E-shop 24time.cz: Communication with external teams has improved significantly

Jan Kulda asks for Freelo
David Hriech and Michal Novak answer for 24TIME.cz

Could you introduce 24TIME.cz, tell us a little bit of history, your vision and future plans?

24TIME.cz je internetový obchod s designovými hodinkami. První spuštění našeho eshopu bylo 1. července 2013 a zprvu jsme nabízeli stejné značky hodinek jako konkurenční eshopy. Brzy jsme si však uvědomili, že bez kompletní změny strategie v takto konkurenčním prostředí neuspějeme.

Mně se tehdy líbily dvě netradiční značky a to dřevěné hodinky Wewood a italská značka designových hodinek NAVA. Potom co jsme se dohodli na spolupráci, jsme se rozhodli naše zaměření změnit a nabízet netradiční, neokoukané hodinky. Tomu jsme v dalších letech uzpůsobili také design našich stránek a celkově corporate identity.

Do budoucna bychom určitě rádi otevřeli menší showroom s designem, kde by si zákazník mohl tyto – některé opravdu unikátní – hodinky prohlédnout. A rádi bychom také expandovali na polský trh.

What makes 24TIME.cz unique compared to other e-shops?

Určitě to je přístup k zákazníkovi, ke kterému přistupujeme vždy jednotlivě a osobně. A to nejen v rámci samotného prodeje, ale také následné péče. Ta zahrnuje různé úpravy řemínku, záruční a pozáruční opravy a jiné.

Dbáme na důkladné balení a samozřejmě na kontrolu hodinek před samotným odesláním. Jednoduše chceme, aby měl zákazník radost už ze samotného balíků, který mu přiveze kurýr.

Výjimeční jsme také portfoliem netradičních designových značek. Více jak 35 % značek v Čechách a na Slovensku najdete pouze u nás. Jsou to např.: betonové hodinky 22 Design Studio, The Horse, MVMT a další.

Photo: 24TIME.cz

The era of Internet and Freelo is now great because we can choose the best colleagues in the industry no matter where they are physically.

What projects do you plan in the future except from 24TIME.cz?

We are constantly striving to move further and bring more and more comfort to our customers. We already have a nice list of modifications we are working on in Freelo. In addition to 24TIME.cz, we are preparing several new e-shops, such as 24WOOD.cz (wooden watches) and 24TOYS.cz (design toys).

However, our biggest project is still in its infancy, and it is our own design watch brand with a global ambition. We cooperate with the two best designers in the Czech Republic on the design of the first model line, so it will be worth it. However, I don't want to reveal anything else.

Read also How they organize hundreds of workshops in FotoSkoda through Freelo, manage marketing and communicate with externalists

How many people is currently in your team and how do you divide your work?

V současné době je v týmu 18 členů od programátorů, přes fotografy a copywrightery až po lidi na SEO a marketing. Převážná většina jsou externí kolegové, kteří jsou „rozeseti“ po celé České a Slovenské Republice.

Doba internetu a Freela je nyní skvělá v tom, že si můžeme vybrat ty nejlepší kolegy z oboru bez ohledu na to, kde jsou fyzicky.

What techniques do you use in your teamwork?

We are still a "punk" company where many things are solved in the run. However, we have set up regular Skype meetings in each micro-team such as the team responsible for marketing, the web and others.

What is the hardest part of running a watch e-shop?

There is a lot of things. I don't think a commodity, like a watch, has any particular specifics.

The problems I see in the fashion industry in general, including watch, are various imitations from China, which many e-shops pretend to be the original. We have always been very careful about this. Otherwise it is a complex and long-term work in building the brand itself, position, trust and especially in relation to the customer.

Have you experienced a real “fuck up” or critical situation and what helped you solve it?

Musím zaklepat, ale vyloženě „fuck up“ se nám ještě nepřihodil. Čas od času se nějaký větší zádrhel objeví, ale zatím nic závažného, co by náš business nějak ohrozilo. Snažíme se mít všechny interní věci v pořádku a pod kontrolou, ale samozřejmě jsou externí problémy, které ovlivnit nelze. Pak je třeba rychle, pružně a hlavně týmově reagovat.

