Města, Obce, Knihovny, Samosprávy

Organizujte úřední agendu konečně jednoduše

Bez Freela: Termíny se posouvají a visí ve vzduchoprázdu. Nikdo neví, co a do kdy má udělat. Informace se ztrácejí. Z věcí domluvených v kuchyňce se na polovinu zapomene.

S Freelem: Každý snadno a rychle najde, co hledá. Chaos zmizí a zvládnete toho více s menším úsilím. Freelo je jednoduché a umí toho hodně. Zkuste ho zdarma v prohlížeči bez nutnosti cokoliv instalovat.

Tajemník brněnského úřadu ukazuje, jak používají Freelo k efektivnímu řízení jejich agendy

Freelo můžete začít používat hned ve svém prohlížeči nebo mobilu
Díky jednoduchosti si Freelo všichni rychle oblíbí a začnou jej používat
Freelo se postará o soubory, úkoly, termíny, komunikaci a náklady
Proč chtít změnu

Pár situací, které možná znáte a už vás nebaví

Od roku 2015 jsme přiměli stovky týmů udělat změny v řízení jejich práce a  naprostá většina je nyní nadšená. Zkusíte to taky?

„Sakra, která verze dokumentu byla ta finální?“

„Neměl to náhodou objednat Pepa?“

„Jaktože se až dnes dozvídám, že je porada zrušená?“

„Hledám to v těch kopiích e-mailu už půl hodiny!“

„Však jsem ti říkal, že se tam ten termín posunul.“

„Cože, ta prezentace je už na zítra?!“

„Tak v týhle e-mailový konverzaci by se ani prase nevyznalo.“

„No paráda, už zase došlo kafe.“

Freelo maximálně usnadňuje interní komunikaci zaměstnanců radnice Prahy 7. Koordinujeme v něm projekty napříč odbory, takže každý uživatel vidí, v jaké fázi se zrovna nachází a co je třeba ještě dopracovat. Z jednotlivých zasedání Rady a Zastupitelstva lze jednoduše zadávat úkoly konkrétním pracovníkům i s termíny, což všem šetří čas. Navíc si ho lidé oblíbili i jako osobní „úkolníček“, kde si pohodlně plánují svou pracovní náplň.“

Radomír ŠpokTajemník Úřadu
městské části Praha 7

„Naše knihovnická posádka je na Freelo palubě teprve několik měsíců. Velmi rychle se naučila kormidlovat a rozdělování úkolů v rámci projektů je nyní přehlednější a adresnější. Každý ví, co má dělat a do kdy má svůj úkol splnit.“

Mgr. Michaela TobolováVedoucí odborných knihovnických činností
Městská knihovna Havířov
Před & Po

Brno-Černovice a jejich agenda

Ptali jsme se tajemníka Mgr. Zdeňka Opálky, které činnosti jejich úřadu potřebovali řešit efektivněji a jak jim v tom dnes pomáhá Freelo.

Před zavedením Freela

Úkolování probíhalo e-maily, potom se přepisovalo do one drive tabulky s termíny.

icon- Složité zadávání

Chyběla zpětná vazba od úředníků na úkoly v tabulkách.

icon- Nepřehledná komunikace

Porady byly nekonstruktivní a dlouhé. Neměli jsme systém, jak se snadno domlouvat předem.

icon- Absence jednoduchého systému

Úkoly se řešily společně na poradách – řešení vázlo a termíny klouzaly. Nešlo ověřit, kdo co udělal.

icon- Neví se, kdo úkol řeší

Problémová komunikace napříč odbory – 5 lidí v kopii e-mailukaždý čeká, kdo zareaguje a bude řešit.

icon- Nejasné odpovědnosti a termíny
Chcete pomoct se zavedením Freela?
  • Jsem Karel Dytrych, jeden ze zakladatelů Freela, a moc rád vám Freelo představím. Proškolil jsem stovky lidí a baví mě posouvat efektivitu týmů na vyšší level.

  • Domluvte si s námi online setkání a buď já nebo někdo z mých kolegů se vám budeme s radostí věnovat.

    Online konzultace zdarma

  • Chcete-li, pište na karel@freelo.cz nebo volejte  +420 776 133 789‬.

Co se změnilo s Freelem

„Freelo nám šetří čas na poradách. Kolegové z různých odborů sepíšou úkoly do předem připraveného seznamu, reagují na ně, připraví se a dodají podklady. Porada samotná je už potom velmi konstruktivní.“

„Díky mobilní aplikaci můžeme oslovit občany na ulici a vše potřebné máme po ruce pro poznámky, které se hodí později při dommlouvání co, jak, kdo a do kdy udělá.“

„Hodně se nám zlepšila spolupráce mezi odbory. Všem je jasné, kdo za co odpovídá a vše důležité vidí celý tým.“

Lépe se nám plánuje, minimalizovali jsme e-maily a delegování je na pár kliknutí.“

„Freelo nám pomáhá udržovat pořádek v podkladech pro zasedání zastupitelstva a rady. Vše máme včas a snadno to najdeme. Je to pro nás takový intranet, který ovšem dokáže ovládat a spravovat každý člen úřadu.“

