„Bez Freela si organizáciu FotoŠkoda FESTU už nedokážeme predstaviť.”

Až donedávna patrila firma FotoŠkoda ku klasickým kamenným predajniam, kde ste si mohli vybrať takmer čokoľvek od fotografického materiálu, cez amatérske foto vybavenie, až po profesionálne „stroje” určené najlepším fotografom v obore. Od svojho vzniku v roku 1991 prešla ale poriadny kus cesty a v posledných rokoch jej aktivity čím ďalej, tým častejšie zahrňujú i menej predajné záležitosti. Organizovanie výstav a workshopov, prevádzkovanie kaviarne spoločne s Človekom v tiesni, zaštítenie významného foto festivalu a mnoho ďalšieho. A je potreba povedať, že v tom všetkom FotoŠkoda nad svojimi konkurentmi výrazne vyniká.

„Široké portfólio akcií, ktoré pre našich zákazníkov a nadšených fotografov zo všetkých kútov republiky pripravujeme, vyžaduje šikovné nástroje. Preto sme siahli po Freelu.“ hovorí prozaicky Martin Vachata, projektový manažér FotoŠkoda.

Zdroj: Súkromný archív Fotoskoda.cz

Koordinácia interného a externého tímu

Zdieľanie informácií, jasné zadanie, stráženie termínov, nastavovanie zodpovedností. To všetko je v rámci kombinovaného interného a externého tímu potreba zaistiť. A nie vždy to u FotoŠkoda bolo jednoduché. Keď už sa stalo množstvo pracovných e-mailov, telefonátov a nekonečných porád neúnosné, bol čas sa poohliadnuť po vhodnej aplikácii.

„Freelo sme začali používať až pro organizácii rozsiahleho FotoŠkoda Festu, ktorý organizujeme 2x do roka a musím povedať, že nám neuveriteľne sedí,“ chváli dobrý výber Vachata „V aplikácii pracuje v súčasnej dobe náš kompletný marketingový tím, vrátane copywriterov, produktových manažérov a kolegov z IT a niekoľko ďalších spolupracovníkov z ostatných oddelení.“ doplňuje.

Ušetríme desiatky hodín

Organizácia projektu FotoŠkoda Fest, festivalu, ktorý sa koná tradične 2x do roka v Paláci Langhans a trvá celých desať dní, zaberie celé 3 mesiace. Podieľa sa na ňom X interných a X externých špecialistov. Festival je tvorený desiatkami workshopov, prezentácií, výstav a besied, a tak jeho zaistenie vyžaduje dostatok času a rozhodne nie je prechádzkou ružovou záhradou. Vďaka Freelu a efektívnejšej vzájomnej spolupráci sa ale podarilo znížiť časovú náročnosť príprav o 90 hodín, teda o celých 11 pracovných dní.

Zdroj: Súkromný archív Fotoskoda.cz

Oddelenie krátkodobých a dlhodobých projektov

Pri jednom projekte ale nezostalo a aktuálne má FotoŠkoda vo Freele založených 12 projektov, z toho 10 veľmi aktívnych. Dôsledne dodržujú oddeľovanie krátkodobých a dlhodobých aktivít a majú tak v aplikácii jasne stanovený poriadok. Ľahko tak zachovávajú prehľadnosť kompletnej tímovej práce. Projekt typu “festival” patrí ku krátkodobým, bežná operatíva a produkcie potom k tým dlhodobým.

16 projektov
54 aktívnych uživateľov
6.500+ hotových úloh
22.000+ komentárov k úlohám

K čemu a jak Fotoškoda Freelo používá?

  • Odkladisko nápadov — vďaka špeciálnemu To-Do listu na nápady žiadna myšlienka nezapadne. Priestor na vyjadrenie má každý.
  • Porady — agenda každej porady sa dopredu pripravuje vo Freelu. Každý čen tímu navrhuje body k prebratí do samostatného úlohy. Na poradu sa tak každý môže lepšie pripraviť a po skončení porady sou úlohy okomentované, priradené alebo uzavreté.
  • Náhradka e-mailu — čo možno mať vo Freelu nesmie do e-mailu. Väčšinu vecí si tak celý tím dáva priamo do úloh. Všetko je na jednom mieste, prehľadné a pre každého vyhľadateľné.
  • Aktualizácie webu — komunikácia s agentúrou a prioritizácie práce.
  • Znalostná báza — niektoré projekty slúži ako zoznam zdrojov. Sú v nich pripnuté rozpočty, zdieľané Excel a zložky, zoznamy webov a ďalšie materiály.
  • Launch produktov — uvádzanie nových produktov na trh je zložitý proces. Celý je vo Freele uložený ako šablóna, ktorá zahŕňa zber dát o produkte, tvorbu textov, riešenie recenzií, točenie videí, nasadenie kampaní atď. Vďaka procesom sa na nič dôležité nezabudne.
  • Nábor zamestnancov — úloh pri naberaní nových ľudí do tímu je celá rada. Od prípravy pracovnej pozície a inzercie, cez pohovory až po začování. Celý tento proces, ktorý zahŕňa 50 menších či väčších krokov si personalista vytvorí na klik.

Na aké otázky Freelo odpovedá na jeden klik?

  • Aké úlohy som zadal a nie sú hotové?
  • Aké úlohy sú bez termínu alebo riešiteľa?
  • Aké úlohy dokončil môj tím minulý týždeň?
  • Na čom mám pracovať?

Najužitočnejšie funkcie

  • Diskusia nad úlohami — kompletné dianie sa udržuje na jednom mieste a informácie sledujú iba tí, ktorých sa úloha týka. Je tiež veľmi jednoduché si spätne ktorékoľvek dôležité údaje dohľadať.
  • Šablóny projektov — v prípade pravidelne sa opakujúcich projektov je to funkcia, bez ktorej sa už nebudete chcieť obísť. Štruktúru projektu jednoducho preberiete z projektu, ktorý ste pred časom realizovali.
  • výkazy práce — vďaka nim môžete ľahko sledovať vyťaženie jednotlivých členov tímu a tiež plánovať zdroje na ďalšie úlohy a projekty.

Zdroj: Súkromný archív Fotoskoda.cz

Na záver praktický TIP od FotoŠkoda

Prehľadnosť na prvom mieste = Majte vo svojich úlohách poriadok a skúste dodržovať „desatero Freelo pravidiel”. A pokiaľ vás v priebehu používania aplikácie napadnú ďalšie body, jednoducho ich k desatoru pridajte a zdieľajte s každým kolegom v tíme. Bude sa vám všetkým pracovať oveľa lepšie.

Dalšie prípadové štúdie

Kapitáne, chop se kormidla
a zkus Freelo hned teď

14denné testovacie plavbu máš zadarmo a môžeš prizvať aj celú posádku.
Potrebuješ poradiť? Dohovor si s nami bezplatnú online konzultáciu.