Časté dotazy

Připravili jsme pro vás seznam odpovědí na vaše nejčastější dotazy.

Práce s uživateli

Vlastník projektu má větší práva na projekt. Může upravovat jeho název, měnit termín jeho dokončení, nastavovat rozpočty / budgety to-do listů a celého projektu.

Vlastník projektu také vidí všechny finanční výkazy přizvaných uživatelů. Přizvaný uživatel vidí pouze své vlastní výkazy.

Na stránce uživatelé v rámci konkrétního projektu stačí zakliknout volbu jmenovat správcem. Správce může v projektu vidět kompletní výkazy, nastavovat oprávnění a zvát další uživatele.

Pouze vlastník a správce projektu může přizvat další osobu.

Vlastník a správce projektu vidí:
  • Budgety / Rozpočty.
  • Finanční výkazy všech přizvaných uživatelů.
  • Všechny dokumenty.
  • Všechny to-do listy, úkoly a diskuze.
  • Svoje vlastní štítky u projektu (nikdo jiný je neuvidí).
Přizvaný uživatel vidí:
  • Svoje finanční výkazy.
  • Všechny dokumenty dokud vlastník dokument nepřiřadí konkrétní osobě / osobám.
  • Svoje vlastní štítky u projektu (nikdo jiný je neuvidí).
  • Všechny to-do listy, úkoly a diskuze.

Na detailu projektu v sekci „Uživatelé“ můžete jednoduše ovládat který To-do list uživatel vidí a který ne.

Pokud uživateli práva omezíte, pak vidí pouzy ty události, které souvisí se zvolenými To-do listy. Ostatní události u projektu jsou pro něj neviditelné.

Jak práva nastavit napoví tato animace:

Tuto možnost zatím nenabízíme, ale usilovně na ní pracujeme. Budete mít možnost přizvat uživatele (například klienta), který uvidí pouze na určitý úkol nebo na to-do list s více úkoly. Přizvaný uživatel se bude moci účastnit diskuze a přidávat soubory.

Heslo si přizvaný uživatel může změnit sám v nastavení profilu (Ikona vpravo nahoře). Pokud heslo zapomněl, je potřeba projít procedurou zapomenutého hesla a nastavit si tak nové.

Stačí uživatele odebrat a znovu přizvat k projektu. Bude odeslána nová pozvánka na zadaný email. Doporučujeme prohlédnout v emailu složku SPAM.

Sledujte Dasboard (Ikona nahoře) nebo sekci "Poslední aktivity u projektu" nebo "Diskuze" na detailu projektu. Jsou zde nejaktuálnější aktivity uživatelů.

Dále můžete sledovat aktivity, dokončené úkoly a nahrané soubory konkrétního uživatele – jedná se o aktivity, které uživatel vykonal pouze u projektů, na kterých jste vy a daný uživatel.

Rozlišujeme mezi třemi různými kontexty:
  • Kontext všech projektů – Dasboard (Ikona domečku nahoře).
  • Kontext konkrétního projektu – Detail projektu (Projekty → Název projektu).
  • Kontext uživatele – Detail uživatele (Uživatele → Jméno nebo email uživatele).

Na detailu projektu v sekci „Uživatelé“ můžete jednoduše ovládat který To-do list uživatel vidí a který ne.

Pokud uživateli práva omezíte, pak vidí pouzy ty události, které souvisí se zvolenými To-do listy. Ostatní události u projektu jsou pro něj neviditelné.

Jak práva nastavit napoví tato animace:

Pokud jmenuješ uživatele svým projekťákem, tak bude moct zakládat projekty pod tvým účtem. Tzn. že stačí mít ve firmě jeden placený tarif a delegovat zakládání nových projektů na ostatní členy týmu.

Správce je osoba, kterou určil vlastník u konkrétního projektu. V tomto projektu má správce stejné pravomoci jako vlastník projektu. Tzn. může zvát nové uživatele, nastavovat jim oprávnění nad To-Do listy nebo vidět všechny výkazy.

