Ako vo FotoŠkoda používajú Freelo pre ogranizaci stoviek workshopov, riadenie marketingu a komunikáciu s externistami

Až donedávna patrila firma FotoŠkoda ku klasickým kamenným predajniam, kde ste si mohli vybrať takmer čokoľvek od fotografického materiálu, cez amatérske foto vybavenie, až po profesionálne "stroje" určené najlepším fotografom v obore.

Od svojho vzniku v roku 1991 prešla poriadny kus cesty a v posledných rokoch jej aktivity čoraz častejšie zahrňajú aj menej predajné záležitosti. Organizovanie výstav a workshopov, organizácie významného foto festivalu a mnoho ďalšieho. A je potrebné povedať, že v tom všetkom FotoŠkoda nad svojimi konkurentmi jasno vyniká.

Široké portfólio akcií, ktoré pre našich zákazníkov a nadšených fotografov zo všetkých kútov republiky pripravujeme, vyžaduje šikovné nástroje. Preto sme siahli po Freelu. hovorí prozaicky Martin Vachata, projektový manažér FotoŠkoda.

Martin Vachata s Martinou Susovou. Zdroj: súkromný archív fotoskoda.cz

Koordinácia interného a externého tímu

Zdieľanie informácií, jasné zadanie, stráženie termínov, nastavovanie zodpovedností. To všetko je v rámci kombinovaného interného a externého tímu potreba zaistiť. A nie vždy to u FotoŠkoda bolo jednoduché. Keď už sa stalo množstvo pracovných e-mailov, telefonátov a nekonečných porád neúnosné, bol čas sa poohliadnuť po vhodnej aplikácii.

Freelo sme začali používať najprv pre organizáciu rozsiahleho FotoŠkoda Festu, ktorý organizujeme dvakrát do roka a musím povedať, že nám neuveriteľne sedí. V aplikácii pracuje v súčasnosti náš kompletný marketingový tím, vrátane copywriterov, produktových manažérov a kolegov z IT, a niekoľko ďalších spolupracovníkov z ostatných oddelení. doplňuje Vachata

Ušetríme desiatky hodín

Organizácia projektu FotoŠkoda Fest, (festival, ktorý sa koná tradične 2x do roka v Paláci Langhans a trvá celý týždeň) zaberie celé 3 mesiace. Podieľa sa na ňom X interných a X externých špecialistov. Festival je tvorený desiatkami workshopov, prezentácií, výstav a besied, a tak jeho zaistenie vyžaduje veľa času a rozhodne nie je prechádzkou ružovou záhradou. Vďaka Freelu a efektívnejšej vzájomnej spolupráci sa ale podarilo znížiť časovú náročnosť príprav o 90 hodín, teda o celých 11 pracovných dní.

Časť tímu FotoŠkoda pred predajňou. Zdroj: súkromný archív fotoskoda.cz

Rozdelenie krátkodobých a dlhodobých projektov

Pri jednom projekte ale nezostalo a aktuálne má FotoŠkoda vo Freelu založených 12 projektov, z toho 10 veľmi aktívnych. Dôsledne dodržujú oddeľovanie krátkodobých a dlhodobých aktivít a majú tak v aplikácii jasne stanovený poriadok. Ľahko tak zachovávajú prehľadnosť kompletnej tímovej práce. Projekt typu “festival” patrí ku krátkodobým, bežná operatíva a produkcie potom k tým dlhodobým.

16 projektov
54 aktívnych uživateľov
6.500+ hotových úloh
22.000+ komentárov k úlohám

K čomu a ako Fotoškoda Freelo používa?

