How PPC specialists from PLACEMENT.cz steer million-dollar campaigns through Freelo

Karel Dytrych asks for Freelo
Jakub Herrmann responses for PLACEMENT.cz

Hi Jakub, can you briefly introduce yourself to your readers? What describes you the best?

Hi Karel, I am a co-owner of the agency PLACEMENT.cz in Ostrava and an enthusiast of online advertising since the university. I really enjoy the online world, but I'm also interested in the latest technologies. In my personal life, I am the proud father of our wonderful daughter Eliska and it is no secret that we will soon be joined by her brother, who is already on the way. I also really like sports. I have been playing handball since I was a child, but I also enjoy other sports.

Introduce us to your agency PLACEMENT.cz. What do you do? What makes you special?

Předně se zabýváme placenou reklamou na internetu (PPC). Jsme v podstatě speciálka na PPC reklamu a ostatní marketingové disciplíny předáváme zase jiným oborovým agenturám. Snažíme se dělat to, co umíme a co nás baví na 100 % a chceme se samozřejmě dál zlepšovat. Nemůžeme se proto soustředit na více oborů. A jak rádi říkáme, v podstatě jsme specialisté na stavbu střechy, kterou vám postavíme podle nejnovějších trendů, velmi kvalitně a zároveň efektivně. Nepostavíme pro vás ale celý dům na klíč. V tom se jako firma v podstatě nejvíce odlišujeme a podle toho přitahujeme určité zákazníky.

In fact, the biggest advantage is that we have merged several tools into one, which saves us a lot of time. Among other things, we took the transition to Freelo as a restart of our processes.

Myslím si, že jsme výjimeční v našem přístupu a efektivitě plnění cílů klientů. Od začátku podnikání to mám nastavené tak, že hledám dlouhodobou spolupráci, těm krátkodobým se snažím spíše vyhýbat, a tak funguje také celý PLACEMENT.cz. Neženeme se za stovkami klientů, nemáme aktivní obchod, ale naopak se snažíme naším marketingem přitahovat jen ty klienty, se kterými si lidsky i pracovně sedneme. Díky tomu se například lépe dokážeme vcítit do klienta a úspěšně spolupracujeme. Zkrátka, nechceme dělat práci jen pro peníze, jde nám hlavně o to, aby dávala našemu týmu a klientovi smysl.

PLACEMENT.cz team at a party in the office.

You have quite resonant companies in the references. Which project are you proud of especially?

Even though we have officially been on the market as a company for a few years only, we have achieved quite a lot. I am proud of most of the projects we have or had in the past. If I should choose the best ones, I can mention for example NEJLEVNEJSISPORT.cz, Cistedrevo.cz, D-sport.cz and Manutea.cz. These are not only our key clients, but also matters of our heart.

Where do you see your agency in 5 years? What are your plans and visions?

The main plan is to keep up to date, not go crazy and enjoy the work. In particular, we want to further develop the team and grow at a natural pace, not only in number but also in quality. Clients must go hand in hand with this, so we would like to grow up, but slowly, we'd rather grow altogether.

Mimo jiné se určitě chceme udržet na špici a nebýt „Béčková„ agentura, proto je pro nás důležité, abychom stále patřili mezi certifikované agentury společnosti Seznam a působili jako klíčový partner Google.

Where will PPC advertising move - will artificial intelligence and algorithms replace PPC specialists? Will Google need to set credit card and website address only?

Myslím, že tak daleko to úplně nepůjde. Budeme moc rádi, když umělá inteligence nahradí nudné a rutinní činnosti PPCčkařů a ti budou mít více času na strategické plánování, které posune je a hlavně klienta. Už teď například vidíme, že je pro hodně lidí složité přepnout myšlení a zahodit staré praktiky. My se naopak snažíme využívat umělou inteligenci Google na maximum. Pomáhá nám totiž ušetřit obrovské množství času a posouvat dál výkon reklamy našich klientů, což nám umožňuje otevírat nové společné diskuze, kanály a hledat cesty pro další efektivní růst.

