Jak ve FotoŠkoda používají Freelo pro ogranizaci stovek workshopů, řízení marketingu a komunikaci s externisty

Až donedávna patrila firma FotoŠkoda ku klasickým kamenným predajniam, kde ste si mohli vybrať takmer čokoľvek od fotografického materiálu, cez amatérske foto vybavenie, až po profesionálne "stroje" určené najlepším fotografom v obore.
Od svojho vzniku v roku 1991 prešla poriadny kus cesty a v posledných rokoch jej aktivity čoraz častejšie zahrňajú aj menej predajné záležitosti. Organizovanie výstav a workshopov, prevádzkovanie kaviarne spoločne s Človekom v tiesni, organizácie významného foto festivalu a mnoho ďalšieho. A je potrebné povedať, že v tom všetkom FotoŠkoda nad svojimi konkurentmi jasno vyniká.

Široké portfolio akcí, které pro naše zákazníky a nadšené fotografy ze všech koutů republiky připravujeme, vyžaduje šikovné nástroje. Proto jsme sáhli po Freelu. říká prozaicky Martin Vachata, projektový manažer FotoŠkoda

Martin Vachata s Martinou Susovou. Zdroj: Soukromý archiv Fotoskoda.cz

Koordinácia interného a externého tímu

Zdieľanie informácií, jasné zadanie, stráženie termínov, nastavovanie zodpovedností. To všetko je v rámci kombinovaného interného a externého tímu potreba zaistiť. A nie vždy to u FotoŠkoda bolo jednoduché. Keď už sa stalo množstvo pracovných e-mailov, telefonátov a nekonečných porád neúnosné, bol čas sa poohliadnuť po vhodnej aplikácii.

Freelo jsme začali používat nejprve pro organizaci rozsáhlého FotoŠkoda Festu, který pořádáme 2x do roka a musím říct, že nám neuvěřitelně sedí. V aplikaci pracuje v současné době náš kompletní marketingový tým, včetně copywriterů, produktových manažerů a kolegů z IT, a několik dalších spolupracovníků z ostatních oddělení. doplňuje Vachata

Ušetríme desiatky hodín

Organizácia projektu FotoŠkoda Fest, festivalu, ktorý sa koná tradične 2x do roka v Paláci Langhans a trvá celých desať dní, zaberie celé 3 mesiace. Podieľa sa na ňom X interných a X externých špecialistov. Festival je tvorený desiatkami workshopov, prezentácií, výstav a besied, a tak jeho zaistenie vyžaduje veľa času a rozhodne nie je prechádzkou ružovou záhradou. Vďaka Freelu a efektívnejšej vzájomnej spolupráci sa ale podarilo znížiť časovú náročnosť príprav o 90 hodín, teda o celých 11 pracovných dní.

Část týmu Fotoškoda před prodejnou. Zdroj: Soukromý archiv Fotoskoda.cz

Rozdelenie krátkodobých a dlhodobých projektov

Pri jednom projekte ale nezostalo a aktuálne má FotoŠkoda vo Freelu založených 12 projektov, z toho 10 veľmi aktívnych. Dôsledne dodržujú oddeľovanie krátkodobých a dlhodobých aktivít a majú tak v aplikácii jasne stanovený poriadok. Ľahko tak zachovávajú prehľadnosť kompletnej tímovej práce. Projekt typu “festival” patrí ku krátkodobým, bežná operatíva a produkcie potom k tým dlhodobým.

16 projektov
54 aktívnych uživateľov
6.500+ hotových úloh
22.000+ komentárov k úlohám

K čomu a ako Fotoškoda Freelo používa?

