Jak v MC účetnictví a daně organizují práci agilním scrumem a proč odešli z Trella do Freela

Za Freelo se ptá Karolína Petrželová
Za MC účetnictví a daně odpovídá Michal Cvrček

Představte nám pro lepší kontext vaší firmu – co děláte, pro koho a proč jste se do toho pustili?

Zpracováváme účetnictví a daně formou outsourcingu pro naše klienty, kterým díky tomu šetříme čas, starosti a zejména peníze.

V čem je MC výjimečné oproti jiným účetním firmám?

Nejsme obyčejní účetní, kterým na konci každého měsíce pošlete doklady, oni vám řeknou, kolik máte zaplatit DPH a tím to končí. Naše práce tady teprve začíná, protože zpracovat podklady k DPH je základ, který by měl udělat každý účetní. Naším cílem je, aby klient měl každý měsíc přehled o tom, jak jeho firma funguje, jaké má hospodářské výsledky, poradit mu (analyzovat) ztrátové oblasti jeho podnikání atd. Zkrátka, aby řídili svou firmu na základě čísel, která my jim dodáme. Pro nás je nejdůležitější, aby klient prosperoval.

Používali jsme Trello, ale to nám přestalo vyhovovat. Nebylo to tolik přehledné, podpora nebyla v češtině, občas jsme se v tom ztráceli. Chyběly nám tam funkce, které Freelo má.

Kolik lidí aktuálně tvoří tým a jakým způsobem máte rozdělenou práci?

Náš tým má aktuálně 9 lidí a práci máme rozdělenou na účetní a mzdové oddělení. Každý člen týmu má na starosti určitý počet klientů, kterým je k dispozici a perfektně zná jejich firmu.

Bez jakých nástrojů/pomůcek si nedovedete představit pracovní den?

Aplikační stack, který používatí v MC pro komunikaci a organizaci dat.

Z kolika lokalit aktuálně pracujete?

Pracujeme z našich kanceláří v Ústí nad Labem a 2 členové týmu pracují z domova.

Pracujete i s externími kolegy a spolupracovníky?

1 externista, který zpracovává Intrastat, pracuje z kanceláře v Praze.

Jaké organizační techniky/nástroje používáte pro plánování a synchronizování pracovních činností?

Každé ráno máme scrum, který je max na 10-15 minut, kde si řekneme, co se bude daný den dělat. Předáme si informace napříč klienty. Client owner, který má na starosti komunikaci s klientem a zná jeho potřeby, určí, co se musí nebo co klient potřebuje a co se k tomu případně musí dodat od jiných členů týmu - například ze mzdového oddělení. Já jako Scrum master do toho případně zasahuji s tím, že určím priority pro daný den. Stane se, že účetní řekne, dnes budu dělat věc X pro klienta Y, ale protože něco hoří někde jinde, tak operativně přesuneme síly, kam je třeba.🙂

Každý den v 9:10 začíná scrum, kde je každý už připraven a své úkoly má zaznamenané ve Freelu. Zobrazíme to na televizi v zasedačce, projedeme to a jdeme pracovat.

Ukázka agilního scrum boardu rozděleného dle jednotlivých pracovníků.

Co nebo kdo vám nejvíce ničí týmovou produktivitu? Na co si dát pozor?

Žádné takové problémy nemáme, všichni členové týmu jsou zodpovědní a dělají pro dobro firmy maximum. Jediné, co občas brzdí produktivitu, je přechod na nové technologie, než si všechno sedne a zajede se. Jinak klasické věci, ráno si řekneme, co vše se dnes udělá, pak přijde telefonát od klienta, který něco potřebuje ASAP, takže na tom začneme pracovat a večer zjistíme, že z denních úkolů se neudělalo nic. 🙂

Ale jsme účetní a jsme tu pro klienty, takže to bereme jako součást naší práce.

Produktivitu sledujeme jenoduše. Mrkneme do Freela a hned víme, kdo je po termínech.