Read also PNM Michal Kubíček helps his clients to make higher profits through Freelo

What are the common mistakes in PPC advertising or marketing in general for customers who reach you?

We think the biggest mistake is the fact that many e-shops do not have a strategy, some have a problem with calculating margins and so on. We often hear phrases like: We're really desperate, Mr. Herrmann, we've replaced three freelancers and two agencies in the last two years, but it's not working for us, we're in the financialy broken. In these cases, only PPC advertisement will not help. We have to go much deeper and we need to find out where problem lies. Many e-shops sell everything they can, blindly import products and often don't even know their margins. We like to say that what you let go to PPC advertising, it will come back to you (shit in - shit out). Today, it is simply not enough to just connect dozens of suppliers, contact PPC specialists and go in line for a Ferrari.

With Freelo it is also great that we can easily find out if it is necessary to add or remove time from the scheduled capacities. At the same time, we can invoice from one place. Previously, we had to handle invoices through three different tools.

Oproti tomu bohužel vídáme případy, kdy má e-shop interně vše v pořádku, ale PPCčka má nastavené velmi špatně, takže utrácí dost peněz třeba za nevýkonné reklamy. Častokrát je to tím, že jeho PPCčkař nemá na projekt moc času nebo mimo PPC reklamu spravuje také ostatní marketingové kanály a tím pádem nemá šanci získat ve všech oblastech kvalitní know-how. Přeci jen udržet všechny trendy není v PPC úplně jednoduché a jak vám jednou ujede vlak, tak se špatně dohání.

How do you seek other opportunities and ideas for new campaigns and marketing approaches for your clients?

We do not have a unique recipe that we would apply to all our clients. First of all, it is a regular discussion, not only about the results of PPC advertising, but also across the clinet's entire project or business. We need to know the client's company as much as possible to design a new campaign. We cannot prepare it just by brainstorming with my team and come up with something for the client without any information.

Je pro nás klíčové neustále zjišťovat, co klienta trápí a co ho naopak těší. Kde se mu daří, jaké má plány a kde jeho projekt krvácí. Když k tomu přilijeme data z Google Analytics a PPC, tak se většinou podaří vymyslet něco nového, co dává smysl. K tomu ale potřebujeme klienta dobře znát a obě strany k sobě musí být otevřené. Jak už jsem zmiňoval, nechceme pracovat na jednorázových projektech, ale soustředíme se hlavně na dlouhodobou spolupráci.

PLACEMENT.cz team at the mutual meeting.

What campaign optimization tools do you use? Do you have any internal tools or something special to work with data?

The most used tools are PPCbee.cz, Mergado.cz, Biddingmanager.cz, basically all Google tools (Analytics, Data studio), PPC robot, Analytics-importer and various scripts for alerts, but also for testing.

To do this, we have installed an internal "stacker", thanks to which we save a lot of time when creating new campaigns. Basically, in a few clicks, we can create dozens and hundreds of new campaigns that we would have to click manually in the Google Ads interface or in Sklik.

Did you take any action regarding the current situation? How did quarantine affect you and what do think about the future?

We have taken more preventive measures. We agreed with the team that we would not pay bonuses for the first quarter, we reduced some expenses for confectionery and similar things at the company. We've also suspended our own PPC ads for a while.

Co se týče našich klientů, snažili jsme se s nimi více komunikovat a být v obraze. To znamená, že jsme se ptali, jak se jich krize dotýká, jak se vyvíjí a jestli jim můžeme pomoci. Online prodej obecně sice rostl, ale máme několik klientů jako například cestovky, které se ze dne na den zastavily. Jiným inzerentům se tržby skokově zvýšily natolik, že také museli PPC pozastavit, protože nestíhali. Vyvážili to ale obory a klienti, kteří cítili prodejní nárůst a zvládli to udržet. U nich se nám najednou značně zvýšila práce. Takže nás karanténa naštěstí tolik nezasáhla, přesto jsme raději udělali preventivní opatření. Přeci jen se vše změnilo ze dne na den a nechtěli jsme jenom čekat jak to dopadne.