Práce s projekty

Projekty dělíme do 4 kategorií:
  • Vlastní projekty – ty, které sami vytvoříte.
  • Projekty, kam jsem přizvaný – ty, do kterých vás přizve někdo jiný.
  • Archivované projekty – Vlastní projekty můžete archivovat a znovu obnovit nebo úplně smazat.
  • Šablony projektů – Z vlastního projektu můžete vytvořit šablonu, kterou můžete opakovaně používat pro nové projekty.
Štítky u projektů:

Každý projekt může mít štítky, které slouží pro lepší orientaci ve více projektech. Štítky můžete přidávat jak na vlastní, tak na cizí projekty. Vaše štítky vidíte pouze vy a nikdo jiný.

Šablony projektů slouží pro typové projekty. Šablonu vytvoříte tak, že přidáte nový projekt / nebo ji vytvoříte z existujícího. Stačí kliknout na detailu projektu na odkaz "Vytvořit šablonu" vpravo nahoře. Projekt se zkopíruje do šablony. Šablona bude obsahovat strukturu to-do listů a úkolů. Vytvořená šablona se zobrazí v seznamu projektů.

Nový projekt vytvoříte ze šablony na detailu šablony. Stačí kliknout v horní zvýrazněné části na odkaz "Vytvořit nový projekt". V té samé části je možné šablonu i smazat.

Vlastní projekty můžete archivovat a odložit je tak na později. Tento postup je vhodný pro uživatele, kteří projekt dokončí, ale chtějí mít historii projektů a událostí stále na dosah.

Na archivovaném projektu můžete pracovat úplně stejně, jako na otevřeném.

Archivované projekty se započítávají ve FREE tarifu do celkového počtu projektů.

Tuto možnost zatím nenabízíme. IT zdatní uživatelé mohou k exportu použít naše veřejné API.

Mezi projekty lze kopírovat nebo přesouvat jak celé To-do listy, tak i konkrétní úkol.

Diskuze jsou komentáře uživatelů u konkrétního úkolu nebo poznámky.

To-do listy jsou seznamy úkolů, které můžete tažením myši přesouvat mezi sebou a dávat jim tak patřičnou prioritu.

To-do list můžete přiřadit konkrétnímu uživateli, tím mu přiřadíte všechny existující úkoly. Stejně tak můžete přiřadit i termín na dokončení úkolu.

Aktivity jsou události, které se staly u konkrétního projektu nebo nad všemi projekty (Dashboard ) nebo u konkrétního uživatele.

Přes aktivity můžete sledovat dění na všech projektech a u všech uživatelů v čase. Jsou chronologické.

Poznámky jsou textové soubory, které jsou spojené s konkrétním projektem. Slouží pro zadávání důležitých informací a údajů související s projektem. Např. zápisy ze schůzek, přístupové údaje, briefy atp.

Poznámky jsou v základu viditelné pro všechny přizvané uživatele projektu.

Pokud si přejete, aby poznámku viděli pouze konkrétní uživatelé, stačí kliknout na detailu poznámky na tlačítko "přidat uživatele" a vybrat nějaké. Tento uživatel můžete být i pouze vy sám – potom poznámku neuvidí nikdo jiný než vy (a vlastník projektu).

K poznámkám je možné doplňovat soubory a komentáře a jsou tak vhodné na zápisy z porad, briefy a podklady k projektům.

Poznámku lze připnout na detail projektu na viditelné místo. Nikdo z tými ji tak nepřehlédne.

Soubory u projektu jsou všechny nahrané soubory k úkolům nebo poznámkám řazené od nejnovějších po nejstarší. Přes soubory se můžete dostat na konkrétní komentář, do kterého byl soubor nahrán.

Soubory na profilu uživatele ukazují jeho naposledy nahrané soubory v komentářích na všech projektech, které máte společné.

Globální kalendář (v horním menu) slouží pro termíny úkolů u všech projektů. Úkoly lze dále snadno filtrovat podle osob či projektů.

Kalendář na detailu projektu zobrazuje termíny úkolů pouze konkrétního projektu.

