Ako digitálna agentúra Beneficio zefektívnila riadenie projektov a komunikáciu s klientmi vďaka službe Freelo

Predstavte Beneficio. Čo robíte a na čo sa špecializujete?

Sme digitálna agentúra so silným zameraním na 3 hlavné segmenty: web, dáta a programovanie. Špecializujeme sa na profesionálne webové stránky, firemné portály, klientské zóny, aplikácie, programovanie na mieru, správu webu a dátový marketing.

Čo je na vás zvláštne a jedinečné?

Mnohé digitálne agentúry ponúkajú širokú škálu služieb, ale my sme sa rozhodli pre užší profil (pozri vyššie uvedené 3 hlavné segmenty) a chceme byť v tom najlepší.

Koľko ľudí v súčasnosti tvorí váš tím a ako si rozdeľujete prácu?

12 interných ľudí + niekoľko externých pracovníkov.

Na čo ste najviac hrdý?

Že aj malá agentúra ako Beneficio môže spolupracovať s veľkými klientmi – napríklad s Generali Českou poisťovňou alebo Greenpeace.

Aké sú aktuálne trendy a zaujímavosti, ktoré by si ľudia nemali nechať ujsť v oblasti webovej analytiky a údajov?

Určite monitorovanie správania ľudí na webe (napr. Hotjar) a zlepšovanie konkrétnych častí stránok podľa toho, ako sa javia ako viac alebo menej efektívne.

Čo je podľa vás najťažšie na riadení digitálnej agentúry a prečo?

Najmä o rozmanitosti a počte projektov je potrebné intenzívne premýšľať a posúvať ich ďalej. Všade existujú rôzne metriky, rôzne ciele, rôzne špecifiká a nie je praktické nájsť jednotný prístup, ktorý by umožnil harmonizovanejšie procesy. Preto je prakticky každý klient naším samostatným „produktom“, ktorý musíme riadiť na mieru. Samozrejme, to so sebou prináša aj náročnost v riadení cash-flow. Musíme povedať, že vďaka službe Freelo máme aspoň značne organizovanejšiu komunikáciu s našimi klientmi.

Sledujete produktivitu alebo efektivitu svojich tímov? Ako zistíte, či všetko prebieha dobre?

Áno, pretože Freelo nepoužívame len na prácu s klientmi, ale aj interne, nastavujeme tam aj jednotlivé úlohy. Vďaka možnosti určiť termíny, do ktorých by mali byť úlohy splnené, vieme, v akom stave sa tím nachádza, na čom treba pracovať alebo čomu treba venovať viac pozornosti.

Nedávno ste začali používať Freelo. S akými najčastejšími problémami ste sa stretávali pred zavedením aplikácie Freelo?

Pokiaľ ide o problémy pred implementáciou, niektoré naše tímy dostávali desiatky e-mailov denne, bolo ťažké zorientovať sa v tom, čo už bolo vyriešené, čo má prioritu, a hlavne to všetko dohľadať.

Pred zavedením Freela sa tiež stávalo, že sa e-mail odsunul, pretože prišiel viacerým ľuďom v tíme a každý si myslel, že to zvládne ten druhý. Pridelením úloh konkrétnej osobe vo Freelo sa to prakticky vôbec nestane.

Môžete porovnať efektívnosť organizácie práce pred a po Freelom? Čo si myslia klienti?

Vo všeobecnosti sa ľudia nechcú učiť s novými nástrojmi, ak si zoberieme príklad správy sociálnych sietí, akonáhle sa objavia aktualizácie, nové rozhrania, ľudia si zmeny zvyčajne nepochvaľujú, naopak, novinky im vadia, a to v podstate aj medzi používateľmi. Takže aj klientov sme museli ubezpečiť, že práca bude prehľadnejšia, efektívnejšia a hlavne, že jednotlivé úlohy a pripomienky idú do e-mailu, takže sa pre nich nič podstatné nezmení.

