Jak Vaše liga ve Freelu společně s Webovým servisem vyvíjí mezinárodní aplikaci pro sportovce

Za Freelo se ptá Karel Dytrych
Za Vaši ligu odpovídá Petr Lundák

Co děláte, pro koho a proč jste se do toho pustili?

Dohazujeme sportovcům soupeře na squash, badminton, tenis, ping-pong nebo beach volejbal. Motivujeme je k pravidelné hře a ke zlepšování jejich výkonů. Vytváříme sportovní komunitu lidí na podobné vlně.

Vaše liga vznikla v roce 2007 z potřeby jejího zakladatele (Tomáše Reinbergra) na vysoké škole potkat nové soupeře. Teď k tomu pořádáme i běžecké závody, turnaje i vícedenní sportovní akce. Nově jsme také spustili obdobnou ligu pro esport s názvem Gaming liga (FIFA, NHL, NBA 2K).

Tým Vaší ligy na sportovním plesu, který sami pořádají.

Jaké byznysové milníky a výzvy máte před sebou a co už jste pokořili?

Nově chceme více rozšířit naše aktivity v zahraničí. Spustili jsme loni ligu v Polsku a od podzimu chceme začít ve Vídni a Londýně. V zahraničí vystupujeme pod názvem Flexiliga. Do budoucna potom chceme zkusit další města, takže to je teď asi naše největší výzva.

Důležitým milníkem pro nás bylo rozšíření do dalších měst mimo Prahu, přidání dalších sportů (badminton, tenis, ping-pong a beach volejbal), a pak otevření ligy mimo studenty VŠ v roce 2012. A důležité pro nás bylo spuštění našeho současného webu v roce 2018, který nám umožňuje snazší expanzi a možnost web a tím celou ligu dál zlepšovat.

Pro tvorbu a větší úpravy webu spíš řešíme důležitost daného úkolu. A celé se to odehrává ve Freelu. Od zadání úkolu, který může vzniknout po nějaké diskuzi, až po testování nových funkcionalit.

Bez jakých nástrojů/pomůcek si nedovedte představit pracovní den?

Náš web, kde vypisujeme akce a organizujeme vlastně celou ligu. E-mail a telefon pro komunikaci s hráči a účastníky našich akcí. Freelo pro koordinaci prací na webu a Whatsapp pro rychlou komunikaci v týmu, protože nejsme společně v kanceláři.

Pracujeme na podnikatelském základu, takže osobní produktivitu a svoje úkoly si pak řeší každý po svém. Někdo používá kalendář, někdo aplikace typu Todoist a někdo třeba jen zápisník a tužku.

Seznam To-Do listů, které v rámci vývoje webu a aplikace používají ve Freelu.

Z kolika lokalit aktuálně pracujete?

Náš nejužší tým v Česku má 5 členů a každý pracuje odkud chce, takže nemáme žádné společné kanceláře a jsme skoro až virtuální firma. Mimo to spolupracujeme s programátory, markeťáky, grafiky, organizátory některých lokálních turnajů, máme jednoho organizátora ligy v Polsku a nově pro nás expanzi do zahraničí připravují dvě nové síly. Občas i někdo z týmu pracuje ze zahraničí. V jednu chvíli jsme měli programátora v Ekvádoru, část týmu na Madeiře a správce PPC kampaní v Kanadě. Takže těch lokalit je hodně a docela se to mění 😀

Jaké organizační techniky/nástroje používáte pro plánování a synchronizování pracovních činností?

Freelo pro plánování prací na webu. Jinak e-mail, checklisty, sdílený kalendář pro plánování na sociální sítě a newslettery. A potom máme týdenní schůzky po Google Hangouts.

Ukázka úkolů v To-Do listu, na kterých se aktuálně pracuje.

Co nebo kdo vám nejvíce ničí týmovou produktivitu? Na co si dát pozor?

Pracujeme minimálně spolu najednou na živo, takže tady je to na každém jednotlivci. Ve společných Hangoutech je prostor i pro osobní témata, nejen práci. Ale to je úmysl, protože se vidíme jednou týdně na hodinu až hodinu a půl. Občas si musíme dát pozor na to neřešit věci, které není nutné řešit v reálném čase po společném Whatsappu, ale to se nám docela už daří lépe. A taky každý má jinou denní dobu, kdy pracuje, takže na to je také dobré myslet.

