Ako Vaše liga vo Freelu spoločne s Webovým servisom vyvíja medzinárodnú aplikáciu pre športovcov

Za Freelo sa pýta Karel Dytrych
Za Vaše liga zodpovedá Petr Lundák

Čo robíte, pre koho a prečo ste sa do toho pustili?

Dohadzujeme športovcom súpera na squash, badminton, tenis, ping-pong alebo beach volejbal. Motivujeme ich k pravidelnej hre a na zlepšenie ich výkonov. Vytvárame športovů komunitu ľudí na podobné vlne.

Vaša liga vznikla v roku 2007 z potreby jej zakladateľa (Tomáša Reinbergra) na vysokej škole stretnúť nových súpera. Teraz k tomu organizujeme aj bežecké preteky, turnaje aj viacdenné športové podujatia. Novo sme tiež spustili podobnú ligu pre esport s názvom Gaming liga (FIFA, NHL, NBA 2K).

Tím Vaše liga na športovom plesu, ktorý sami organizujú.

Aké biznisovo míľniky a výzvy máte pred sebou a čo už ste pokorili?

Novo chceme viac rozšíriť naše aktivity v zahraničí. Spustili sme vlani ligu v Poľsku a od jesene chceme začať vo Viedni a Londýne . V zahraničí vystupujeme pod názvom Flexiliga . Do budúcnosti potom chceme skúsiť ďalšie mestá, takže to je teraz asi naša najväčšia výzva.

Dôležitým míľnikom pre nás bolo rozšírenie do ďalších miest mimo Prahu, pridanie ďalších športov (badminton, tenis, ping-pong a beach volejbal), a potom otvorenie ligy mimo študentov VŠ v roku 2012. A dôležité pre nás bolo spustenie nášho súčasného webu v roku 2018, ktorý nám umožňuje ľahšie expanziu a možnosť web a tým celú ligu ďalej zlepšovať .

Pre tvorbu a väčšie úpravy webu skôr riešime dôležitosť danej úlohy. Celé sa to odohráva vo Freelu. Od zadanie úlohy, ktorý môže vzniknúť po nejakej diskusii, až po testovanie nových funkcionalít.

Bez akých nástrojov/pomôcok si neviete predstaviť pracovný deň?

Náš web, kde vypisujeme akcie a organizujeme vlastne celú ligu. E-mail a telefón pre komunikáciu s hráčmi a účastníkmi našich akcií. Freelo pre koordináciu prác na webe a Whatsapp pre rýchlu komunikáciu v tíme, pretože nie sme spoločne v kancelárii.

Pracujeme na podnikateľskom základu, takže osobnú produktivitu a svoje úlohy si potom rieši každý po svojom. Niekto používa kalendár, niekto aplikácie typu Todoist a niekto napríklad len zápisník a ceruzku.

Zoznam To-Do listov, ktoré v rámci vývoja webu a aplikácie používajú vo Freelu.

Z koľkých lokalít aktuálne pracujete?

Náš najužší tím v Česku má 5 členov a každý pracuje odkiaľ chce, takže nemáme žiadne spoločné kancelárie a sme skoro až virtuálná firma. Mimo to spolupracujeme s programátormi, markeťáky, grafiky, organizátormi niektorých lokálnych turnajov, máme jedného organizátora ligy v Poľsku a novo pre nás expanziu do zahraničia pripravujú dve nové sily. Občas aj niekto z tímu pracuje zo zahraničia. V jednej chvíli sme mali programátora v Ekvádore, časť tímu na Madeire a správca PPC kampaní v Kanade. Takže tých lokalít je veľa a celkom sa to mení 😀

Aké organizačné techniky/nástroje používate pre plánovanie a synchronizáciu pracovných činností?

Freelo pre plánovanie práce na webe. Inak e-mail, checklisty, zdieľaný kalendár pre plánovanie na sociálne siete a newsletter. A potom máme týždenné stretnutia pres Google Hangouts.

Ukážka úloh v To-Do listu, na ktorých sa aktuálne pracuje.

Čo alebo kto vám najviac ničí tímovú produktivitu? Na čo si dať pozor?

Pracujeme minimálne spolu naraz na živo, takže tu je to na každom jednotlivcovi. V spoločných Hangout je priestor aj pre osobné témy, nielen prácu. Ale to je úmysel, pretože sa vidíme raz týždenne na hodinu až hodinu a pol. Občas si musíme dať pozor na to neriešiť veci, ktoré nie je nutné riešiť v reálnom čase po spoločnej WhatsApp, ale to sa nám celkom už darí lepšie. A tiež každý má inú dennú dobu, keď pracuje, takže na to je tiež dobré myslieť.