  • Odkladisko nápadov — vďaka špeciálnemu To-Do listu na nápady žiadna myšlienka nezapadne. Priestor na vyjadrenie má každý.
  • Porady — agenda každej porady sa dopredu pripravuje vo Freelu. Každý čen tímu navrhuje body k prebratí do samostatné úlohy. Na poradu sa tak každý môže lepšie pripraviť a po skončení porady sou úlohy okomentované, priradené alebo uzavreté.
  • Náhradka e-mailu — čo možno mať vo Freelu nesmie do e-mailu. Väčšinu vecí si tak celý tím dáva priamo do úloh. Všetko je na jednom mieste, prehľadné a pre každého vyhľadateľné.
  • Aktualizácie webu — komunikácia s agentúrou a prioritizácie práce.
  • Znalostná báza — niektoré projekty slúži ako zoznam zdrojov. Sú v nich pripnuté rozpočty, zdieľané Excel a zložky, zoznamy webov a ďalšie materiály.
  • Launch produktov — uvádzanie nových produktov na trh je zložitý proces. Celý je vo Freelu uložený ako šablóna, ktorá zahŕňa zber dát o produkte, tvorbu textov, riešenie recenzií, točenie videí, nasadenie kampaní atď. Vďaka procesom sa na nič dôležité nezabudne.
  • Nábor zamestnancov — úloh pri naberaní nových ľudí do tímu je celá rada. Od prípravy pracovnej pozície a inzercie, cez pohovory až po zaučanie. Celý tento proces, ktorý zahŕňa 50 menších či väčších krokov si personalista vytvorí na klik.

Martina Susová pri používaní Freela. Zdroj: súkromný archív fotoskoda.cz

Akonáhle som začala robiť marketingovú manažérku, vedela som, že nejaký nástroj pre zadávanie a kontrolu práce potrebujem. Freelo je ľahké na obsluhu, vizuálne pekné a lacné. Používame ho už 3 roky a sme nadšení. Mimochodom, s koľkými dodávateľmi softvéru chodíte na pivo? :-) Martina Susová, manažérka marketingu vo FotoŠkoda.

Ukážka z Freela

Dôležité odkazy súvisiace s projektom majú vo FotoŠkoda tzv. Pripnuté k projektu.

Example of To-Do list that helps the whole team not to forget anything important when launching a new TOP product.

Ukážka údržbového To-Do listu, ktorý pravidelne kontrolujú a triedi. Má funkciu kontextového inboxu.

Na aké otázky Freelo odpovedá na jeden klik?

  • Aké úlohy som zadal a nie sú hotové?
  • Aké úlohy sú bez termínu alebo riešiteľa?
  • Aké úlohy dokončil môj tím minulý týždeň?
  • Na čom mám pracovať?

Prečítajte si tiež V Sanasportu šetrí Freelo čas a energiu padesátičlennému tímu každý deň

Najužitočnejšie funkcie

  • Diskusia nad úlohami — kompletné dianie sa udržuje na jednom mieste a informácie sledujú iba tí, ktorých sa úloha týka. Je tiež veľmi jednoduché si spätne ktorékoľvek dôležité údaje dohľadať.
  • Šablóny projektov — v prípade pravidelne sa opakujúcich projektov je to funkcia, bez ktorej sa už nebudete chcieť obísť. Štruktúru projektu jednoducho preberiete z projektu, ktorý ste pred časom realizovali.
  • Výkazy práce — vďaka nim môžete ľahko sledovať vyťaženie jednotlivých členov tímu a tiež plánovať zdroje na ďalšie úlohy a projekty.

Na záver praktický TIP od FotoŠkoda

Prehľadnosť na prvom mieste = Majte vo svojich úlohách poriadok a skúste dodržovať „desatero Freelo pravidiel”. Pokiaľ vás v priebehu používania aplikácie napadnú ďalšie body, jednoducho ich k desatoru pridajte a zdieľajte s každým kolegom v tíme. Bude sa vám všetkým pracovať oveľa lepšie.

Odbor Predaj fototechniky
Tím e-Commerce
Veľkosť firmy 51-100
Naloďte sa do Freela a dosahujte cieľov s menším úsilím
Chcem na palubu

Ako Freelo používajú v ďalších tímoch