Jak vypadá proces od zadání úkolu, naplánování až po finální kontrolu? Třeba u větších kampaní, úprav webu atd. Používáte nějaké sprinty?

U větších kampaní, které máme třikrát do roka, používáme harmonogram, takový checklist, který si vždy předem společně připravujeme. A potom si každý dělá svou část kampaně a společně to koordinujeme na týdenní schůzce, abychom udělali vše, co jsme si naplánovali.

Pro tvorbu a větší úpravy webu spíš jedeme podle důležitosti daného úkolu. A celé se to odehrává ve Freelu. Od zadání úkolu, který může vzniknout po nějaké diskuzi, až po testování nových funkcionalit. Pokud je něco potřeba udělat do určitého data, tak používáme i termíny úkolů, ale spíš se snažíme to řadit dle priorit a postupně na tom pracovat.

Občas si musíme dát pozor na to neřešit věci, které není nutné řešit v reálném čase.

Žádný tým není dokonalý. Poděl se o nějaké problémy, které jste v týmu řešili a jak jste na to vyzráli?

Tím, že se vidíme minimálně na živo, tak může vzniknout na dálku nějaké nedorozumění. Potom je nejlepší se vidět osobně nebo si zavolat a vše si vyříkat, pokud je potřeba. To je riziko toho, že pracujeme na dálku, ale má to i svoje výhody, že jen tak nevznikne ponorka :) Každopádně se snažíme jednou za pár měsíců všichni potkat a je to pak vždy na půl pracovní a na půl osobní.

Tým Vaší ligy.

Co je na provozování ligy nejtěžší? Co jsou největší výzvy?

Největší výzva je práce s lidmi. Hlavně komunikace s hráči, když mají třeba nějaký problém, nebo mezi sebou nějaký konflikt, který musíme řešit na dálku a nemusíme se s nimi ani znát osobně. Tady platí, že je dobré si dát odstup a pak to vyřešit s klidnou hlavou. Zavolat si s nimi a poslechnout si pohled z obou stran. Až potom rozhodnout.

Dalším problémem jsou nekomunikující hráči, kteří se neozývají soupeřům. Což není příjemné pro nikoho. Tady se snažíme na tom pracovat. Máme na webu domlouvací nástroj, pracujeme s nekomunikujícími. Ale pořád tady je prostor pro zlepšení.

Pokud se něco nepovede nebo uděláme chybu, otevřenost nám dost pomáhá. Na rovinu se to snažíme přiznat a zamezit pak jejímu opakování.

Přihodil se vám nějaký opravdový „fuck up“, nějaký krizový moment a co vám pomohlo se z něj dostat?

Není to nějaký úplně zásadní fuck up, ale dám asi příklad z běžeckých závodů, který ukazuje styl našeho řešení problémů. Stalo se nám, že náš první půlmaraton byl o pár desítek metrů kratší kvůli chybě při značení trati. Může se to na 21 km zdát drobnost, ale pro běžce je to hodně zásadní a pár nás na možnost této chyby upozornilo po závodě. Vše jsme tedy hned druhý den prověřili a přeměřili a pak odkryly karty, napsali článek o tom jak tato lidská chyba vznikla a běžci to přijali lépe, než kdybychom se to snažili ututlat a svést třeba na nepřesnost GPS. Takže otevřenost nám dost pomáhá, pokud se něco nepovede nebo uděláme chybu. Na rovinu se to snažíme přiznat a zamezit pak jejímu opakování.

Ukázka diskuze u úkolu ve Freelu.

Sledujete produktivitu, nebo efektivitu vašeho týmu? Podle čeho poznáte, že vše šlape?

Tím, že pracujeme na podnikatelském základu, tak spoléháme na to, že každý si plní své úkoly a produktivita je pak na každém z nás. Nemáme žádnou pevnou pracovní dobu, takže čím dřív si každý své úkoly splní, tím více času má na ostatní aktivity. Dříve jsme řešili více i pomocí určitého vzdělávání, ale teď si občas jen sdílíme tipy, co komu funguje a už má každý svůj vytvořený systém. Tím, že náš nejužší tým v Česku je spolu už 8 let, tak víme, co od koho můžeme očekávat.

