Mestá, Obce, Knižnice, Samosprávy

Organizujte úradné agendu konečne jednoducho

Bez Freela: Termíny sa posúvajú a visí vo vzduchoprázdu. Nikto nevie, čo a do kedy má urobiť. Informácie sa strácajú. Z vecí dohodnutých v kuchynke sa na polovicu zabudne.
S Freelem: Každý ľahko a rýchlo nájde, čo hľadá. Chaos zmizne a zvládnete toho viac s menším úsilím. Freelo je jednoduché a vie toho veľa. Skúste ho zadarmo v prehliadači bez nutnosti čokoľvek inštalovať.

Tajomník brnenského úradu ukazuje, ako používajú Freelo k efektívnemu riadeniu ich agendy

Freelo môžete začať používať hneď vo svojom prehliadači alebo mobilu
Vďaka jednoduchosti si Freelo všetci rýchlo obľúbia a začnú ho používať
Freelo sa postará o súbory, úlohy, termíny, komunikáciu a náklady
Prečo chcieť zmenu

Pár situácií, ktoré možno poznáte a už vás nebaví

Od roku 2015 sme prinútili stovky tímov urobiť zmeny v riadení ich práce a prevažná väčšina je teraz nadšená. Skúsite to taky?

„Sakra, ktorá verzia dokumentu bola tá finálna?“

„Nemal to náhodou objednať Pepa?“

„Akoto že sa až dnes dozvedám, že je porada zrušená?“

„Hľadám to v tých kópiách e-mailu už pol hodiny!“

„Však som ti hovoril, že sa tam ten termín posunul.“

„Čože, tá prezentácie je už na zajtra?!“

„Tak v tyhle e-mailový konverzácii by sa ani prasa nevyznal.“

„No paráda, už zase došlo kafe.“

Freelo maximálne uľahčuje internú komunikáciu zamestnancov radnice Prahy 7. Koordinujeme v ňom projekty naprieč odbormi, takže každý užívateľ vidí, v akej fáze sa práve nachádza a čo treba ešte dopracovať. Z jednotlivých zasadnutie Rady a Zastupiteľstva možné jednoducho zadávať úlohy konkrétnym pracovníkom aj s termínmi, čo všetkým šetrí čas. Navyše si ho ľudia obľúbili aj ako osobný "úkolníček", kde si pohodlne plánujú svoju pracovnú náplň.“

Radomír SpokoTajomník Úradu
mestskej časti Praha 7

„Naša knižničná posádka je na Freelo palube len niekoľko mesiacov. Veľmi rýchlo sa naučila kormidlovať a rozdeľovanie úloh v rámci projektov je teraz prehľadnejšie a cieľavedomejší. Každý vie, čo má robiť a do kedy má svoju úlohu splniť.“

Mgr. Michaela TobolováVedúci odborných knižničných činností, Mestská knižnica Havířov
Pred & Po

Brno-Černovice a ich agenda

Pýtali sme sa tajomníka Mgr. Zdeňka Opálky, ktoré činnosti ich úradu potrebovali riešiť efektívnejšie a ako im v tom dnes pomáha Freelo.

Pred zavedením Freela

Úkolovania prebiehalo e-maily, potom sa prepísalo do one drive tabuľky s termínmi.

icon- Zložité zadávanie

Chýbala spätná väzba od úradníkov na úlohy v tabuľkách.

icon- Neprehľadná komunikácia

Porady boli nekonštruktívne a dlhé. Nemali sme systém, ako sa ľahko dohovárať vopred.

icon- Absencia jednoduchého systému

Úlohy sa riešili spoločne na poradách - riešenie viazlo a termíny kĺzali. Nešlo overiť, kto čo urobil.

icon- Nevie sa, kto úloha rieši

Problémová komunikácia naprieč odbormi - 5 ľudí v kópii e-mailu každý čaká, kto zareaguje a bude riešiť.

icon- Nejasné zodpovednosti a termíny
Chcete pomôcť so zavedením Freela?
  • Som Karel Dytrych, jeden zo zakladateľov a veľmi rád vám Freelo predstavím. Preškolil som stovky ľudí a baví ma posúvať efektivitu tímov na vyšší level.

  • Dohodnite si s nami online stretnutia a buď ja alebo niekto z mojich kolegov sa vám budeme s radosťou venovať.

    Online konzultácie zadarmo

  • Ak chcete, píšte na karel@freelo.cz alebo volajte +420 776 133 789‬.

