O správe e-shopu s Rybizak.cz: Čo nie je vo Freelo, to sa nestane

Za Shoptet sa ptá Kateřina Linhartová
Pre Rybízák.cz odpovedá Petr Čerňanský
Tento rozhovor vznikol v spolupráci s Univerzitou Šopet 🤝

Rybizak.cz zabezpečuje všetky operácie okolo e-shopu vo Freeli. Majiteľ e-shopu Petr Čerňanský priznáva, že predtým to bol doslova kyberpunk, delí sa o svoje skúsenosti s nástrojmi na riadenie procesov a prezrádza, akú agendu má jeho tím vo Freeli.

Vyskúšali sme číslovanie tém a otázok v službe Slack. Bolo to šialené a neefektívne. Potom sme vyskúšali Trello, ale nejako sme si s ním nerozumeli. A potom sme na veľtrhu objavili Freelo. V priebehu týždňa na ňom fungovala celá spoločnosť a efektivita sa zvýšila.

Petr Čerňanský založil e-shop rybizak.cz v roku 2017 a v polovici roka 2018 už mal sedemčlenný tím. Dnes pre spoločnosť Rybizak pracuje viac ako 25 ľudí. Ako sa vysporiadali s organizáciou práce a ako si vybrali nástroj na riadenie agendy okolo e-shopu?

V podcaste Zdola ste spomenuli, že už nejaký čas riadite tím na diaľku, dokonca aj z ciest. A Freelo uvádzate ako jedného zo svojich veľkých pomocníkov. Aká bola Rybizakova cesta k tomuto konkrétnemu nástroju?

V tom roku 2017 sme sa s priateľkou náhle rozhodli, že poletíme do juhovýchodnej Ázie. Nakoniec sme tam strávili šesť mesiacov. Riadiť tím ľudí na diaľku bolo peklo. Navyše, časový rozdiel bol vždy približne 6 hodín, takže sme sa nikdy nestretli počas pracovnej doby. Všetko sme riešili cez Slack, číslovali témy a otázky a komunikovali ako šialení. Bolo to neefektívne.

Vzorový To-Do list s úlohami pre prvomájovú kampaň.

Potom sme vyskúšali Trello. Ale nejako sme sa s tým nevedeli popasovať a nikdy sme to nezačali efektívne používať. Potom sme na výstave e-shopov v roku 2018 narazili na stánok spoločnosti Freelo s Karlom Dytrychom, ktorý nás pohostil špičkovým rumom. V krátkosti nám predstavil Freelo (aj keď, úprimne povedané, veľmi nás to nezaujímalo, išli sme tam len kvôli rumu :-) ), ale urobilo to na nás obrovský dojem. Od nasledujúceho pondelka sme začali Freelo nasadzovať vo firme a do týždňa v ňom už všetci pracovali.

Deň pálenia čarodejníc bol do tohtoročného pochodu najúspešnejším podujatím v histórii Rybízáku a vymysleli sme ho 18 hodín pred jeho začiatkom. A podarilo sa nám to.

Keď sme potom odišli na dva mesiace do USA a Mexika, kde bol časový posun 6 hodín opačným smerom, práca bola mnohonásobne jednoduchšia a efektívnejšia. Konečne sme začali delegovať. V spoločnosti Freelo máme všetkých pracovníkov na voľnej nohe, zamestnancov kancelárie, dievčatá z vinárne, vedúcich skladu a expedičných pracovníkov. Teda všetci okrem niekoľkých ľudí vo výrobe (ale aj tam je k dispozícii jeden počítač a celá výroba má jeden univerzálny účet Freelo).

Prečo by ste e-shopom odporúčali používať takýto nástroj?

Freelo je pekelne lacný. Charles je filantrop, inak si to neviem vysvetliť. Je rozumné si ju zaobstarať, aj keď ste v spoločnosti sami. Freelo bolo vytvorené pre pracovníkov na voľnej nohe, odtiaľ pochádza aj jeho názov. Môže slúžiť ako organizátor úloh, organizátor osobného časového manažmentu a postupne môžete delegovať úlohy na tím ľudí takým efektívnym a prehľadným spôsobom, že si neviem predstaviť nič lepšie.

Ukážka prípravy grafiky v programe Freelo na kampaň 1. mája.

Bol to na začiatku úplný punk? Alebo ako ste pracovali? Bola to klasika, e-maily a Excel?

E-maily, Excel, Slack. Aspoň ten Slack :) Zabúdali sme na veľa vecí, ľudia nerobili to, čo mali, a my sme ich nemali ako kontrolovať. Bol to doslova kyberpunk.

Ukážka jednej úlohy s podúlohmi vo Freelu pre prvomájovú kampaň.

Podľa toho, čo hovoríte, ste veľmi reaktívny: máte nápad a hneď ho idete realizovať. Ako to procedurálne fungovalo pred Freela? Stalo sa vám niekedy, že ste niečo neurobili, pretože to bolo neskoro, napríklad preto, že to bolo zadané grafikovi?

Bolo to dosť divoké a niekedy je to s nami stále tak (smiech). Zrazu niekto prišiel s tým, že o týždeň je Deň otcov. Preto sme rýchlo začali pracovať na ilustráciách, nálepkách, náhľadových fotografiách, banneroch a začali sme ho predávať. Mnohokrát sme dali do predaja víno, ktoré nebolo hotové. Ale vždy sme to nejako zvládli.