Thanks to Freelo, we no longer span all team members with e-mails. A huge amount of information was lost in the copies.

What system did you use to manage  the team communication before Freelo?

Before Freelo, we were constantly exchanging emails where everyone got lost over time. We used to write down individual tasks into several shared files with zero visibility about their fulfillment. As the number of team members increased, communication became pretty unclear and time-consuming.

Read also Thanks to Freelo, Simplia is better and faster to realize large e-commerce projects

How has the workflow and efficiency changed after implementation of Freelo?

Oboje šlo rapidně nahoru ihned po zavedení Freela. Každý měl seznamy úkolů, přiřazení termíny, rozpočty. Obrovský dopad na workflow u nás měl také fakt, že i ostatní členové týmu, kteří v úkolu přímo nefigurovali, jej viděli. Často se nám pak stávalo, že některý z členů do tohoto úkolu přinesl důležitou, poznámku či názor.

Díky Freelu už nepraktikujeme spamováni emaily na všechny členy týmu. V kopiích se ztrácelo obrovské množství informací, úkolů a hlavně nebylo jasné, kdo a za co odpovídá.

Why did you choose Freelo and how did its implementation in your team go?

Ve Freelu jsme se pohybovali již od samého začátku, kdy nás tam pozval externí dodavatel. Řešili jsme v něm veškerou grafiku a programátorské úpravy eshopu.

Jak se náš tým rozrůstal, vznikla potřeba změnit i interní komunikaci. Dělali jsme si interní benchmark podobných komunikačních programů, avšak každý nám z nějakého důvodu nevyhovoval. Proto jsme se jednoznačně rozhodli pokračovat v osvědčeném Freelu.

How many projects are you currently working on?

Nowadays we have 5 major projects in Freelo. There will be more in short term ;-) All projects are long-term nature with many sub-tasks. Every time we complete one, there are three new ones already.

Photo: 24TIME.cz

In most cases, there is no need to train colleagues specially in Freelo. If people don't know Freelo, they get used to it quickly, thanks to the simplicity and intuitiveness.

How does Freelo help manage the entire company?

Ve Freelu již nyní řešíme veškeré aktivity ve firmě. Od marketingu po vývoj a design eshopu až po samotnou strategii. Jednotlivé činnosti jsou rozděleny do jednotlivých projektů a úkolů a mají přiřazeny zdroje – členy týmů. Některé aktivity, jako třeba marketing, mají přiřazené také rozpočty k jednotlivým činnostem.

Co se týče zákaznické péče, tak zde musíme reagovat velice pružně a „online“. Určitě se však chceme podívat na možnost použití Freela i v tomto směru. Vaše nové mobilní aplikace tomu v budoucnu určitě hodně pomohou.

How do you teach new team members with Freelo and the entire workflow?

Spolupracujme s hodně externími dodavateli. Ti mají s podobnými komunikačními aplikacemi hodně zkušeností, takže většinou není potřeba je speciálně zaučovat. A pokud Freelo neznají, tak se s ním díky své jednoduchosti a intuitivnosti rychle skamarádí.

Which Freelo's features are the most useful to you and why?

I don't think we can pinpoint only few Freelo's functions that we would consider the most useful. Freelo is simply a well-mixed cocktail of functions for team communication.

Photo: 24TIME.cz

Freelo is simply a well-mixed cocktail of functions for team communication.

Do you miss anything in Freelo?

Until recently, we missed mobile app. It exists now, so communication has been simplified and speeded up again. It would be good to see which team members are currently online in Freelo and the option to have online chat.

When you say Freelo, which words do you think of?

Team, efficiency and communication.

What brand of watches do real captains wear? :-)

Each captai has several favorite brands and there is no saying that the shoemaker's children walk barefoot. Personally, I have Triwa and Mondaine watches and Michael (second captain) also has Triwa and MVMT watches.

Field Sales of watches
Team Retail
Business size 11-50
Get in Freelo and achieve goals with less effort
I want on board

How they use Freelo in other teams