Čo sa zmenilo s Freelem

„Freelo nám šetrí čas na poradách. Kolegovia z rôznych odborov spíšu úlohy do vopred pripraveného zoznamu, reagujú na ne, pripraví sa a dodajú podklady. Porada samotná je už potom veľmi konštruktívnu.“
„Vďaka mobilnú aplikáciu môžeme osloviť občanov na ulici a všetko potrebné máme po ruke pre poznámky, ktoré sa hodia neskôr pri domlouvání čo, ako, kto a do kedy urobí.“
„Veľa sa nám zlepšila spolupráca medzi odbormi. Všetkým je jasné, kto za čo zodpovedá a všetko dôležité vidí celý tím.“
Lepšie sa nám plánuje, minimalizovali sme e-maily a delegovanie je na pár kliknutí.“
„Freelo nám pomáha udržiavať poriadok v podkladoch pre zasadnutie zastupiteľstva a rady. Všetko máme včas a ľahko to nájdeme. Je to pre nás taký intranet, ktorý však dokáže ovládať a spravovať každý člen úradu.“
„Vďaka opakovaným úlohám nezabúdame na opakujúce sa činnosti ako oznámenie o školeniach, podávanie prihlášok alebo aktualizáciu nástenky.“
„Ďalšou veľmi obľúbenou funkciou sú procesné šablóny, ktoré ešte len začíname používať. Už teraz ale viem, že sa nám budú hodiť pre organizovanie volieb, kde sa režijné činnosti opakujú stále dokola alebo pre zaučenie nového kolegu, štátne sviatky a nutné rutinné záležitosti ako vyvesenie vlajky a ešte ma napadá treba revízia vnútorných smerníc a organizačných poriadkov.“
„Skrátka Freelo je moderný komunikačný nástroj online, ktorý našej úradné agendu veľmi zjednodušuje a ja ho s radosťou odporúčam aj pre váš úrad.“

Mgr. Zdeněk Opálka
Tajomník, Úrad mestskej časti Brno-Černovice
Funkcie Freela

Freelo otvorte vo vašom prehliadači alebo mobilu

Má plno užitočných funkcií, ktoré vám pomôžu s organizáciou vašej práce. Poďme sa spoločne na niektoré ukážky použitia pozrieť.

Mgr. Zdeněk Opálka

Tajomník, Úrad mestskej časti Brno-Černovice

„Freelo dokonale spĺňa naše požiadavky na správu úloh a projektov na úrade.“

Ing. Gabriela Repová

Referent ŠFRB a projektového riadenia, Mesto Pezinok

„Freelo je prehľadné a jednoduché na používaním. Páči sa nám ukladaním a archivácia dokumentov.“

Martin Parduba

Technik správy majetku, Mesto Zbiroh

„Všetci môžu pridávať komentáre, fotografie a súbory a tiež majú okamžitý prehľad o zmenách. Freelo môžem jednoznačne odporučiť.“

Príklady použitia

Na čo všetko sa Freelo hodí?

Plánovanie porád
Plánovanie kultúrnych akcií
Šablóna pre zasadnutie zastupiteľstva
Šablóna pre riadenie dotácií
Opakovaná úloha pre aktualizáciu nástenky
Šablóna kritérií na získanie kompostéra
Šablóna pre voľby
Šablóna pre metodiku získanie dotácií
Interná komunikácia na úrade
Šablóna pre vítanie občianky
Opakovaná úloha pre spracovanie výkazov
Inventura projektů
Sběr podkladů
Vedení města a setkávání
Komunikace mezi odbory
projekt

Efektívne porady

Pre porady vytvoríte projekt, v ktorom budú jednotlivé porady a body, ktoré na nich chcete prebrať. Hlavnou výhodou je zapojenie všetkých kolegov, ktorí už vopred vidia, čo sa bude riešiť a môžu sa pripraviť.

Poznámky

Dôležité informácie na svojom mieste

Každý projekt môže mať poznámky, ktoré vám pomôžu v organizácii informácií. Poznámky sú chytré. Môžete pod nimi viesť diskusiu a drží sa kompletná história všetkých úprav s možnosťou obnovenia akejkoľvek verzie.

notifikácia

Vďaka upozornením budú všetci v obraze

Freelo vás bude chytro upozorňovať u úlohy, ktoré s vami súvisia. Trebárs tie, ktoré ste vytvorili alebo v minulosti okomentovali.

Komunikácia

Každá úloha má prehľadnú diskusiu

Diskusia sú srdcom Freela. Tu sa odohráva to najdôležitejšie a to je odovzdávanie informácií a súborov nad úlohami. Môžete používať zmienky @jmeno, priraďovať úlohy, nastavovať termíny a oveľa viac.

prílohy

Súbory a dokumenty ľahko vyhľadateľné

Všetky súbory sa vkladajú do diskusií u úloh a neskôr ich nájdete pod záložkou Súbory v projekte.

Referencie

Čo na Freelo hovoria zastupitelia?

„Ako manažér volebnej kampane potrebujem sledovať súčasne desiatky úloh, delegovať ich realizáciu medzi veľa ľudí, strážiť termíny. V tom mi Freelo zásadne pomáha. Spája tie, čo majú byť spojení, pripomína, čo sme si kde naplánovali. Dnes si neviem predstaviť iný efektívny spôsob riadenia tímov. Predtým som používal konkurenčný produkt, kde mesiac čo mesiac pribúdali ďalšie a ďalšie funkcie, ale tie skôr proces komplikovali, než aby pomáhali. Na Freelo oceňujem jednoduchosť.“

Michal Burian predseda výkonného výboru Destinácie Brněnsko
Mgr. Zdeněk Opálka tajomník úradu mestskej časti Brno-Černovice

Freelo je skvelé na zadávanie, evidenciu a plnenie úloh v tíme. Je užívateľsky priateľské, prehľadné a ľahko ovládateľné. Oceňujem tiež synchronizáciu s mobilnou aplikáciou, google kalendárom a notifikácie emailom. Všetci môžu pridávať komentáre, fotografie a súbory a tiež majú okamžitý prehľad o zmenách. Môžem jednoznačne odporučiť.“

Martin Parduba technik správy majetku mesta Zbiroh