Thanks to Freelo, Simplia is better and faster to realize large e-commerce projects

For Freelo asks Honza Kulda
For Simplia.cz responses Aleš Pustelník

Simplia has been working for over 10 years - can you introduce your business a little bit?

Vytvořili jsme pevné portfolio služeb, přestali nabízet levné pronájmy a děláme hybridní e-shopové projekty – kombinujeme přístup na míru s krabicovými prvky (jádro systému), které jsou ale pilovány naším know-how.

How is Simplia unique compare to other e-shop platforms?

IntegraceNaše řešení není jen CMS systém, je to navíc ERP a CRM dohromady. Ve firmách, kde běží náš systém ti zavolá zákazník, systém automaticky zobrazí, kdo volá a jeho otevřené objednávky (popřípadě jiné případy – reklamace, servis), na otázku ohledně stavu zboží, stačí operátorovi jedna obrazovka, kde vidí, jestli je zboží na cestě od dodavatele nebo zda je na cestě z jiné pobočky firmy, v systému se totiž řeší i logistika a zásobování.

Hovor je evidovaný a pokud zákazník další den netrpělivě pošle e-mail bez kontextu, tak jej klidně i jiný operátor vyřídí. Systém mu kontext doplní, to jen díky tomu, že vše jde skrze jeden systém. A to je jen jeden z mnoha dalších příkladů.

Example of  e-shop by Simplia.com – Timestore.sk

How many locations are you currently working from?

Primarily Prague, our offices are in Impact Hub, but we have one colleague in Slovakia.

Do you have external colleagues and co-workers?

Yes we do - UX, graphic designers, marketing analysts and external coders.

What is the biggest challenge or problem when managing the business, team, tasks?

Při řízení firmy je to prosté – nyní najít nového projekťáka (obecně najít kvalitní lidi). Projekty musíme odmítat, protože rosteme rychleji, než tohle umíme ohlídat. Prvně jsme si mysleli, že to zkusíme s někým juniorním a že jej zaučíme, ale nepodařilo se to (měli jsme pár neúspěšných kandidátů). Chyběl jim přehled, na kterém by si stavěli pokročilé nápady. Nyní to zkusíme rovnou se seniorním a doufáme, že budeme mít větší štěstí.

Pří řízení týmů musím s pokorou říci, že jsme si vybudovali hodně procesů a ochranných pravidel, abychom mohli projekty dělat a doručovat přesně tak, jak jsme si s klientem definovali v zadání a dle termínu. Proto je aktuální výzva maximalizovat efektivnost.

The most difficult is to get skilled people and create a good team. Today's technologies are so advanced that they allow a lot of things with fewer people.

What techniques do you use to collaborate on a project? Do you have regular meetings or brainstormings, do you create mind maps, give feedback to each other?

Sedíme pospolu a jsme malý tým, takže to udržujeme na osobní komunikaci, když je komplikovaný problém a prostě si to vyříkáme. Určitě si nárazově pomáháme zmíněnými metodami, ale je to velmi individuální. Klasicky nám nejvíce pomáhá zpětná vazba (jak v rámci firmy, tak především s klienty). Nicméně i přes osobní komunikaci pracujeme primárně virtuálně (Slack, Freelo, interní IS, ticket systém).

Time to time, even in a well-coordinated team, there are some complications when finishing tasks or projects. What did you deal with specifically and which procedures helped you to solve the problem?

Jeden z problémů je součinnost. Tým na naší straně není jen složen z našich lidí. Obvykle je tým u projektu složen ze tří skupin (Simplia, klient, externí agentury) a součinnost je problém všech tři skupin, vy máte možnost přímo ovlivnit jen tu jednu. Abychom projekt udrželi v rozpočtu a termínu, tak musíme ovlivnit i další skupiny. Pomáháme si tím, že se prakticky zapisuje vše včetně důležitosti, termínů, zodpovědné osoby. Vše musí být zároveň napsané na jednom místě a maximálně aktuální. Pokud vidíte, že to někde skřípe (tým klienta nereaguje, neodevzdává), máte se na co odkazovat a můžeme problém eskalovat na nadřízené (manažer, majitel).

Read also At Sanasport Freelo saves time and energy to a 50-member team every day

What is the hardest in running a business of e-shop renting?

Nejtěžší jsou opravdu kvalitní lidé a správně sestavený tým. Dnešní technologie jsou natolik pokročilé, že dovolují spoustu věcí s menším počtem lidí, nicméně jsou složitější, a proto je potřeba mít schopné kolegy.

Could you tell me a good and bad thing about online shopping field in Czechia?