Žádný tým není dokonalý. Podělte se o nějaké problémy, které jste v týmu řešili a jak jste na to vyzráli?

Nedávná pandemie a karanténa nám lehce zpříjemnily práci. Vláda měla každý den X tiskovek, kde se měnily podmínky pro pomoc podnikatelům ze dne na den. Museli jsme denně sledovat tyto změny, informovat klienty, řešit jejich problémy. Bylo toho dost. Někteří členové týmu museli pracovat z domu, na ranní scrum byli připojeni přes Google Meet, díky Freelu práce nevázla a stále byl stejně jasný přehled v tom, kdo co má na starosti.

Přečtěte si také PNM Michala Kubíčka pomáhá přes Freelo svým klientům k vyšším ziskům

Co je na provozování účetní firmy nejtěžší? Co jsou největší výzvy?

Nezapomínat na termíny, mít stanovené odpovědnosti na každý úkol a neztrácet přehled nad jednotlivými klienty a jejich potřebami. V poslední době je to i dost o technologiích, které náš obor začaly ovlivňovat. Digitalizace dat, AI a další nástroje. Jakmile vidíme něco, kde bychom ušetřili čas, nebo náklady, tak se snažíme hned implementovat. 🙂

Jak jste si organizovali práci před Freelem?

Používali jsme Trello, ale to nám přestalo vyhovovat. Nebylo to tolik přehledné, podpora nebyla v češtině, občas jsme se v tom ztráceli. Chyběly nám tam funkce, které potřebujeme pro naši práci.

U každého klienta máme vyplněné základní informace, informace o plátcovství DPH, případně nějaké další info.
Šablona poznámky, kterou máme vyplněnou a připnutou u každého klientského projektu.

Proč jste zvolili Freelo a jaké bylo jeho zavádění do týmu?

Důvodu bylo několik, velká škála dostupných funkcionalit, přehlednost, hlavně česká podpora, timetracking. Tak jako u každého nového systému byl rozjezd pomalejší, protože jsme museli u každého projektu (klienta) nastavit všechny věci, které se u něj musí sledovat, zaúčtovávat, kontrolovat. Nastavit odpovědnosti, termíny, opakované úkoly atd. Prostě postavit to celé na míru danému klientovi. Nějaké klienty jsme importovali z Trella, ale bylo jich pár. U většiny jsme to postavili znovu a lépe, abychom vytěžili maximální funkcionalitu Freela.

Přečtěte si také Nejpoužívanější funkce Freela, díky kterým dostanete vaší účetní firmu do formy

Na kolika projektech současně nyní pracujete?

Blížíme se k 50 projektům, takže to zanedlouho vypadá na přechod na tarif Business. 🙂

Jak máte projekty ve Freelu rozdělené?

Jak již bylo zmíněno v předcházející otázce, pro každého klienta máme samostatný projekt, tento projekt se dále větví na jednotlivé To-Do Listy.

Takto vypadá projekt u klienta, kterému se zpracovává účetnictví na týdenní bázi. Používáme štítky podle oddělení, termíny, odpovědnosti a opakované úkoly.

Jsou to spíše krátkodobé, nebo dlouhodobé záležitosti?

Oboje, od denních úkolů, přes opakované týdenní, měsíční úkoly, až po kvartální a roční úkoly. Už teď máme u pár klientů napsané, na co nezapomenout za rok v příštím daňovém přiznání k dani z příjmů.

Toto už je konkrétní úkol z To-do listu týdenních prací. Je tam vše step by step včetně kontroly od dalšího člena týmu. Zároveň je u opakovaného úkolu dole komentář, kde je ještě doplňující info.

Sledujete do detailu produktivitu, nebo efektivitu vašeho týmů? Podle čeho poznáte, že vše šlape?

