Simplii se díky Freelu daří lépe a rychleji realizovat velké e-Commerce projekty

Za Freelo sa pýta Honza Kulda
Za Simplia.cz zodpovedá Aleš Pustelnik

Simplia už funguje vyše 10 rokov - predstáv nám trošku vašu firmu?

Vytvorili sme pevné portfólio služieb, prestali ponúkať lacné prenájmy a robíme hybridný e-shopovej projekty - e-shopové projekty – kombinujeme prístup na mieru s škatuľovými prvkami (jadro systému), ktoré sú ale pilovanie naším know-how.

V čom je Simplia výnimočná oproti iným e-shopovým platformám?

Integrácia - Naše riešenie nie je len CMS systém, je to navyše ERP a CRM dohromady. Vo firmách, kde beží náš systém tí zavolá zákazník, systém automaticky zobrazí, kto volá a jeho otvorené objednávky (prípadne iné prípady - reklamácie, servis), na otázku o stave tovaru, stačí operátorovi jedna obrazovka, kde vidí, či je tovar na ceste od dodávateľa alebo či je na ceste z inej pobočky firmy, v systéme sa totiž rieši aj logistika a zásobovanie.
Hovor je evidovaný a ak zákazník ďalší deň netrpezlivo pošle e-mail bez kontextu, tak ho kľudne aj iný operátor vybaví. Systém mu kontext doplní, to len vďaka tomu, že všetko ide cez jeden systém. A to je len jeden z mnohých ďalších príkladov.

Ukážka e-shopu od Simplia.cz – Timestore.sk

Z koľkých lokalít aktuálne pracujete?

Primárne Praha, naše kancelárie sú v Impact Hubu, však jedného kolegu máme na Slovenskom.

Máte externé kolegovia a spolupracovníky?

Áno - UX, grafickí dizajnéri, marketingový analytici a tiež externé kodéry.

Čo je pre vás najväčšia výzva / problém pri riadení firmy, tímu, úloh?

Pri riadení firmy je to prosté - teraz nájsť nového projekťáka (všeobecne nájsť kvalitných ľudí). Projekty musíme odmietať, pretože rastieme rýchlejšie, než tohle vieme ustrážiť. Najprv sme si mysleli, že to skúsime s niekým juniorním a že ho zaučím, ale nepodarilo sa to (mali sme pár neúspešných kandidátov). Chýbal im prehľad, na ktorom by si stavali pokročilé nápady. Teraz to skúsime rovno sa seniorním a dúfame, že budeme mať väčšie šťastie.

Prí riadenie tímov musím s pokorou povedať, že sme si vybudovali veľa procesov a ochranných pravidiel, aby sme mohli projekty robiť a doručovať presne tak, ako sme si s klientom definovali v zadaní a podľa termínu. Preto je aktuálna výzva maximalizovať efektívnosť.

Najťažšie je zohnať kvalitných ľudí a správne zostaviť tím. Dnešné technológie sú natoľko pokročilé, že dovoľujú veľa vecí s menším počtom ľudí.

Aké techniky v rámci tímovej spolupráce na projektoch využívate? Robíte pravidelné porady, brainstormujete, tvoríte si myšlienkové mapy, poskytujete spätnú väzbu?

Sedíme pospolu a sme malý tím, takže to udržujeme na osobnú komunikáciu, keď je komplikovaný problém a proste si to vydiskutujú. Určite si nárazovo pomáhame spomínanými metódami, ale je to veľmi individuálne. Klasicky nám najviac pomáha spätná väzba (ako v rámci firmy, tak predovšetkým s klientmi). Avšak aj napriek osobné komunikáciu pracujeme primárne virtuálne (Slack, Freelo, interné IS, ticket systém).

Čas od času sa aj v zohranom tíme objavia určité komplikácie pri plnení úloh, alebo doťahovanie projektov do zdarného konca. S čím konkrétne ste sa stretávali u vás a aké postupy vám pomohli v riešení problému?

Jeden z problémov je súčinnosť. Tím na našej strane nie je len zložený z našich ľudí. Zvyčajne je tím u projektu zložený z troch skupín (Simplia, klient, externý agentúry) a súčinnosť je problém všetkých troch skupín, vy máte možnosť priamo ovplyvniť len tú jednu. Aby sme projekt udržali v rozpočte a termíne, tak musíme ovplyvniť aj ďalšie skupiny. Pomáhame si tým, že sa prakticky zapisuje všetko vrátane dôležitosti, termínov, zodpovednej osoby.. Všetko musí byť zároveň napísané na jednom mieste a maximálne aktuálne. Ak vidíte, že to niekde škrípe (tím klienta nereaguje, neodovzdáva), máte sa na čo odkazovať a môžeme problém eskalovať na nadriadených (manažér, majiteľ).

Přečtěte si také V Sanasportu šetří Freelo čas a energii padesátičlennému týmu každý den

Čo je v biznise prenajímanie e-shopov najťažšie?

Najťažšie sú naozaj kvalitné ľudia a správne zostavený tím. Dnešné technológie sú natoľko pokročilé, že dovoľujú veľa vecí s menším počtom ľudí, však sú zložitejšie, a preto je potrebné mať schopné kolegami.

Čo sa dá povedať dobrého alebo zlého o e-shopov prostredie v ČR?

Zlé v našom e-shopov prostredia sú na prvom mieste podvodníci a podvodné e-shopy, s ktorými sa bohužiaľ stále môžeš stretnúť.

Dobrého je, že existuje viac veľmi dobrých firiem, ktoré ti zaistí kvalitné IT základy, aby si mohol robiť dobré služby a nemusel si byť najväčší e-shop v ČR.