Úkoly a projekty lze v kalendáři přesouvat a měnit jim tak termíny. Kliknutím lze nahlédnout do diskuze daného úkolu, přejít na detail konkrétního úkolu, nebo založit nový úkol.

Kalendář s úkoly lze jednoduše synchronizovat například s Google kalendářem.

Úkoly z Freela lze sdílet ve formátu iCal skrze tajnou URL. Někdo další tak může získat náhled na úkoly například přes Google kalendář.
Na stránce kalendáře dole je tlačítko sdílet. Po jeho stisknutí stačí zkopírovat tajnou URL adresu s přístupem ke kalendáři do Google kalendáře a je to.

Připravili jsme pro vás možnost nastavit rozpočet celého projektu a jednotlivé rozpočty pro to-do listy.

Od těchto rozpočtů se odečítají odpracované a vykázané částky nad úkoly.

Uživatelé projektu mají možnost kliknutím na ikonu hodin () vlevo od názvu úkolu vyplnit v pop-up okně: a) vykázaný čas a hodinovku, která se vynásobí na sumu Kč nebo b) pouze konkrétní fixní částku (např. předem domluvenou) – v aplikaci nazýváme takový způsob "budgetem".

Tyto výkazy práce můžete sledovat v menu "Výkazy" na detailu projektu. Jako vlastník projektu uvidíte výkazy všech uživatelů projektu. Jako přizvaný uživatel uvidíte pouze svoje vlastní vykázané hodiny / budgety.

Vykázané hodiny je možné exportovat do excelu nebo poslat snadno na fakturu do online fakturačního nástroje Fakturoid. Chtěli byste napojení na jiný systém? Napište nám, ať to víme.

Freelo si také pamatuje u každého projektu poslední použitou hodinovku a svým kolegům ji může velitel přednastavit.

Přímo v aplikaci jsou k dispozici notifikace, které vás informují na ikoně zvonku () vpravo nahoře o tom, kolik a jaké události se udály.

Notifikace v aplikaci zahrnují:
  • Možnost sledovat upozornění pouze u vybraných projektů.
  • Upozornění na diskuzi od ostatních uživatelů.
  • Upozornění na komentář u diskuze, kterou jste v minulosti okomentoval nebo kterou jste si zvolil "Sledovat".
  • Upozornění na přiřazení úkolu vám.
  • Upozornění na změnu termínu úkolu, který je přiřazený vám.
  • Upozornění na zpřístupnění dokumentu u projektu.

U každého úkolu je možné zapnout nebo vypnout sledování pomocí notifikací zvlášť. Sledování úkolu jde zapnout i svému kolegovi.

U profilu () najdete následující možnosti nastavení notifikací emailem.

Souhrnné notifikace:
  • Pošlete mi email každých pár hodin o tom, co se událo.
  • Pošlete mi email ihned, když někdo dokončí úkol, který jsem vytvořil.
  • Pošlete mi email každé ráno se souhrnem změn u všech mých projektů.
Okamžité notifikace:
  • Pošlete mi email ihned, když někdo okomentuje úkol, který sleduji.
  • Pošlete mi email ihned, když mě někdo označí v diskuzi.
  • Pošlete mi email ihned, když někdo upraví dokument na mém projektu.
  • Pošlete mi email ihned, když se cokoliv stane na mém projektu.
  • Pošlete mi email ihned, když někdo vytvoří úkol na mém projektu.
  • Pošlete mi email ihned, když někdo dokončí úkol na mém projektu.
  • Pošlete mi email ihned, když mi někdo přiřadí úkol.

Obecné informace

Vaše data jsou u nás v bezpečí. Více se na toto téma rozepisujeme na stránce zabezpečení.

Servery jsou umístěné v Praze a jsou dobře zabezpečené. Běží na nich automatické aktualizace a jsou chráněné firewallem. Server automaticky blokuje spojení, když odhalí podezřelou aktivitu. Nad servery je dohled v režimu 24/7. Přístup k serveru má pouze ověřená osoba.

Nastavení vašeho účtu můžete provést vpravo nahoře přes rozbalovací menu ikony uživatele → nastavení ()

Rádi byste si Freelo upravili více? Napište nám, ať víme, o co přesně máte zájem.