Prečítajte si tiež Ako špecialisti na PPC reklamu z PLACEMENT.cz kormidlujú miliónové kampane cez Freelo

Ako vyzerá proces od zadanie úlohy, naplánovanie až po finálnu kontrolu? Treba u väčších kampaní, úprav webu atď. Používate nejaké sprinty?

U väčších kampaní, ktoré máme trikrát do roka, používame harmonogram, taký checklist, ktorý si vždy vopred spoločne pripravujeme. A potom si každý robí svoju časť kampane a spoločne to koordinujeme na týždenný schôdzke, aby sme urobili všetko, čo sme si naplánovali.

Pre tvorbu a väčšie úpravy webu spíš ideme podľa dôležitosti danej úlohy. A celé sa to odohráva vo Freelu. Od zadanie úlohy, ktoré môže vzniknúť po nejakej diskusii, až po testovanie nových funkcionalít. Ak je niečo potrebné urobiť do určitého dátumu, tak používame aj termíny úloh, ale skôr sa snažíme to radiť podľa priorít a postupne na tom pracovať.

Občas si musíme dať pozor na to neriešiť veci, ktoré nie sú akútnej v reálnom čase.

Žiadny tím nie je dokonalý. Podeľ sa o nejaké problémy, ktoré ste v tíme riešili a ako ste na to vyzrieli?

Tým, že sa vidíme minimálne na živo, tak môže vzniknúť na diaľku nejaké nedorozumenie. Potom je najlepšie sa vidieť osobne alebo si zavolať a všetko si vydiskutovať, ak je potreba. To je riziko toho, že pracujeme na diaľku, ale má to aj svoje výhody, že len tak nevznikne ponorka 🙂 Každopádne sa snažíme raz za pár mesiacov všetci stretnúť a je to potom vždy na pol pracovné a na pol osobné.

Tím Vaše liga.

Čo je na prevádzkovanie ligy najťažšie? Čo sú najväčšie výzvy?

Najväčšia výzva je práca s ľuďmi. Hlavne komunikácie s hráčmi, keď majú napríklad nejaký problém, alebo medzi sebou nejaký konflikt, ktorý musíme riešiť na diaľku a nemusíme sa s nimi ani poznať osobne. Tu platí, že je dobré si dať odstup a potom to vyriešiť s pokojnou hlavou. Zavolať si s nimi a vypočuť si pohľad z oboch strán. Až potom sa rozhodnúť.

Ďalším problémom sú nekomunikujúcich hráči, ktorí sa neozývajú súperom. Čo nie je príjemné pre nikoho. Tu sa snažíme na tom pracovať. Máme na webe domlouvací nástroj, pracujeme s nekomunikujícími. Ale stále tu je priestor pre zlepšenie.

Ak sa niečo nepodarí alebo urobíme chybu, otvorenosť nám dosť pomáha. Na rovinu sa to snažíme priznať a zamedziť potom jej opakovaniu.

Prihodil sa vám nejaký naozajstný "fuck up" a čo vám pomohlo sa z neho dostať?

Nie je to nejaký úplne zásadné fuck up, ale dám asi príklad z bežeckých pretekov, ktorý ukazuje štýl nášho riešenia problémov. Stalo sa nám, že náš prvý polmaratón bol o pár desiatok metrov kratšia kvôli chybe pri značení trati. Môže sa to na 21 km zdať drobnosť, ale pre bežcov je to veľa zásadné a pár nás na možnosť tejto chyby upozornilo po pretekoch. Všetko sme teda hneď na druhý deň preverili a premerali a potom odkryli karty, napísali článok o tom ako táto ľudská chyba vznikla a bežci to prijali lepšie, než keby sme sa to snažili ututlať a zviesť napríklad na nepresnosť GPS. Takže otvorenosť nám dosť pomáha, ak sa niečo nepodarí alebo urobíme chybu. Na rovinu sa to snažíme priznať a zamedziť potom jej opakovaniu.

Ukážka diskusia pri úlohe vo Freelu.

Sledujete produktivitu, alebo efektivitu vášho tímu? Podľa čoho spoznáte, že všetko šliape?

Tým, že pracujeme na podnikateľskom základu, tak spoliehame na to, že každý si plní svoje úlohy a produktivita je potom na každom z nás. Nemáme žiadnu pevnú pracovnú dobu, takže čím skôr si každý svoje úlohy splní, tým viac času má na ostatné aktivity. Predtým sme riešili viac aj pomocou určitého vzdelávania, ale teraz si občas len zdieľame tipy, čo komu funguje a už má každý svoj vytvorený systém. Tým, že náš najužší tím v Česku je spolu už 8 rokov, tak vieme, čo od koho môžeme očakávať.