Prihodil sa vám nejaký naozajstný "fuck up" a čo vám pomohlo sa z neho dostať?

Nebolo to priamo naša chyba a už je to síce dlho, ale na jedného z našich klientov bol vykonávaný masívny DDOS útok, čo postihlo vtedy väčšiu časť klientov. Bolo to zrovna na vrchole vianočnej sezóny. To nás okrem ďalších vecí posunulo k zmenám IT infraštruktúry, aby sme sa takýmto veciam vyvarovali.

Aký systém na správu úloh a komunikáciu v rámci tímu ste používali pred Freelom?

Basecamp a Google Drive

Ukážka e-shopu od Simplia.cz – Hecht.cz
Cez Freelo robíme väčšie projekty. Pre menšie používame náš vlastný IS.

Ako sa zmenilo workflow a efektivita po zavedení Freela?

Vylepšila sa predovšetkým kontrola plnenia úloh, žiadne opomenutia priorít a začlenenie klienta a agentúr do komunikácie pri riadení projektu.

Prečo ste zvolili Freelo a aké bolo jeho zavádzanie do tímu?

Používali sme Basecamp a Freelo nám prišlo zaujímavejšie na funkcie a taky bolo českej, nie všetci naši klienti ovládajú dobre angličtinu, takže je to pre nich príjemný nástroj.

Na koľkých projektoch súčasne aktuálne pracujete?

Paralelne vždy 2 až 3 väcšiu a potom je veľa malých, ktoré ani nepočítam.

Ukážka pripravovaného e-shopu od& amp;nbsp;Simplia.cz – K2moto pre mobilnú verziu
Zásadné sú fázy projektu, ciele a nastavený harmonogram. Samozrejme aj rozpočet. Všetko to vychádza z dobre urobeného zadania.

Ako máte projekty vo Freele rozdelené?

Cez Freelo robíme väčšie projekty. Pre menšie používame náš vlastný IS.

Sú to skôr krátkodobé, alebo dlhodobé záležitosti?

Priemerne 3 mesiace.

Sledujete do detailu produktivitu, alebo efektivitu vašich / vášho tímov? Podľa čoho spoznáte, že všetko beží ako po masle?

Zásadné sú fázy projektu, ciele a  nastavený harmonogram. Samozrejme aj rozpočet. Všetko to vychádza z dobre urobeného zadania. Ak je zadania odbyté, môže sa všetko narušiť. Keď je zadanie dôkladne urobené, tak efektivitu sledujeme podľa splnených cieľov v rámci jednotlivých fáz. Ak nie sú ciele splnené, tak existujú len dva dôvody - ambiciózny plán alebo neschopnosť tímu.

Přečtěte si také Jak ve FotoŠkoda přes Freelo organizují stovky workshopů, řídí marketing a komunikují s externisty

Máte nejaké špecifiká v rámci tímovej spolupráce, ktoré ovplyvňujú úspech projektov alebo ich náročnosť?

Povedal by som štandardné záležitosti projektového riadenia ;-) nerobíme nič zásadne inak.

Ako riešite zákaznícku podporu a aké nástroje a kanály k tomu využívate?

K tomu nám slouží vlastní informační systém, jeho součástí je ticket systém. V něm se řeší krátkodobé projekty (inovace, upgrade). Pokud se na podpoře objeví větší projekt, přenášíme ho Freela, kde je pozvaný klient.

Ako riešite vývoj platformy a aké nástroje k tomu využívate?

Máme radi českú spoločnosť JetBrains, robí svetovo preslávené IDE nástroje alebo nástroje na tímovú spoluprácu nad kódom, my od nich používame PhpStorm. Naopak na niektoré úkony v rámci SQL databázy je šikovný Navicat od PremiumSoft. Samozrejmosťou je AWS, Docker alebo GIT atď. Robíme si nejaké vlastné nástroje k vývoju - napríklad kompletne správa šablón je potom robené skrze náš vlastný softvér.

Aké ďalšie nástroje či aplikácie okrem Freela využívate a na čo?

Toto bude nudnejšie odpoveď, prakticky ako zo zle napísaného životopisu - "Word, Excel, PowerPoint ..", nie.. vážne ;) Máme radi Slack na firemnú komunikáciua ako už som spomenul máme aj vlastný nástroj pre riadenie podpory, ktorý nám vyhovuje. Náš vlastný informačný systém okrem iného rieši aj kompletný CRM, čo firma potrebuje.

Ukážka e-shopu od Simplia.cz – Chyťapusť.cz
Veľmi užitočné mi prídu treba šablóny projektu, v ktorých máme predpripravené štandardizované úlohy alebo checklisty.

Ako zaúča nových členov tímu do Freela a celého pracovného workflow?

Nástroj nie je zložitý, vlastne je veľmi intuitívne. Našich nových členov naopak viac zaúča do procesov firmy, ktorej súčasťou Freelo je.

Ktoré funkcie Freela sú pre vás najužitočnejšie a prečo?

Treba drobnosť ako šablóny projektu, vo ktorých máme predpripravené štandardizované úlohy alebo checklisty. Teraz budem experimentovať s funkciou Meranie času pre niektoré špecifické činnosti, takže ešte nemôžem dať úplne spätnú väzbu.

Je niečo, čo vám na Freele vadí, alebo vám v ňom chýba?

Bohužiaľ nepomôžem, teraz nám totiž nechýba nič ;-)

Keď sa povie Freelo, ktoré slovo sa ti vybaví?

Pokoj :-)

Odbor IT firma
Tím e-Commerce platforma
Veľkosť firmy 11-50
Naloďte se do Freela a dosahujte cílů s menším úsilím
Chci na palubu

Jak Freelo používají v dalších týmech