Ako námorníci z Yachters Baby pomocou Freela kormidlujú zážitkové dovolenky na lodiach a katamaránoch

Za Freelo sa pýtá Karolína Petrželová
Za Yachters Baby odpovedá Petr Pitucha

Čo je Yachters Baby a čím sa zaoberáte? Čo výnimočného robíte?

Organizujeme flotilové plavby na jachtách a katamaránoch v Chorvátsku a v Grécku. Zákazník, ktorý s nami vyrazia na plavbu, zažije týždeň nabitý jachtingom, vodnými radovánkami, plný slobody a to všetko so super partiou ľudí.

Koľko ľudí aktuálne tvorí tím a akým spôsobom máte rozdelenú prácu?

Základ firmy tvoria 3 ľudí, keď ja mám na starosť všetko okolo lodí, plavby, partnerstvo a zároveň som na plavbách kapitánom. Potom máme človeka na obchod a financie a ďalšieho na marketing a komunikáciu. To v zásade stačí na chod firmy ako takej, ale takým veľkým špecifikom je, že spolupracujeme s množstvom externých subjektov - charterové spoločnosti, cestovné agentúry, prepravné spoločnosti atď. Takže zainteresovaných strán je veľa a riadiť to len cez mail, kde má jedno vlákno aj cez 100 mailov, bolo šialené. Preto sme hľadali miesto, kde všetky a všetko zjednotíme a budeme šetriť nielen čas, ale hlavne nervy.

Prišlo obdobie, v ktorom si ľudia skrátka dovolenky neobjednávali. Ovšem zálohy na lode už musí byť zaplatené dlho pred tým, takže sme boli v situácii, keď sme mali veľa lodí, ale nikoho na nich.

Aký máte plán na súčasnú situáciu?

Po COVID opatreniach je veľa vecí stále neistých, avšak situácia nám po pár ťažkých mesiacoch bez jedinej objednávky nahrala do kariet - dovolenka na jachte v uzavretej skupinke priateľov je jedna z mála možností bezpečného trávenia dovolenky.

Detail projektu, ktorý pomáhal riešiť operatívne činnosti spojené s nepriaznivou situáciou okolo globálnej pandémie.

Čo vám Freelo vyrieši za problémy, s ktorými sa teraz stretávate?

Keď máme toľko rôznych subjektov a každý má inak nastavené procesy, tak najväčšou výhodou je, že každému dáme len prístup k veciam, ktoré potrebujú. A že firmy, ktoré na e-mail nedajú dopustiť, môžeme do procesu začleniť tiež. Našli sme tak vďaka Freelu prienik medzi "tradičnejším" prístupom a moderným riadenia projektov.

Freelo ako jediné splnilo všetky naše požiadavky. Je jednoduché na používanie, komunikáciu stále môžeme držať aj v e-mailoch, každý vidí len to, čo potrebuje a všetko sa prepisuje do kalendára. Vďaka tomu poskytuje Freelo širokú škálu využitia.

Aké ďalšie nástroje a postupy ste zaviedli? Bez akých nástrojov si nedokážete predstaviť pracovný deň?

Veľkou novinkou karanténne praxe pre nás bol LinkedIn, v ktorom vidím veľkú silu a potenciál. Tým, že vytvárame veľa mediálnych materiálov, sú pre nás zásadné sociálne siete, cez ktoré úspešne uzatvárame obchody - kto by to pár rokov späť povedal ... Na sociálne siete priamo nadväzujú influenceři, ktorí nám pomáhajú rozširovať povedomie o našej značke.

Ako ste postupovali pri zavádzaní Freela a práca na diaľku? Inšpiroval vás niekto alebo niečo?

O tom, že potrebujeme nástroj pre správu projektov, sme už nejaký čas vedeli a vďaka tomu prišlo na rad "googlování" vhodného nástroja, taky sme sa opýtali na nejaké odporúčania a sčítané podčiarknuté, Freelo nám prinieslo všetko, čo potrebujeme.

Veľa tradičných cestovných agentúr cíti potrebu obmeniť svoje klasické ponuky a hľadajú alternatívy, ktoré im pomôžu sa z krízy dostať. A k tomu sú jachty perfektné.

Aké konkrétne aktivity robíte, aby ste krízu zvládli?

Keď vypukla epidémia, všetko naše úsilie, naše plány prišli navnivoč. Vo výsledku nás ale kríza posilnila. Konečne sme mali čas, na zlepšovanie interných procesov, úpravu webu apod.