Teď budeme mít výzvu při rozšiřování týmu do zahraničí, ale opět chceme řešit na podnikatelské bázi a tím spoléhat převážně na to, že každý to bude řešit zodpovědně, aby z toho měl dobrý pocit a směřoval ke stejnému cíli jako my. A zároveň to udělal efektivně tak, aby nad tím netrávil zbytečně moc času.

Největší výzva je práce s lidmi. Hlavně komunikace s hráči, když mají třeba nějaký problém, nebo mezi sebou nějaký konflikt, který musíme řešit na dálku a nemusíme se s nimi ani znát osobně.

Jak zaučujete nové členy týmu do Freela a celého pracovního workflow?

Má to několik fází a záleží, jak úzce spolupracujeme. Pokud je to nový člen týmu, které teď zaučujeme pro zahraničí, tak s nimi projdeme všechny úkony, které děláme. Potom první sezónu s nimi blíže projdeme a budeme říkat, na čem je dobré pracovat. Pak už to bude hlavně na nich.

Pokud je to třeba jen organizátor lokálních turnajů a nepotřebujeme ho úplně zapojit do fungování celého týmu, řeší si to každý z nás v týmu individuálně, ale máme pro ně vytvořený takový jednoduchý manuál, který využíváme.

Do Freela, které používáme pro cokoli spojeného s webem, je většinou hodíme rovnou do vody a oni brzy začnou plavat. Je to hodně intuitivní, takže jen občas je potřeba je trochu nasměrovat.

Poznámky ve Freelu.

Máte nějaké návody nebo best practices pro používání Freela?

Nám vyhovuje dělení podle priorit, abychom věděli na čem pracovat a kam pak zařadit další úkol. A pak používáme také štítky, které nám pomáhají v určité kategorizaci úkolů, aby se třeba programátor mohl vrhnout na nějaké menší úkoly, když mu zbývá čas. Nebo jsme potom zpětně viděli, jaké nové funkce jsme za určitou dobu přidali. Jinak asi spíš ty základní funkce jako přidělování úkolů, podúkoly, různé to-do listy.

Máme nastavené pravidlo, že cokoli se týká webu, dáváme do Freela, což nám minimalizuje dost e-mailové komunikace a je to vše přehledně na jednom místě.

Do Freela, které používáme pro cokoli spojeného s webem, je většinou hodíme rovnou do vody a oni brzy začnou plavat. Je to hodně intuitivní, takže jen občas je potřeba je trochu nasměrovat.

Jaké všechny procesy / funkce ve firmě vám Freelo řeší? Příklad: Komunikace nad projekty, vykazování času, Porady (úkoly jsou body k poradě), Interní komunikace (nápady, stížnosti, ...), Brainstorming nápadů, Procesní řízení, HR, …. ? (toto nás hodně zajímá, ty reálné use casy).

Freelo používáme primárně pro vše kolem našeho webu. Vlastně proces celé tvorby nového webu, který jsme před 2 lety spustili, běží od začátku ve Freelu. A cokoli je potřeba upravit plus nové nápady řešíme ve Freelu.

Když máme nějaký nový nápad k webu, míří sem, pak se kolem vytvoří diskuze, kterou můžeme dokončit online nebo případně osobně, když je to něco většího. A pak je z toho úkol, kterému určíme prioritu a zařadíme do seznamu úkolů pro programátory.

Ve Freelu máme také checklist, co je potřeba udělat, když spouštíme novou mutaci pro zahraničí nebo třeba nějaký nový projekt typu Gaming liga. Takže cokoli se týká webu, je ve Freelu.

Tým Vaší ligy a Webového servisu na beach volejbale.

Je něco, co vám na Freelu vadí, nebo vám v něm chybí?

Občas se mi trochu hůře hledají staré úkoly podle vyhledávání v textu, když potřebuju něco dohledat. Ale možná potřebujeme zapracovat na jejich názvech 😀

Když se řekne Freelo, které slovo se vám vybaví? (můžeš až 3).

Pořádek, přehlednost, priority.

Díky za rozhovor, ať se daří!

Také děkuji a sportu zdar! 😀

Obor Sportovní platforma
Tým Organizace sportovních akcí
Velikost týmu 1-10
Naloďte se do Freela a dosahujte cílů s menším úsilím
Chci na palubu

Jak Freelo používají v dalších týmech