O řízení e-shopu s rybizak.cz: Co není ve Freelu, to se neděje

V rybizak.cz řeší veškerou operativu kolem e-shopu ve Freelu. Majitel e-shopu Petr Čerňanský připouští, že předtím to byl doslova cyberpunk. Podělí se o zkušenosti s nástroji na procesní řízení a ukáže, jakou agendu ve Freelu jeho tým má.

Petr Čerňanský založil e-shop rybizak.cz v roce 2017, v půlce roku 2018 už měl tým sedm lidí. Dnes pro Rybízák pracuje přes 25 lidí. Jak se vypořádali s organizací práce a jak vybírali nástroj pro řízení agendy kolem e-shopu?

V podcastu Z podpalubí jste zmiňoval, že nějakou dobu jste řídil tým na dálku, dokonce i z cest. A jako jednoho z velkých pomocníků uvádíte Freelo. Jaká byla cesta Rybízáku právě k tomuto nástroji?

V onom roce 2017 jsme se s přítelkyní náhle rozhodli odletět do jihovýchodní Asie. Nakonec jsme tam strávili půl roku v kuse. Řídit tým lidí na dálku bylo peklo. Navíc, časový posun byl vždy okolo 6 hodin, takže jsme se nikdy nepotkali v pracovní době. Vše jsme řešili přes Slack, očíslovávali jsme témata a dotazy a takto šíleně jsme komunikovali. Bylo to neefektivní.

Pak jsme zkusili Trello. Ale nějak jsme se s ním nesžili a nikdy jsme jej nezačali využívat efektivně. Na jedné e-shopařské výstavě v roce 2018 jsme pak narazili na Freelo stánek s Karlem Dytrychem, který nás pohostil špičkovým rumem. Krátce nám představil Freelo (i když upřímně, vlastně nás moc nezajímalo, šli jsme tam jen kvůli rumu:-) ), ale ohromně nás to nadchlo. Od následujícího pondělka jsme Freelo začali nasazovat ve firmě a do týdne v něm všichni pracovali.

Když jsme pak odjeli na 2 měsíce do USA a Mexika, kde byl časový posun o 6 hodin zase na druhou stranu, byla práce násobně jednodušší a efektivnější. Konečně jsme začali delegovat. Ve Freelu u nás pracují všichni externisti, officoví pracovníci, holky, co se starají o vinárnu, vedoucí pracovníci ve skladu a expedienti. Tzn. všichni, až na pár lidí ve výrobě (ale i tam je dostupný jeden počítač a celá výroba má k dispozici jeden univerzální Freelo účet).

Proč byste e-shopům doporučil používat takový nástroj?

Freelo je pekelně levné. Karel je filantrop, jinak si to neumím vysvětlit. Má smysl si ho pořídit, i když je člověk ve firmě sám. Freelo vzniklo právě pro freelancery, proto ten název. Může sloužit jako úkolníček, organizátor osobního time managementu a postupně se dostanete k delegování týmu lidí tak efektivním a přehledným způsobem, že si nic lepšího nedokážu představit.

Byl to na začátku úplný punk? Nebo jak jste fungovali? Byla to klasika, e-maily a excel?

E-maily, excel, Slack. Aspoň ten Slack :) Na spoustu věcí jsme zapomínali, lidi nedělali, co měli a neměli jsme je jak kontrolovat. Byl to doslova cyberpunk.

Podle toho, co říkáte, jste hodně reakční: máte nápad a jdete ho hned uskutečnit. Jak tohle fungovalo procesně před zavedením Freela? Stávalo se, že se třeba něco nestihlo, protože se to například pozdě zadalo grafikovi?

Bylo to dost divoké a občas je to takové u nás stále (smích). Zničehonic někdo přišel s tím, že za týden je Den otců. Tak jsme rychle začali pracovat na ilustracích, etiketách, náhledových fotkách, bannerech a stříleli jsme to do prodeje. Mockrát se stalo, že jsme dali do prodeje víno, jehož výroba ještě nebyla dokončená. Vždy jsme to ale nějak zvládli.

Teď už se snažíme plánovat, protože zejména pro externisty je to s námi těžké. Třeba Valentýna jsme měli hotového už v listopadu. Ale například loňské „pálení cen“ na den pálení čarodějnic pro nás byla do letošního března nejúspěšnější akce v historii Rybízáku a přitom jsme to vymysleli cca 18 hodin před spuštěním. A zvládli jsme to. Letos bude pálení cen druhý Black Friday (ten jsme v roce 2020 zrušili, protože bychom to skladově nezvládli).

Bylo těžké si zvyknout na změnu a donutit tým nástroj používat, aby část nebyla v mailech, chatech, část řečená ústně?

Ne. Všichni byli nadšení.

Jak jste dokázali, že se vám komunikace a úkoly netříští v různých kanálech?

Teď máme ve firmě pravidlo, že když někdo nemá úkol ve Freelu, jako by jej neměl. Nejčastější ústní reakce u nás zní „hoď mi to do Freela“.

Jaké funkce vám nejlépe pomáhají?

Možnost ukládání filtrů. Ve firmě jsme rozděleni na 3 týmy. Jeden vedu já. Mám např. filtr „Tým Petr“, kde vidím úkoly všech v týmu, kterým dnes končí termín (nebo jsou nedejbože po termínu).

Jsme taky nadšeni z novinky Zadávání termínů k podúkolům.

Skvělé jsou i šablony. Když tvoříme novou edici (např. k 1. Máji), je to komplexní práce celého týmu. My jen použijeme šablonu úkolů, upravíme pár věcí a všichni mají rozdány úkoly a na nic se nezapomene.

Mě osobně velmi potěšil dark mode. (pozn. ten můžete vidět na screenech v článku) Ale všechny funkce Freela jsou perfektní. Nic tam nechybí a není tam nic navíc. Takto dokonale vyladěný software jsem popravdě ještě nikdy neviděl.

Jaké oblasti vám Freelo pomáhá lépe koordinovat? Používáte např. v marketingu, nebo třeba i ve skladu? 

Freelo používáme naprosto na všechno. Co není ve Freelu, to se ve firmě neděje.

Řešíme zde operativní věci pomocí opakovaných úkolů (např. asistentce každý týden skáče opakovaný úkol, že má zkontrolovat tlak v kotli nebo co půl roku, že má někdo nechat vyměnit pneumatiky apod). Na vinárně ve Freelu nyní kompletujeme letní nabídku. Účetní v úkolu „Chybějící doklady“ všem rozhazuje podúkoly s tím, co jí mají dodat. Nákupčí zde připravuje novinky do sekce farmářského trhu a naopak my jí tam házíme tipy na zajímavé produkty a ona je zpracovává.

Vedoucí expedice zadává úkoly zákaznické podpoře (např. zavolat zákazníkovi, není tohle a tohle), naopak zákaznická podpora zadává úkoly expedici či výrobě (tam a tam přibalte to a to).

Kompletně ve Freelu komunikujeme s externisty. A hlavně v něm připravujeme speciální akce – jak vzniká třeba edice k 1. Máji jste mohli vidět na snímcích z našeho Freela v článku. Je to hromada úkolů, které plní hromada lidí. Ale na nic se pak nezapomene a vše díky Freelu běží jako po másle.

Podívejte se, jak to v Rybízáku vypadá

Poslechněte si rozhovor s Petrem Čerňanským v podcastu Z podpalubí