  • Odkladisko nápadov — vďaka špeciálnemu To-Do listu na nápady žiadna myšlienka nezapadne. Priestor na vyjadrenie má každý.
  • Porady — agenda každej porady sa dopredu pripravuje vo Freelu. Každý čen tímu navrhuje body k prebratí do samostatné úlohy. Na poradu sa tak každý môže lepšie pripraviť a po skončení porady sou úlohy okomentované, priradené alebo uzavreté.
  • Náhradka e-mailu — čo možno mať vo Freelu nesmie do e-mailu. Väčšinu vecí si tak celý tím dáva priamo do úloh. Všetko je na jednom mieste, prehľadné a pre každého vyhľadateľné.
  • Aktualizácie webu — komunikácia s agentúrou a prioritizácie práce.
  • Znalostná báza — niektoré projekty slúži ako zoznam zdrojov. Sú v nich pripnuté rozpočty, zdieľané Excel a zložky, zoznamy webov a ďalšie materiály.
  • Launch produktov — uvádzanie nových produktov na trh je zložitý proces. Celý je vo Freelu uložený ako šablóna, ktorá zahŕňa zber dát o produkte, tvorbu textov, riešenie recenzií, točenie videí, nasadenie kampaní atď. Vďaka procesom sa na nič dôležité nezabudne.
  • Nábor zamestnancov — úloh pri naberaní nových ľudí do tímu je celá rada. Od prípravy pracovnej pozície a inzercie, cez pohovory až po zaučanie. Celý tento proces, ktorý zahŕňa 50 menších či väčších krokov si personalista vytvorí na klik.

Martina Susová při používání Freela. Zdroj: Soukromý archiv Fotoskoda.cz

Jakmile jsem začala dělat marketingovou manažerku, věděla jsem, že nějaký nástroj pro zadávání a kontrolu práce potřebuju. Freelo je snadné na obsluhu, vizuálně hezké a levné. Používáme ho už 3 roky a jsme nadšení. Mimochodem, s kolika dodavateli softwaru chodíte na pivo? :-) Martina Susová, manažerka marketingu ve FotoŠkoda

Ukážka z Freela

Dôležité odkazy súvisiace s projektom majú vo FotoŠkoda tzv. Pripnuté k projektu.

Example of To-Do list that helps the whole team not to forget anything important when launching a new TOP product.

Ukážka údržbového To-Do listu, ktorý pravidelne kontrolujú a triedi. Má funkciu kontextového inboxu.

Na aké otázky Freelo odpovedá na jeden klik?

  • Aké úlohy som zadal a nie sú hotové?
  • Aké úlohy sú bez termínu alebo riešiteľa?
  • Aké úlohy dokončil môj tím minulý týždeň?
  • Na čom mám pracovať?

Přečtěte si také V Sanasportu šetří Freelo čas a energii padesátičlennému týmu každý den

Najužitočnejšie funkcie

  • Diskusia nad úlohami — kompletné dianie sa udržuje na jednom mieste a informácie sledujú iba tí, ktorých sa úloha týka. Je tiež veľmi jednoduché si spätne ktorékoľvek dôležité údaje dohľadať.
  • Šablóny projektov — v prípade pravidelne sa opakujúcich projektov je to funkcia, bez ktorej sa už nebudete chcieť obísť. Štruktúru projektu jednoducho preberiete z projektu, ktorý ste pred časom realizovali.
  • Výkazy práce — vďaka nim môžete ľahko sledovať vyťaženie jednotlivých členov tímu a tiež plánovať zdroje na ďalšie úlohy a projekty.

Na záver praktický TIP od FotoŠkoda

Přehlednost na prvním místě = Mějte ve svých úkolech pořádek a zkuste dodržovat „desatero Freelo pravidel”. A pokud vás v průběhu používání aplikace napadnou další body, prostě je k desateru přidejte a sdílejte s každým kolegou v týmu. Bude se vám všem pracovat mnohem lépe.

Odbor predaj fototechniky
Tím e-Commerce
Veľkosť firmy 51-100
Naloďte se do Freela a dosahujte cílů s menším úsilím
Chci na palubu

Jak Freelo používají v dalších týmech