Aké výhody z jeho používania pre vás vyplývajú?

Prehľadnosť, plnenie úloh v daných termínoch. Do budúcnosti si môžeme naplánovať aj úlohy, na ktoré nechceme zabudnúť, ale vieme, že by sme sa im chceli včas venovať.

Čo bolo hlavným dôvodom zavedenia systému Freela?

Efektivita práce bola pravdepodobne najväčším dôvodom zavedenia. Takmer každá úspešná spoločnosť/agentúra hľadá spôsoby, ako čo najviac zefektívniť prácu - či už ide o manažment alebo zamestnancov.

Ako ste postupovali pri implementácii systému Freela? Inšpiroval vás niekto alebo niečo?

Áno, trochu sme sa inšpirovali predchádzajúcimi nástrojmi, kde sme používali Freedcamp. Potom sme v tíme vytvorili jasný postup, ako budeme vytvárať úlohy a kde budeme dodržiavať rovnakú štruktúru. Prechod bol potom postupný, takže s každou novou úlohou sme pridávali klientov a úlohy, a ak sa nemýlime, do mesiaca sme mali všetko premigrované.

Jak u vás vypadá organizace práce? Jak máte rozdělené zákazníky nebo projekty? Používáte šablony? Jak plánujete práci?

Ak nejde o veľký projekt, ktorý je potrebné viesť oddelene (vedieme ho pod názvom projektu), všetko vedieme pod názvom klienta.

Používame jednu šablónu pre typ projektu (webový dizajn a vývoj SW na zákazku), ktorý sme rozdelili na niekoľko častí.

Ide o vývojové To-Do listy, ktoré sú súkromné a používajú sa na interné úlohy v rámci projektu a verejné (klientské), kde komunikujeme priamo s klientmi.

Ktoré funkcie Freela vám najviac pomáhajú? Šablóny, termíny, verejné zdieľanie pre klientov, opakujúce sa úlohy v správach, ...

Jednotlivé úlohy a ich prehľadnosť, termíny a samotné zdieľanie s klientmi nám naozaj uľahčujú a sprehľadňujú prácu.

Máte nejaké návody alebo osvedčené postupy na používanie Freela?

Nemyslím si, že máme nejaké pokyny, možno len rozšíriť okruh našich klientov, ktorí budú čo najviac spolupracovať s Freelem, a sústrediť tam čo najviac práce.

Určite však môžeme odporučiť, aby sa do projektu Freela zapojili aj samotní klienti. Jednak získajú vlastný prehľad o tom, ako sa ich projektu darí, a zároveň majú možnosť komunikovať priamo s tímom.

Aké techniky používate pri tímovej práci na projektoch?

Individuálne stretnutia 1-to-1 sa nám osvedčili viac, pretože sme menší tím, takže si ich môžeme dovoliť napríklad raz týždenne na hodinu.

Bez akých nástrojov alebo pomôcok si neviete predstaviť chod firmy?

Teraz Freelo, Clockify, Skype, Google drive/documents, Google calendar alebo iDocument. V priebehu rokov sme si vytvorili celkom dobre fungujúci ekosystém nástrojov, ktoré nám uľahčujú prácu.

Keď sa povie „Freelo“, čo sa vám vybaví?

Nástroj, ktorý nám uľahčuje každodennú prácu. (Daniela)

Pôvodne som ju považoval za aplikáciu na zoznamovanie pre nezadaných ľudí, ale teraz je to interný WhatsApp a aplikácia na správu projektov a mnohých interných činností. (Jakub)

A nakoniec - aké zdroje sledujete pri práci s údajmi, aby ste boli v obraze?

V našom tíme je to mix všetkých vyššie uvedených zdrojov, každý preferuje trochu iné zdroje, ale všetci majú vyššie uvedené zdroje - len v inom poradí :-) (Daniela)

Facebook ako taký newsfeed. (Jakub)