Ráno si otevřeme Freelo a mrknem, kdo je po termínech. 🙂

Máte nějaká specifika v rámci týmové spolupráce, která ovlivňují úspěch projektů, nebo jejich náročnost?

Úspěch projektů ovlivňuje komunikace v týmu a předávání informací. Hlavně bych zdůraznil, že jsme TÝM, jsme tu jeden pro druhého, máme dobré vztahy, pomáháme si.

Jak řešíte komunikaci s klienty a jaké nástroje a kanály k tomu využíváte?

Google Meet, email, skype, whatsapp, Signal, telefon. Přizpůsobujeme se klientům. I přes dobu, kdy je vše online a jsou všemožné nástroje na spojení, tak osobní setkání je prostě vždycky nejvíc. Nenahradíte to ničím.

Máme i opakovaný úkol pro uklízeče, aby věděl, kdy má připravit popelnice na odvoz.

Jak zaučujete nové členy týmu do Freela a celého pracovního workflow?

Pomocí interních školení. Máme v plánu si poupravit šablonu, kterou jsem viděl na stránkách Freela. 🙂

Máte nějaké návody nebo „best practices“ pro používání Freela jako účetní firma?

Každý úkol a proces ať má termín, odpovědnou osobu a základní info. Nic víc není potřeba.

Které funkce Freela jsou pro vás nejužitečnější a proč?

Možnost si nastavit opakování úkolů bez nutností pokaždé vytvořit nový úkol. Využití šablon. Trackování času. Je toho spousta.

Nejvíce využíváme opakování úkolů bez nutností pokaždé vytvořit nový úkol, šablony a trackování času.

Jak máte ve Freelu zaznamenané klienty?

Co klient to nový projekt.

Jak pracujete s podklady od klientů? Dáváte je přímo do Freela?

Doklady, které nám klient přinese fyzicky, digitalizujeme a následně originály klientům vracíme. Druhá možnost je, že nám doklady klient rovnou nasdílí, my je zpracujeme a přesuneme do složky zpracováno, aby bylo jasně vidět, které doklady už jsou zpracované a které ne. Do Freela doklady od klientů nedáváme.

Jaké všechny procesy/funkce ve firmě vám Freelo řeší?

Komunikace nad projekty, scrum, interní operativní věci, školení, trackování času a spoustu dalších. Máme i opakovaný úkol pro uklízeče, aby připravil popelnice na odvoz. 🙂

Jak si Freelo nastavit dokonale pro účetní firmu?

Účetní firma to musí na míru nastavit svému klientovi. Co jsem viděl nějaké komentáře, tak by každý účetní chtěl, aby si tu šablonu stáhl již od vás a měl s tím co nejméně práce. Podle mě se univerzální šablona nedá stáhnout. Vždy to musí být na míru klientovi. Účetní firma by se měla maximálně inspirovat jinými šablonami, ale ve finále si to stejně udělat po svém.

Je něco, co vám na Freelu vadí, nebo vám v něm chybí?

Chybí nám funkce opakovaného úkolu, který by se vytvořil, aniž není dokončen původní úkol. Příklad u klienta: Úkol „Zaúčtovat banku březen“, kde nám chybí dokončit poslední podúkol, protože se čeká, až klient dodá poslední doklad. On než to dodá, tak už potřebujeme, aby byl vytvořen opakovaný úkol „Zaúčtovat banku duben“ a nechceme škrtnout banku březen, když ještě není kompletně hotová. 😉

Musíme to prozatím řešit šablonami, kde si sami přidáme dubnovou banku.

Když se řekne Freelo, která slova se vám vybaví?

Organizace, přehled, jistota.

Díky moc za inspirativní vhled do fungování vaší účetní firmy

Rádo se stalo. 😉

Obor Účetnictví, daně, finance
Tým Účetní firma
Velikost týmu 1-10
Naloďte se do Freela a dosahujte cílů s menším úsilím
Chci na palubu

Jak Freelo používají v dalších týmech