V Sanasportu šetří Freelo čas a energii padesátičlennému týmu každý den

Není samozřejmostí, aby celý pracovní tým doslova žil oborem, ve kterém pracuje. V Sanasportu se ale snaží jít lidem vstříc ve všem, co dělají. Kromě e-shopu provozují kamenné prodejny – konkrétně v Praze a v Brně.

Celý bezmála padesátičlenný tým se stará inhouse o 360° marketing, vývoj e-shopu, pořádání sportovních eventů, videoreportáže z akcí nebo z testování produktů. To všechno vyžaduje angažovanost velkého množství lidí a také efektivní kooperaci. A právě v tomhle Freelo už od roku 2016 Sanasportu pomáhá nejvíce.

Brněnský tým Sanasportu při oslavě Sanasportin (= narozenin Sanasportu). Foto: Sanasport

Představení nových produktů v pražské prodejně Sanasportu. Foto: Sanasport

Velkou komplikací při práci ve velkém týmu pro nás byla nekonečná e-mailová komunikace. Jednoduše jsme se v ní ztráceli. E-mailová vlákna a řešení čehokoli napříč týmy bylo absolutně neefektivní. Proto jsme se rozhodli situaci změnit a vybrali si Freelo.popisuje manažer IT oddělení, Jaromír Krpálek.

We had chaos in e-mails before

Podle Krpálka hrály roli při výběru aplikace celkem tři hlavní aspekty. Všechny Freelo dokázalo bez problému pokrýt. Za prvé fakt, že je ryze českým nástrojem. Za druhé nabídlo rychlé řešení problému nepřehledné komunikace mezi jednotlivými týmy. Třetím faktorem byla rozumná fixní cena nerostoucí s počtem uživatelů, která nebránila rozšíření do celé firmy.

Jedna z mnoha diskuzí ve Freelu u úkolu. Foto: Sanasport

Týmy mají mezi sebou velmi dobré vztahy a na velkém množství úkolů úspěšně spolupracují.dodává Krpálek.

Brand new workflow

Thanks to Freelo the workflow in Sanasport has changed significantly. It has considerably reduced internal email communication. Necessary time for reading and assignment processing of projects or tasks has been reduced as well as whole discussions. Saved time and energy needed for searching informations in emails can be used for more important activities. They are also continuously monitoring workload of individual team members and they are able to plan new projects better.

Appropriate allocation of projects is a key to efficiency

Projektů máme přes dvě desítky, z těch základních to jsou např. Marketing, Vývoj, Kampaně, Helpdesk, Produkty, Redesign či Účetnictví, z menších typicky projektové jako Můj první běh nebo třeba Mobilní aplikace. Práci si plánují všechny týmy (oddělení firmy) samostatně napříč projekty.popisuje manažer online týmu, Dála Musil.

Ukázka uspořádání části projektů Sanasportu. Foto: Sanasport

Bosý trénink. Foto: Sanasport

Teambuilding na Baldovci. Foto: Sanasport

Tým Sanasportu při testování zímního vybavení v přirozených podmínkách. Foto: Sanasport

They have created new, smaller and more specific projects with invited colleagues and co-workers involved in the assignment. Work efficiency has begun to rise again and so did the clarity in individual activities.

In Sanasport the projects are currently divided into 3 types. First type are projects designed for campaigns. Second group consists of projects for communication of a particular team (store in Brno, Helpdesk, etc.) and third group are projects focused on online development and marketing.

Díky Freelu můžeme velmi snadno sledovat hodinové výkazy práce všech členů týmu a máme tak jasný přehled o časové náročnosti jednotlivých úkolů a projektů, dodává spokojeně Jaromír Krpálek. Aplikace je intuitivní a velmi jednoduchá na ovládání, proto ani zaučování nových kolegů nezabere více než pár minut.

Jaké činnosti ve Freelu řeší

• Organizace veškerých firemních aktivit a projektů.
• Plánování a příprava marketingových kampaní.
• Agilní plánování vývoje e-shopu a určování priorit.
• Napojování nových dodavatelů a značek.
• Veškerá interní úkolová komunikace, abychom omezili na maximum emaily.

Ukázka tzv. Kanban boardu (Sloupcového zobrazení) pro agilní řízení projeku vývojářského týmu. Foto: Sanasport

Ukázka šablonového To-Do listu, díky kterému má kampaň vždy stejnou kvalitu a můžou na ní pracovat i juniornější kolegové. Obsahuje totiž všechny důležité informace pro její realizaci. Foto: Sanasport

Ukázka snadno delegovatelného úkolu s podúkoly. V tomhle případě jde o newsletter a důležitá kritéria pro úspěšné odeslání. Foto: Sanasport

K agilnímu plánování vývoje využíváme pouze zobrazení kanban a díky tomu máme krásný přehled, co se dělá, co se bude dělat, co je na review atd. Stejně tak štítky, kde označení XS-XL označuje náročnost úkolu.dodává, Jaromír Krpálek.

Přečtěte si také Jak ve FotoŠkoda přes Freelo organizují stovky workshopů, řídí marketing a komunikují s externisty

Co Sanasporťákům ve Freelu nejvíc šetří čas a energii

• Marking and unmarking of colleagues — At the beginning 6 people can work on a task and at the end only 2. This reduces communication noise and doesn’t distract attention of colleagues who have already done their part.
• Administrator & Project Manager role — thanks to this function, the responsibility for finishing project doesn’t depend on one person and projects are easy to divide with other competent people in the team.
• Well set notifications — on daily or weekly basis just as you need them.
• Surveys and reports — makes easy to plan resources for new projects and keep track on current ones.

Děláme spoustu činností, které vyžadují hodně času, energie mnoha lidí a rychlou komunikaci. Freelo je pro Sanasport to jedno místo, které sdružuje všechny důležité informace, soubory, termíny a priority. Tady se lidi na všem podstatném domluví a každý má přehled o tom, co má do kdy udělat. Bez toho si neumím představit, jak bychom zvládali koordinaci všeho, co děláme.dodává, Dála Musil.

Videoobsah, spolupráce s influencery a sportovní eventy

Tým Sanasportu tvoří velké množství videoobsahu. Mezi nejviditelnější patří např. Můj první běh nebo mrkněte na youtube kanál. Foto: Sanasport

Vývojářský tým při testování ponožek Skinners v kancelářském prostředí. Foto: Sanasport

Jeden z mnoha běžeckých tréninků, které v Sanasportu pořádají. Foto: Sanasport

Bez řádného protažení by trénink nebyl kompletní. Foto: Sanasport

Přečtěte si také Simplii se díky Freelu daří lépe a rychleji realizovat velké e-Commerce projekty

Pár praktických tipů na závěr ze Sanasportu

Pokud děláte něco pravidelně, pak si rozhodně na vše připravte proces = šablonu úkolu s checklistem (nebo celého todolistu či projektu). V rámci e-shopu Sanasportu máme šablony např. pro marketingovou kampaň či vánoční úkoly, založení nové značky, produktové kategorie, procesu či článku anebo třeba úpravu obchodních podmínek.
Zdroj: Dála Musil

Pravidelné páteční čištění Freela = vyberte úkoly, které nejsou časově náročné, jsou přehlížené kvůli větším a důležitějším úkolům a dlouho vám leží v To–Do listech. Vyřešte je. Vaše pracovní agenda velmi rychle zeštíhlí.