kampaní atd. Díky procesům se na nic důležitého nezapomene.
  • Nábor zaměstnanců — úkolů při nabírání nových lidí do týmu je celá řada. Od přípravy pracovní pozice a inzerce, přes pohovory až po začování. Celý tento proces, který zahrnuje 50 menších či větších kroků si personalista vytvoří na klik.

Martina Susová při používání Freela. Zdroj: Soukromý archiv Fotoskoda.cz

Jakmile jsem začala dělat marketingovou manažerku, věděla jsem, že nějaký nástroj pro zadávání a kontrolu práce potřebuju. Freelo je snadné na obsluhu, vizuálně hezké a levné. Používáme ho už 3 roky a jsme nadšení. Mimochodem, s kolika dodavateli softwaru chodíte na pivo? :-) Martina Susová, manažerka marketingu ve FotoŠkoda

Ukázky z Freela

Důležité odkazy související s projektem mají ve Fotoškoda tzv. Připnuté k projektu.

Ukázka To-Do listu, který pomáhá týmu nezapomenou na nic důležitého při spouštění nového TOP produktu.

Ukázka údržbového To-Do listu, který pravidelně kontrolují a třídí. Má funkci kontextového inboxu.

Na jaké otázky Freelo odpovídá na jeden klik?

  • Jaké úkoly jsem zadal a nejsou hotové?
  • Jaké úkoly jsou bez termínu nebo řešitele?
  • Jaké úkoly dokončil můj tým minulý týden?
  • Na čem mám pracovat?

Přečtěte si také V Sanasportu šetří Freelo čas a energii padesátičlennému týmu každý den

Nejužitečnější funkce

  • Diskuze nad úkoly — veškeré dění se udržuje na jednom místě a informace sledují pouze ti, kterých se úkol týká. Je také velmi snadné si zpětně kterékoliv důležité údaje dohledat.
  • Šablony projektů — v případě pravidelně opakovaných projektů je to funkce, bez které už se nebudete chtít obejít. Strukturu projektu jednoduše přeberete z projektu, který jste před časem realizovali.
  • Výkazy práce — díky nim můžete snadno sledovat vytížení jednotlivých členů týmu a také plánovat zdroje na další úkoly a projekty.

Na závěr praktický TIP od FotoŠkoda

Přehlednost na prvním místě = Mějte ve svých úkolech pořádek a zkuste dodržovat „desatero Freelo pravidel”. A pokud vás v průběhu používání aplikace napadnou další body, prostě je k desateru přidejte a sdílejte s každým kolegou v týmu. Bude se vám všem pracovat mnohem lépe.

Obor Prodej fototechniky
Tým e-Commerce
Velikost firmy 51-100
Naloďte se do Freela a dosahujte cílů s menším úsilím
Chci na palubu

Jak Freelo používají v dalších týmech