„Díky opakovaným úkolům nezapomínáme na opakující se činnosti jako oznámení o školeních, podávání přihlášek nebo aktualizaci nástěnky.“

„Další velmi oblíbenou funkcí jsou procesní šablony, které teprve začínáme používat. Už teď ale vím, že se nám budou hodit třeba pro pořádání voleb, kde režijní činnosti opakují stále dokola nebo pro zaučení nového kolegy, státní svátky a nutné rutinní záležitosti jako vyvěšení vlajky a ještě mě napadá třeba revize vnitřních směrnic a organizačních řádů.“

„Zkrátka Freelo je moderní komunikační online nástroj, který nám naší úřední agendu velmi zjednodušuje a já ho s radostí doporučuji i pro váš úřad.“

Mgr. Zdeněk Opálka
Tajemník, Úřad městské části Brno-Černovice
Funkce Freela

Freelo otevřete ve vašem prohlížeči nebo mobilu

Má plno užitečných funkcí, které vám pomůžou s organizací vaší práce. Pojďme se společně na některé ukázky použití podívat.

Mgr. Zdeněk Opálka

Tajemník, Úřad městské části Brno-Černovice

„Freelo dokonale splňuje naše požadavky na správu úkolů a projektů na úřadě.“

Ing. Gabriela Repová

Referent ŠFRB a projektového riadenia, Město Pezinok

„Freelo je prehľadné a jednoduché na používanie. Páči sa nám ukladanie a archivácia dokumentov.“

Martin Parduba

Technik správy majetku, Město Zbiroh

„Všichni mohou přidávat komentáře, fotografie a soubory a také mají okamžitý přehled o změnách. Freelo mohu jednoznačně doporučit.“

Příklady použití

Na co všechno se Freelo hodí?

Plánování porad
Plánování kulturních akcí
Šablona pro zasedání zastupitelstva
Šablona pro řízení dotací
Opakovaný úkol pro aktualizaci nástěnky
Šablona kritérií pro získání kompostéru
Šablona pro volby
Šablona pro metodiku získání dotací
Interní komunikace na úřadě
Šablona pro vítání občánků
Opakovaný úkol pro zpracování výkazů
Projekt

Efektivní porady

Pro porady vytvoříte projekt, ve kterém budou jednotlivé porady a body, které na nich chcete probrat. Hlavní výhodou je zapojení všech kolegů, kteří už předem vidí, co se bude řešit a můžou se připravit.

Poznámky

Důležité informace na svém místě

Každý projekt může mít poznámky, které vám pomůžou v organizaci informací. Poznámky jsou chytré. Můžete pod nimi vést diskuzi a drží se kompletní historie všech úprav s možností obnovení jakékoliv verze.

Notifikace

Díky upozorněním budou všichni v obraze

Freelo vás bude chytře upozorňovat na úkoly, které s vámi souvisejí. Třeba ty, které jste vytvořili nebo v minulosti okomentovali.

Komunikace

Každý úkol má přehlednou diskuzi

Diskuze jsou srdcem Freela. Tady se odehrává to nejdůležitější a to je předávání informací a souborů nad úkoly. Můžete používat zmínky @jmeno, přiřazovat úkoly, nastavovat termíny a mnohem více.

Přílohy

Soubory a dokumenty snadno dohledatelné

Všechny soubory se vkládají do diskuzí u úkolů a později je najdete pod záložkou Soubory v projektu.

Reference

Co na Freelo říkají zastupitelé?

„Jako manažer volební kampaně potřebuji sledovat současně desítky úkolů, delegovat jejich realizaci mezi spoustu lidí, hlídat termíny. V tom mi Freelo zásadně pomáhá. Spojuje ty, co mají být spojeni, připomíná, co jsme si kde naplánovali. Dnes si nedovedu představit jiný efektivní způsob řízení týmů. Dříve jsem používal konkurenční produkt, kde měsíc co měsíc přibývaly další a další funkce, ale ty spíše proces komplikovaly, než aby pomáhaly. Na Freelu oceňuji jednoduchost.“

Michal Burianpředseda výkonného výboru Destinace Brněnsko

Freelo je skvělé na zadávání, evidenci a plnění úkolů v týmu. Je uživatelsky přátelské, přehledné a snadno ovladatelné. Oceňuji také synchronizaci s mobilní aplikací, google kalendářem a notifikace emailem. Všichni mohou přidávat komentáře, fotografie a soubory a také mají okamžitý přehled o změnách. Mohu jednoznačně doporučit.“

Martin Pardubatechnik správy majetku města Zbiroh

„Nástroj Freelo dokonale splňuje naše požadavky na správu úkolů a projektů na úřadě. Vše je přehledně na jednom místě a intuitivní. Výrazně jsme snížili počet e-mailů a primárně komunikujeme prostřednictvím komentářů v samotném nástroji. Velkou výhodou je mobilní aplikace, takže vedení městské části má kdykoliv přehled v jaké fázi se daný úkol nachází a je okamžitě schopno reagovat na případné dotazy a podněty ze strany občanů. V neposlední řádě se nám líbí aktivní přístup ze strany podpory společnosti při řešení našich požadavků.“

Mgr. Zdeněk Opálkatajemník úřadu městské části Brno-Černovice