Freelo je responzivní a v mobilu či tabletu funguje bez problémů, pro potřeby typu přečti si a odpověz.

Do budoucna plánujeme vytvoření plnohodnotných mobilních aplikací pro uživatele iOS a Android.

Usilovně pracujeme na vytvoření koše, kde budou smazané položky zůstávat ještě měsíc po svém smazání. Do té doby pokud něco smažete a budete to opravdu nutně potřebovat, napište nám. Zjistíme ze záloh, co můžeme dělat.

Freelo s fakturací úzce souvisí, a proto je napojené na dva nejčastěji používané fakturační online nástroje u nás Fakturoid a iDoklad. Dále je možné práci označit za fakturovanou a exportovat ji do excelu. Následně můžete fakturovat v čem požadujete.

Účet a zpoplatnění

Freelo má základní účet zdarma. Ten můžete využívat vy a další dva přizvaní uživatelé. Můžete vytvořit 2 projekty, u kterých může být nahráno až 222 MB dat.

Pokud vám varianta zdarma nebude stačit, můžete plynule přejít na některou placenou variantu.

Freelo je zpoplatněno na základě měsíčních nebo ročních poplatků dle platného ceníku na webu. Účet lze kdykoliv pozastavit. Pokud splňujete podmínky FREE tarifu (2 uživatelé, 2 projekty, 222 MB dat), můžete jej nadále bezplatně užívat.

Všechny transakce kreditní kartou jsou zpracovány pomocí zabezpečené a ověřené platební brány. Data o kreditní kartě nemáme nikde uloženy.

Freelo účet můžete bez obav zrušit v nastavení svého profilu. ().

Všechny vaše projekty budou na serveru uchovány po dobu 60 dnů. Pokud nás do této doby nekontaktujete nebo se znovu nezaregistrujete, budou vaše data nenávratně a bez náhrady smazána.

V takovém případě kontaktujte, prosím, naší podporu.

Ano, na vašem profilu () v sekci "Fakturace" se objeví seznam vystavených dokladů.

Ihned po transakci dostanete také vystavený doklad přímo na email. Můžete jej tak rovnou přeposlat své účetní.

Pokud používáte FREE tarif, klikněte v levé horní části na odkaz "Premium" a začněte využívat placenou variantu Freela.

Pokud používáte některý z placených tarifů, bude potřeba přejít na vyšší.

Nestačí ani 100 GB? Kontaktujte nás.

Vypadá to, že Freelo rádi používáte pro správu projektů. Abychom mohli nadále poskytovat kvalitní a udržitelné služby a rozvíjet Freelo do krásy a užitečnosti, nelze to dělat úplně zdarma.

V tomto případě vyskočí okno, které tě vyzve k aktivaci placeného tarifu. Částka, za kterou Freelo nabízíme (od 590 Kč bez DPH) je rovna běžné hodinové sazbě živnostníků v ČR. Uznejte, že absolutní přehled nad vašimi projekty za takovou částku stojí.

Účet lze kdykoliv pozastavit. Pokud splňujete podmínky FREE tarifu (2 uživatelé, 2 projekty, 222 MB dat), můžete jej nadále bezplatně užívat.
Když zjistíme, že nemáš zaplaceno aktuální období, tak tě nejprve elegantně upozorníme. Následně týden počkáme na zrealizování úhrady. Pokud ani poté nedojde k úhradě a účet nebude splňovat podmínky FREE tarifu, tak bude účet a jeho projekty zablokován. Během blokace bude možné smazat starší projekty, aby se účet mohl dostat na podmínky FREE tarifu, nebo bude možné provést úhradu.

Za zkoušku nic nedáš, kapitáne

A to doslova! Budeš mít celých 14 dní na vyzkoušení všech funkcí Freela úplně zadarmo. Stačí kliknout a vložit e-mailovou adresu.

I po uplynutí 14 dní zdarma ale můžeš Freelo používat v bezplatném FREE tarifu. Víc informací najdeš v našem ceníku.