Teraz budeme mať výzvu pri rozširovaní tímu do zahraničia, ale opäť chceme riešiť na podnikateľské báze a tým spoliehať prevažne na to, že každý to bude riešiť zodpovedne, aby z toho mal dobrý pocit a smeroval k rovnakému cieľu ako my. A zároveň to urobil efektívne tak, aby nad tým netrávil zbytočne veľa času.

Najväčší výzva je práca s ľuďmi. Hlavne komunikácie s hráčmi, keď majú napríklad nejaký problém, alebo medzi sebou nejaký konflikt, ktorý musíme riešiť na diaľku a nemusíme sa s nimi ani poznať osobne.

Ako zaúča nových členov tímu do Freela a celého pracovného workflow?

Má to niekoľko fáz a záleží, ako úzko spolupracujeme. Ak je to nový člen tímu, ktoré teraz zaúča pre zahraničí, tak s nimi prejdeme všetky úkony, ktoré robíme. Potom prvú sezónu s nimi bližšie prejdeme a budeme hovoriť, na čom je dobré pracovať. Potom už to bude hlavne na nich.

Ak je to treba len organizátor lokálnych turnajov a nepotrebujeme ho úplne zapojiť do fungovania celého tímu, rieši si to každý z nás v tíme individuálne, ale máme pre nich vytvorený taký jednoduchý manuál, ktorý využívame.

Do Freela, ktoré používame pre čokoľvek spojeného s webom, je väčšinou hodíme rovno do vody a oni čoskoro začnú plávať. Je to veľa intuitívne, takže len občas je potreba je trochu nasmerovať.

Poznámky vo Freelu.

Máte nejaké návody alebo "best practices" pre používanie Freela?

Nám vyhovuje delenie podľa priorít, aby sme vedeli na čom pracovať a kam potom zaradiť ďalšiu úlohu. A potom používame aj štítky, ktoré nám pomáhajú v určitej kategorizácii úloh, aby sa trebárs programátor mohol vrhnúť na nejaké menšie úlohy, keď mu zostáva čas. Alebo sme potom spätne videli, aké nové funkcie sme za určitú dobu pridali. Inak asi skor tie základné funkcie ako prideľovanie úloh, podúlohy, rôzne to-do listy.

Máme nastavené pravidlo, že čokoľvek sa týka webu, dávame do Freela, čo nám minimalizuje dosť emailovej komunikácie a je to všetko prehľadne na jednom mieste.

Do Freela, ktoré používame pre čokoľvek spojeného s webom, je väčšinou hodíme rovno do vody a oni čoskoro začnú plávať. Je to veľa intuitívne, takže len občas je potreba je trochu nasmerovať.

Aké všetky procesy/funkcie vo firme vám Freelo rieši? Príklad: komunikácia nad projektmi, vykazovanie času, porady (úlohy sú body k porade), interná komunikácia (nápady, sťažnosti, ...), brainstorming nápadov, procesné riadenie, HR, .... ? Toto nás veľa zaujíma, tie reálne use casy.

Freelo používame primárne pre všetko okolo nášho webu. Vlastne proces celej tvorby nového webu, ktorý sme pred 2 rokmi spustili, beží od začiatku vo Freelu. Čokoľvek je potrebné upraviť plus nové nápady riešime vo Freelu.

Keď máme nejaký nový nápad k stránke, mieria sem, potom sa okolo vytvorí diskusia, ktorú môžeme dokončiť online alebo prípadne osobne, keď je to niečo väčšieho. Potom je z toho úloha, ktorej určíme prioritu a zaradíme do zoznamu úloh pre programátorov.

Vo Freelu máme aj checklist, čo je potrebné urobiť, keď spúšťame novú mutáciu pre zahraničí alebo napríklad nejaký nový projekt typu Gaming liga. Takže čokoľvek sa týka webu, je vo Freelu.

Tímy Vaše liga a Webový servis na beach volejbale.

Je niečo, čo vám na Freelu vadí, alebo vám v ňom chýba?

Občas sa mi trochu horšie hľadajú staré úlohy podľa vyhľadávania v texte, keď potrebujem niečo dohľadať. Ale možno potrebujeme popracovať na ich názvoch 😀

Keď sa povie Freelo, ktoré slovo sa vám vybaví? (môžete až 3)

Poriadok, prehľadnosť, priority.

Vďaka za rozhovor, nech sa darí!

Tiež ďakujem a športu zdar! 😀

Odbor Športové platforma
Tím Organizácia športových podujatí
Veľkosť tímu 1-10
Naloďte sa do Freela a dosahujte cieľov s menším úsilím
Chcem na palubu

Ako Freelo používajú v ďalších tímoch