Zároveň sme svoje úsilie presmerovali viac na B2B trh. Tam ako najväčšiu výhodu vnímam, že veľa tradičných cestovných agentúr cíti potrebu obmeniť svoje klasické ponuky a hľadajú alternatívy, ktoré im pomôžu sa z krízy dostať. A k tomu sú jachty perfektné. Uzatvárame teda strategické partnerstvo, o ktorých by sme za normálnej situácie ani neuvažovali.

Ak chcete zažiť skvelú dovolenku s partiou priateľov, Yachters Baby vás určite uspokojí.

Aký podľa vás bude vývoj situácie na vašom trhu?

Môžeme len špekulovať a keď sa nákaza začne šíriť rýchlejšie, tak sa zase môže stať, že sa hranice zatvoria ako lusknutím prsta. My veríme, že dovolenka na jachtách sa stane trendom budúcich dovoleniek. Pláže budú obmedzené, bary a párty pravdepodobne taky. Tomu všetkému sa na jachte vyhnete a leto si užijete, skoro ako keby epidémie neudrela.

Freelo využívame na plánovanie jednotlivých turnusov plavieb, v ktorých si vedieme rozpočty, komunikujeme nad možnosťami dopravy a spravujeme dokumenty potrebné pre plavbu. Máme istotu, že čokoľvek nájdeme na pár kliknutí cez aplikáciu aj v zahraničí.

Pracujete s rôznymi verziami možného vývoja súčasnej situácie?

Máme samozrejme vo vrecku viac scenárov, ale sme naozaj závislí na otvorenie alebo zatvorenie hraníc. Do budúcnosti sa však sústredíme na tú pozitívnu variantu a všetky kroky, ktoré robíme, tam smerujú.

V čom si myslíte, že sa celý trh zmení a aké nové nástroje budú potrebné?

Najväčšiu zmenu cítim v tom, že sa rôzne subjekty spoja a začnú spolupracovať. Ponuka cestovanie bude obmedzená, preto bude potrebné ponúknuť naozaj zaujímavé a komplexné produkty. Preto bude potreba mať väčšiu kontrolu nad projektmi a celkovo posunúť komunikáciu o úroveň vyššie. Preto sme radi, že sme do Freela naskočili takto skoro.

Lode Yachters Baby čakajúce v prístave na zážitkuchtivé námorníkov.

Podelíte sa o nejaké čísla, ako veľmi sa prepadol váš biznis?

Keďže sme naviazaní na otvorené hranice, tak keď udrela epidémia, všetko zamrzlo. Prišlo obdobie, v ktorom si ľudia skrátka dovolenky neobjednávali. Ovšem zálohy na lode už musí byť zaplatené dlho pred tým, takže sme boli v situácii, keď sme mali veľa lodí, ale nikoho na nich. Našťastie ľudí z chartrovek sú rozumní a našli sme kompromisy, ako postupovať pri rôznych scenárov vývoja situácie.

Mali sme tiež rozbehnutej projekty aj mimo EÚ v rôznych častiach sveta, čo sme museli stopnúť a sústredíme sa momentálne iba na stredozemné more, kde už sa nám dokonca podaril urobiť jeden turnus.

Situácia nám po pár ťažkých mesiacoch bez jedinej objednávky nahrala do kariet - dovolenka na jachte v uzavretej skupinke priateľov je jedna z mála možností bezpečného trávenia dovolenky.

V čom si myslíte, že vyjdete z krízy silnejší? Čo vás to naučí?

Museli sme prekopať veľkú časť stratégie firmy, kedy sme museli zmeniť, niektoré zo základných princípov fungovania. Takže si myslím, že po kríze budeme oveľa flexibilnejšie a otvorenejšie voči zmenám a rôznym partnerstvám. Zároveň sa ukázalo, ako pevné sú vzťahy s našimi súčasnými partnermi. Počas krízy sa veľa ľudí ukáže v pravom svetle. To väčšinu našich väzieb utužilo, ale niektoré sa ukázali ako úplne nevyhovujúce.

Začali ste pracovať na diaľku? Bol pre vás takýto prechod problém?

Všetci z nášho tímu sú mladí a technicky gramotní, takže v tom nebol problém. Výzva to však bola u niektorých našich partnerov, ktorí sú zvyknutí riešiť všetko osobne a v prípade núdze poslať e-mail. Našťastie je Freelo dosť intuitívne a nakoniec sa nám podarilo do neho presunúť celú správu firmy a všetko teraz "máme online".

Chystáte nejaké opatrenia, aby ste do budúcna z podobnej situácie preplávali ešte lepšie?

Pred krízou sme hrali dosť sólo a riešili všetko na vlastné triko. Teraz sa však snažíme mať stabilnejšie základňu vďaka rôznym partnerstvám. Vytvárame si strategickú sieť kontaktov, ktorá nám môže v budúcnosti pomôcť.

