„Bez Freela si organizáciu FotoŠkoda FESTU už nedokážeme predstaviť.”

  • vznik: 1991
  • zamestnancov: 100+
  • projektov: 15 aktivnych
  • vo Freele od: 8/2016
  • tarifa: Freelo Team

Až donedávna patrila firma FotoŠkoda ku klasickým kamenným predajniam, kde ste si mohli vybrať takmer čokoľvek od fotografického materiálu, cez amatérske foto vybavenie, až po profesionálne „stroje” určené najlepším fotografom v obore. Od svojho vzniku v roku 1991 prešla ale poriadny kus cesty a v posledných rokoch jej aktivity čím ďalej, tým častejšie zahrňujú i menej predajné záležitosti. Organizovanie výstav a workshopov, prevádzkovanie kaviarne spoločne s Človekom v tiesni, zaštítenie významného foto festivalu a mnoho ďalšieho. A je potreba povedať, že v tom všetkom FotoŠkoda nad svojimi konkurentmi výrazne vyniká.

„Široké portfólio akcií, ktoré pre našich zákazníkov a nadšených fotografov zo všetkých kútov republiky pripravujeme, vyžaduje šikovné nástroje. Preto sme siahli po Freelu.“ hovorí prozaicky Martin Vachata, projektový manažér FotoŠkoda.

Zdroj: Súkromný archív Fotoskoda.cz

Koordinácia interného a externého tímu

Zdieľanie informácií, jasné zadanie, stráženie termínov, nastavovanie zodpovedností. To všetko je v rámci kombinovaného interného a externého tímu potreba zaistiť. A nie vždy to u FotoŠkoda bolo jednoduché. Keď už sa stalo množstvo pracovných e-mailov, telefonátov a nekonečných porád neúnosné, bol čas sa poohliadnuť po vhodnej aplikácii.

„Freelo sme začali používať až pro organizácii rozsiahleho FotoŠkoda Festu, ktorý organizujeme 2x do roka a musím povedať, že nám neuveriteľne sedí,“ chváli dobrý výber Vachata „V aplikácii pracuje v súčasnej dobe náš kompletný marketingový tím, vrátane copywriterov, produktových manažérov a kolegov z IT, a niekoľko ďalších spolupracovníkov z ostatných oddelení.“ doplňuje.

Ušetríme desiatky hodín

Organizácia projektu FotoŠkoda Fest, festivalu, ktorý sa koná tradične 2x do roka v Paláci Langhans a trvá celých desať dní, zaberie celé 3 mesiace. Podieľa sa na ňom X interných a X externých špecialistov. Festival je tvorení desiatkami workshopov, prezentácií, výstav a besied, a tak jeho zaistenie vyžaduje dostatok času a rozhodne nie je prechádzkou ružovou záhradou. Vďaka Freelu a efektívnejšej vzájomnej spolupráci sa ale podarilo znížiť časovú náročnosť príprav o 90 hodín, teda o celých 11 pracovných dní.

Zdroj: Súkromný archív Fotoskoda.cz

Oddelenie krátkodobých a dlhodobých projektov

Pri jednom projekte ale nezostali a aktuálne má FotoŠkoda vo Freele založených 12 projektov, z toho 10 veľmi aktívnych. Dôsledne dodržujú oddeľovanie krátkodobých a dlhodobých aktivít a majú tak v aplikácii jasne stanovený poriadok. Ľahko tak zachovávajú prehľadnosť kompletnej tímovej práce. Projekt typu “festival” patrí ku krátkodobým, bežná operatíva a produkcie potom k tým dlhodobým.

16 projektov
54 aktívnych uživateľov
6.500+ hotových úloh
22.000+ komentárov k úlohám

K čemu a jak Fotoškoda Freelo používá?

  • Odkladiště nápadů — díky speciálnímu To-Do listu na nápady žádná myšlenka nezapadne. Prostor k vyjádření má každý.
  • Porady — agenda každé porady se dopředu připravuje ve Freelu. Každý čen týmu navrhuje body k probrání do samostatného úkolu. Na poradu se tak každý může lépe připravit a po zkončení porady sou úkoly okomentované, přiřazené nebo uzavřené.
  • Náhražka e-mailu — co lze mít ve Freelu nesmí do e-mailu. Většinu věcí si tak celý tým dává přímo do úkolů. Vše je na jednom místě, přehledné a pro každého dohledatelné.
  • Aktualizace webu — komunikace s agenturou a prioritizace práce.
  • Znalostní báze — některé projekty slouží jako seznam zdrojů. Jsou v nich připnuté rozpočty, sdílené excely a složky, seznamy webů a další materiály.
  • Launch produktů — uvádění nových produktů na trh je složitý proces. Celý je ve Freelu uložen jako šablona, která zahrnuje sběr dat o produktu, tvorbu textů, řešení recenzí, točení videí, nasazení kampaní atd. Díky procesům se na nic důležitého nezapomene.
  • Nábor zaměstnanců — úkolů při nabírání nových lidí do týmu je celá řada. Od přípravy pracovní pozice a inzerce, přes pohovory až po začování. Celý tento proces, který zahrnuje 50 menších či větších kroků si personalista vytvoří na klik.

Na jaké otázky Freelo odpovídá na jeden klik?

  • Jaké úkoly jsem zadal a nejsou hotové?
  • Jaké úkoly jsou bez termínu nebo řešitele?
  • Jaké úkoly dokončil můj tým minulý týden?
  • Na čem mám pracovat?

Najužitočnejšie funkcie

  • Diskusia nad úlohami — kompletné dianie sa udržuje na jednom mieste a informácie sledujú iba tí, ktorých sa úloha týka. Je tiež veľmi jednoduché si spätne ktorékoľvek dôležité údaje dohľadať.
  • Šablóny projektov — v prípade pravidelne sa opakujúcich projektov je to funkcia, bez ktorej sa už nebudete chcieť obísť. Štruktúru projektu jednoducho preberiete z projektu, ktorý ste pred časom realizovali.
  • výkazy práce — vďaka nim môžete ľahko sledovať vyťaženie jednotlivých členov tímu a tiež plánovať zdroje na ďalšie úlohy a projekty.

Zdroj: Súkromný archív Fotoskoda.cz

Na záver praktický TIP od FotoŠkoda

Prehľadnosť na prvom mieste = Majte vo svojich úlohách poriadok a skúste dodržovať „desatero Freelo pravidiel”. A pokiaľ vás v priebehu používania aplikácie napadnú ďalšie body, jednoducho ich k desatoru pridajte a zdieľajte s každým kolegom v tíme. Bude sa vám všetkým pracovať oveľa lepšie.

Dalšie prípadové štúdie

Za skúšku nič nedáš

A to doslova! Budeš mať celých 14 dní na vyskúšanie všetkých funkcií Freela úplne zadarmo. Stačí kliknúť a vložiť e-mailovú adresu.

Avšak i po uplynutí 14 dní zadarmo, móžeš Freelo používat v bezplatnom Free tarife. Viac informácií nájdeš v našom cenníku.