Now seriously. Today, I can't imagine running a company without two things. And those are Freelo and financial planning.

When we realised that we can make it, we decided to help the most affected companies. However, we did not want to offer a free audit. We preferred to offer our clients help in the form of free administration for one month or reduce the invoicing amount at least. We have calculated that it will not kill us and we will help entrepreneurs to survive a difficult situation.

Nevidím do budoucnosti, ale myslím, že už teď je jasné, že se dost věcí změní. Ať už forma schůzek nebo finanční a skladové plánování. Domnívám se, že se trošku pročistí i trh. Když se daří, většinou se svezou všichni, ale když přijde krize, tak se ukáže, kdo to opravdu myslí vážně.

Read also How in MC accounting and taxes organize work with agile scrum and why they left Trello for Freelo

You recently implemented Freelo fully. What are the benefits of using it for your company?

Největší výhodu vidím v tom, že jsme sjednotili několik nástrojů do jednoho, což nám šetří dost času. Mimo jiné, přechod na Freelo jsme vzali jako restart našich procesů. Tím, jak náš tým postupně rostl, některé postupy a procesy se nám začaly ohýbat a každý v týmu měl trošku jiný systém. Dlouhodobě to nebylo udržitelné, a tak jsme si sedli a určili několik pravidel. Zatím si myslím, že Freelo používáme tak z 50 %, ale věřím, že postupně se bude toto procento zvyšovat. Především mám velkou radost, že se nám podařilo přejít hladce pod nový nástroj, jak se říká “bez ztráty kytičky”.

However, we have already learned from the past and we have created some processes for our most important tasks. For example when recruiting and training a beginner, taking over a new client, creating campaigns and optimization.

Velkou výhodu také vidím v tom, že si můžeme jednoduše během měsíce evidovat, jak moc se daří plnit u klientů cíle a naplánovaný čas na projektu. To jsme doteď dělali přes nástroj pro trackování času a Excel tabulku. Nyní máme vše na jednom místě a pěkně vizuálně.

Me and my partner Lukáš consider Freelo as great helper. Now we can easily find out if it is necessary to add or subtract time from the scheduled capacities. At the same time, we can re-invoice from one tool which is great convenience for us, because previously we had to deal with invoices through three different tools. So again, we save a lot of time that we can devote to the development of our own company.

Can you quantify how much time, stress, nerves or something similar Freelo saves you?

Zatím to asi nedovedu přesně spočítat, na to je ještě brzy. Odhadem, co se týče mě, půjde o úsporu zhruba 10 hodin za měsíc v rámci fakturace a evidence. Mimo jiné mi Freelo šetří nervy a mám více pod kontrolou efektivitu. Respektive, lidé v týmu mají neustále na očích, jak se jim daří plnit naplánovanou kapacitu na jednotlivých projektech. Takže se jen tak nestane, že někdo protočí několikanásobně vyšší čas, než je fakturační.

What does the workflow look like in your agency? How do you divide clients or projects? Do you use checklists? How do you plan your work? Please inspire other users.

Máme to tak, že klient rovná se projekt. A vždy je někdo za projekt zodpovědný. Například za D-sport.cz má zodpovědnost Lukáš Knoflíček, i když na tom projektu pracuje více lidí v týmu. On je stále ten hlavní a hlídá, jak se plní cíle, kapacity a podobně.

K checklistům, doteď jsme s nimi pracovali v Google sheetu. Máme spousty checklistů od tvorby PPC kampaní, přes nábor a zaškolení nováčků. Ty jsme nyní jednoduše importovali do Freela a máme je nastavené jako šablony. Takže je umíme snadno přidat k jakémukoliv projektu a nemusíme pořád odcházet do Google Sheetu.