Všetky funkcie zariadenia Freela sú perfektné. Nič nechýba a nič nie je navyše. Nikdy som nevidel taký dokonale vyladený softvér.

Teraz sa snažíme plánovať, pretože najmä pre ľudí na voľnej nohe je to ťažké. Napríklad v novembri sme mali pripravený Valentín. Ale napríklad minuloročné pálenie „ceny“ na Deň pálenia čarodejníc bolo pre nás až do marca tohto roku najúspešnejšou akciou v histórii Rybizaku, a pritom sme s ňou prišli asi 18 hodín pred spustením. A podarilo sa nám to. Tento rok sa bude konať už druhý Black Friday (ten v roku 2020 sme zrušili, pretože sme nezvládli zásoby).

Ukážka prípravy etikiet pre kampaň na 1. mája.

💖První máj, lásky čas...💖 Naše speciální vína jsou tu zas.💖 Ukaž, že nemáš 🤖srdce z plechu🤖 a vyjádři se ze svých citů věru originálně.💝 Naše limitovaná Prvomájová kolekce je pro to jako stvořená.🥰

Zveřejnil(a) Rybízák.cz dne Čtvrtek 15. dubna 2021
Záverečná časť kampane na Facebooku.

Bolo ťažké zvyknúť si na zmenu a presvedčiť tím, aby používal tento nástroj, aby niektoré informácie neboli v e-mailoch, chatoch, niektoré boli hovorené ústne?

Nie. Všetci boli nadšení.

Ako ste dokázali, že vaša komunikácia a úlohy nie sú roztrieštené do rôznych kanálov?

Teraz máme vo firme pravidlo, že ak niekto nemá úlohu vo Freeli, akoby ju nemal. Najčastejšia slovná odpoveď v našej spoločnosti je „hoď mi to do Freelu“.

Časť tímu Rybizak pracuje vonku.

Ktoré funkcie vám najviac pomáhajú?

Možnosť uložiť filtre. V spoločnosti sme rozdelení do 3 tímov. Jednu z nich vediem. Mám napríklad filter „Tím Peter“ , kde vidím úlohy všetkých členov tímu, ktoré majú byť dnes splnené (alebo nedajbože meškajú).

Tešíme sa aj na nové Termíny čiastkových úloh.

šablóny sú tiež skvelé. Keď vytvárame nové vydanie (napr. na 1. mája), je to komplexná práca celého tímu. Jednoducho použijeme šablónu úloh, upravíme niekoľko vecí a každý má svoje úlohy rozdané a na nič sa nezabúda.

Osobne som bol veľmi spokojný s tmavým režimom. Ale všetky funkcie Freela sú dokonalé. Nič nechýba a nie je tam nič navyše. Nikdy predtým som nevidel taký dokonale vyladený softvér.

Dôležitá súčasť výroby – plnička fliaš vo výrobnom závode Rybízák.

Ktoré oblasti vám Freelo pomáha lepšie koordinovať? Používate ho napr. v marketingu alebo dokonca v sklade?

Freelo používame úplne na všetko. Čo nie je vo Freelo, to sa v spoločnosti nestane.

Operatívne veci tu riešime opakovanými úlohami (napr. asistentka dostane každý týždeň opakovanú úlohu, že musí skontrolovať tlak v kotle, alebo každých šesť mesiacov, že niekto musí dať vymeniť pneumatiky atď.) V súčasnosti dokončujeme letné menu vo vinárni Freelo. Účtovník v „Chýbajúce dokumenty“ rozosiela všetkým čiastkové úlohy, v ktorých im hovorí, čo jej majú doručiť. Nákupca tu pripravuje novinky pre sekciu farmárskych trhov a my jej zasa dávame tipy na zaujímavé produkty a ona ich spracúva.

Vľavo vždy usmiaty Petr Čerňanský.

Manažér expedície prideľuje úlohy zákazníckej podpore (napr. zavolaj zákazníkovi, nie to a to), zatiaľ čo zákaznícka podpora prideľuje úlohy expedícii alebo výrobe (zabal to a to).

Kompletne vo Freelo komunikujeme s externými ľuďmi. A čo je najdôležitejšie, pripravujeme špeciálne udalosti – ako vzniká prvomájové vydanie, ste mohli vidieť na fotografiách z nášho Freelo v článku. Jedná sa o množstvo úloh, ktoré vykonáva množstvo ľudí. Ale nič sa nezabudne a všetko funguje ako hodinky vďaka Freelu.

Pozrite sa, ako to vyzerá v Rybízáku

Zdroj: eshoprestart.cz youtube kanál

Vypočujte si rozhovor s Petrom Čerňanským v podcaste Z podpalubia

Z podpalubí · Jak Rybízáku ukradli firemní Facebook s Petrem Čerňanským
Odbor Výroba alkoholu
Tím e-Commerce
Veľkosť tímu 11-50
Naloďte sa do Freela a dosahujte cieľov s menším úsilím
Chcem na palubu

Ako Freelo používajú v ďalších tímoch