Bad in our e-shop environment are cheaters and fraud e-shops, which we can still come along.
Good is that there is couple of very good companies that provide good-quality IT fundamentals so you can do good a service and don't have to be the biggest e-shop in the Czech Republic.

Have you experienced a real “fuck up” or critical situation and what helped you solve it?

Nebylo to přímo naše chyba a už je to sice dlouho, nicméně na jednoho z našich klientů byl prováděn masivní DDOS útok, což postihlo tehdy větší část klientů. Bylo to zrovna na vrcholu vánoční sezóny. To nás kromě dalších věcí posunulo ke změnám IT infrastruktury, abychom se takovým věcem vyvarovali.

What system did you use to manage  the team communication before Freelo?

Basecamp and  Google Drive.

Example of e-shop from Simplia.cz – Hecht
In Freelo we do large projects. We use our own SW for small ones.

How has the workflow and efficiency changed after implementation of Freelo?

Primarily task fulfillment control got better, no more omission of priorities. Also the client and agency integration into  a project management.

Why did you choose Freelo and how did its implementation in your team go?

Používali jsme Basecamp a Freelo nám přišlo zajímavější na funkce a taky bylo české, ne všichni naši klienti ovládají dobře angličtinu, takže je to pro ně příjemný nástroj.

How many projects are you currently working on?

Always 2 to 3 larger projects at once and then a lot of small not counting that I don't count.

Example of upcoming e-shop from Simplia.cz – K2moto in mobile version
Phases of the project, goals and timetable settings are very essential. Also the budget of course. It all comes out from a well-done assignment.

How do you divide your projects in Freelo?

We do bigger projects in Freelo. We use our own IS for smaller projects.

Do you have more short-term or long-term issues?

In average 3 months.

Do you track the productivity or the efficiency of your teams in detail? How do you know that everything works like a charm?

Zásadní jsou fáze projektu, cíle a nastavený harmonogram. Samozřejmě i rozpočet. Všechno to vychází z dobře udělaného zadání. Pokud je zadání odbyté, může se vše narušit. Když je zadání důkladně udělané, tak efektivitu sledujeme podle splněných cílů v rámci jednotlivých fází. Pokud nejsou cíle splněny, tak existují jen dva důvody – ambiciózní plán nebo neschopnost týmu.

Read also How they organize hundreds of workshops in FotoSkoda through Freelo, manage marketing and communicate with externalists

Do you have any specifics within the team cooperation that influences the success of projects or their severity?

I would say standard project management issues ;-) We do nothing fundamentally another way.

How do you handle customer support and what tools and channels do you use?

K tomu nám slouží vlastní informační systém, jeho součástí je ticket systém. V něm se řeší krátkodobé projekty (inovace, upgrade). Pokud se na podpoře objeví větší projekt, přenášíme ho Freela, kde je pozvaný klient.

How do you solve the platform development and what tools do you use?

We like Czech company JetBrains, doing world-known IDE tools or tools fo team collaboration over the code, we use PhpStorm. Conversely, for some actions within the SQL database is handy Navicat by PremiumSoft. Self-evident are AWS, Docker or GIT etc. We make some very own tools for developement - for example the template administration is done in our own system.

Which other tools or apps do you use except Freelo and for what?

Tohle bude nudnější odpověď, prakticky jak ze špatně napsaného životopisu – „Word, Excel, PowerPoint ..“, ne.. vážně ;), máme rádi Slack na firemní komunikaci a jak již jsem zmínil máme také vlastní nástroj pro řízení podpory, který nám vyhovuje. Náš vlastní informační systém mimo jiné řeší také kompletní CRM, co firma potřebuje.

Example of e-shop from Simplia.cz – Chyťapusť.cz
In my opinion the project templates are very useful. We have standardized tasks or checklists prepared there.

How do you teach new team members with Freelo and the entire workflow?

Nástroj není složitý, vlastně je velmi intuitivní. Naše nové členy naopak více zaučujeme do procesů firmy, jejíž součástí Freelo je.

Which Freelo's features are the most useful to you and why?

Třeba drobnost jako šablony projektu, ve kterých máme předpřipravené standardizované úkoly nebo checklisty. Teď budu experimentovat s funkcí Měření času pro některé specifické činnosti, takže ještě nemohu dát úplně zpětnou vazbu.

Do you miss anything in Freelo?

Unfortunately, I cannot help, we don't miss anything now ;-)

When you say Freelo, which word do you think?

Relax :-)

Field IT company
Team e-Commerce platform
Business size 11-50
Get in Freelo and achieve goals with less effort
I want on board

How they use Freelo in other teams