I would divide our workflow in two ways. The first are repeated tasks, where on a daily, weekly, monthly and quarterly basis we need to constantly monitor the performance of clients, check a lot of things both in PPC and in the client's e-shop and other tasks. We know exactly how much time we will spend on project based on this type of tasks. Then we plan them among team members. Thanks to this, it should not happen that a client is forgotten or something escapes. These regular tasks should take about 80-100 hours a month for everyone.

Tím druhým směrem jsou jednorázové úkoly. Ať už se jedná o tvorbu nových kampaní, propagaci akcí, audity a spoustu dalších kroků. Tyto úkoly už tak přesně nedokážeme kapacitně naplánovat. Když klient přijde v polovině měsíce s tím, že má nyní například akci s dopravou zdarma a navíc se s tím předem nepočítalo, tak je to naráz hlavní priorita. Takových nárazových úkolů je spoustu, a proto na ně mají lidé v týmu naplánovaných asi 30-50 hodin měsíčně.

At the end of the month, people in our team should have 100 % of the capacity fulfilled for all clients (ideally as efficiently as possible). Of course, other factors are involved, for example, the client may increase the work or reduce it and then it is not realistic to reach 100 % of the planned capacity. So when people in the team see that their time has increased or decreased somehow, they help each other and use the capacities of others.

Read also How Flexiliga in Freelo together with the Web Service develops an international application for athletes

Do you also have defined processes? Can you share any?

I'll be completely honest, we don't have many processes. In this way it is pretty punk 🙂. During the day we discuss together and solve everything individually. We also discuss a lot of things at regular Monday meetings with the whole team.

Z minulosti už jsme ale poučeni a na ty nejdůležitější úkony jsme si nějaké procesy vytvořili. Například pro nábor nováčka a zaškolení, převzetí nového klienta, tvorbu kampaní a optimalizaci. Některé procesy jako třeba nábor nováčků máme podle mě hodně pěkně a detailně zpracované. Spoléháme v tom na lidi v týmu a můžeme si to dovolit, protože máme dle mého malý tým.

Which tools or utilites do you need to run your company?

Without dart board 😁

An indispensable helper for deep work.

Teď vážně. Dneska si nedovedu představit chod firmy bez dvou věcí. A těmi jsou Freelo a finanční plánování. Jsou to věci, které jsme ještě před několika měsíci neměli a vše jsme řešili tak nějak punkově. Finanční plánování pro nás bylo velmi důležité a i když ho nemáme příliš sofistikované, tak nám nesmírně pomáhá. Freelo byl druhý krok, ať máme jednoduchý přehled o tom, co si naplánujeme a nasmlouváme.

Who influenced you the most in business and how, Jakub?

Nemám nikoho konkrétního, je to spíše řada úspěšných podnikatelů. Moc rád si čtu a poslouchám příběhy úspěšných osobností, ať už jde o české a nebo zahraniční podnikatele. Moc mě baví zjišťovat jejich příběhy, a to i ty pozitivní a nebo negativní. Vždy se z nich dá něco vzít pro sebe. Je to pro mě tak trošku jako droga, protože když slyším a nebo čtu rozhovor s úspěšným podnikatelem, ve kterém popisuje svou cestu, tak mě to neuvěřitelně motivuje.

Finally, recommend us some websites, articles, books or podcasts that should not escape us.

My favorite books so far include:

  • Radical honesty,
  • Bad Blood: Secrets and Lies in a Silicon Valley Startup,
  • The Art of Winning,
  • Start With Why,
  • The End of Procrastination: How to Stop Postponing and Live a Fulfilled Life,
  • The Everything Store,
  • and now also It Doesn't Have to Be Crazy at Work.

Thanks for the interview, good luck!

Thank you too, I wish you all good health.

Field Online marketing
Team Online agency
Team size 1-10
Get in Freelo and achieve goals with less effort
I want on board

How they use Freelo in other teams