Ukážka luxusné paluby jednej z lodí.

Ako ste si organizovali prácu pred Freelem?

Väčšinu vecí sme riešili cez e-maily a pre lepšiu orientáciu sme používali Trello, kde mi však chýbala funkcie kalendára a veľa ďalšieho. E-mail stále tvoria základ komunikácie, ale vďaka Freelu máme oveľa väčší prehľad o udalostiach a zásadných bodoch, ktoré nemusíme dohľadávať v dlhých vláknach.

Prečo ste zvolili Freelo a aké bolo nalodenie vašich námorníkov?

Freelo ako jediné splnilo všetky naše požiadavky. Je jednoduché na používanie, komunikáciu stále môžeme držať aj v e-mailoch, každý vidí len to, čo potrebuje a všetko sa prepisuje do kalendára. Vďaka tomu poskytuje Freelo širokú škálu využitia a vyhovieme rôznym skupinám, ktoré sú zvyknutí pracovať rôznym štýlom (e-maily, Trello, Tickety ...).

Na koľkých projektoch súčasne aktuálne pracujete?

V súčasnej dobe máme vo Freelu založených 5 projektov, pod ktoré zoskupujeme To-Do listov a úlohy, v závislosti od povahy úlohy.

Ako máte projekty vo Freelu rozdelené?

Chvíľu nám trvalo nájsť správnu cestu k rozdeleniu projektov a úloh, ale zatiaľ je pre nás najschodnejšie riešenie nerozdrobovat úlohy, ale skôr využívať podúlohy (uvítali sme novo pridanou možnosť priradiť človeka k podúlohám), aby sme mali celú konverzáciu so súbormi len v jednej úlohe a nemuseli pravidelne riešiť situácie "do ktorého ticketu som ten súbor nahrával?"

Nástenka vo Freelu sa stĺpci ako týždne, ktorá obsahuje všetky úlohy spojené s turnusy pre rok 2020.

Sú to skôr krátkodobé, alebo dlhodobé záležitosti?

Kombinujeme využívanie Freela pre dlhodobé a strategickejšie úlohy, ale taky nárazovky, ktoré treba odbaviť v poriadku dní alebo hodín.

Firmy, ktoré na e-mail nedajú dopustiť, môžeme do Freela začleniť tiež. Našli sme tak prienik medzi "tradičnejším" prístupom a moderným riadenia projektov.

Máte nejaké návody alebo best-practices pre používanie?

Zásadné je vyššie spomínané rozdelenie projektov, To-Do listov a úloh. Je možné, že projekťák bude musieť vyskúšať dve varianty, aby zistil, ktorá sa viac hodí ku flow firmy.

Ktoré funkcie Freela sú pre vás najužitočnejšie a prečo?

Rozhodne možnosť pozvanie používateľov do jednotlivých To-Do listov.

Jaké všechny procesy/funkce ve firmě vám Freelo řeší?

Správa bežných projektov je samozrejmosťou, ďalej Freelo využívame na plánovanie jednotlivých turnusov plavieb, v ktorých si vedieme rozpočty, komunikujeme nad možnosťami dopravy a spravujeme dokumenty potrebné pre plavbu - tak aby sme mali istotu, že keď po nás bude v zahraničí niečo požadované, otvoríme Freelo a nájdeme tam všetko potrebné.

Ukážka To-Do listov v strategickom / režijným projektu tímu Yachters Baby.

Máme taky založený To-Do list, v ktorom riešime objednávky jácht k jednotlivým turnusům - tu už prebieha komunikácia s externými partnermi, ktorí nám plnia tickety ponukami a tie následne konzultujeme. V e-mailoch sme sa v minulosti vždy stratili.

Freelo používame taky k strategickému plánovaniu a v jednom z našich projektov máme vytvorenú timeline úloh až do ďalšej sezóny, aby sme mali pohľad "zhora", čo je potrebné urobiť a aké úlohy je potreba zakladať, aby sme na nič nezabudli.

Je niečo, čo vám na Freelu vadí, alebo vám v ňom chýba?

Jedinou funkciu, ktorú nemáme, je Gant, avšak veríme, že sa ho čoskoro dočkáme. 😀

Keď sa povie Freelo, ktoré slovo sa vám vybaví? (môžete až tri)

Prehľadnosť.

Odbor cestovná agentúra
Tím námorníci
Veľkosť tímu 1-10
Naloďte sa do Freela a dosahujte cieľov s menším úsilím
Chcem na palubu

Ako Freelo používajú v ďalších tímoch