Jak Authentica, specialisté na in-store design, zlepšili díky Freelu interní komunikaci a zpřehlednili organizaci práce

Za Freelo se ptá Kateřina Jozífová
Za Authenticu odpovídá Miroslav Hanák

Představte nám společnost Authentica s.r.o. Čím se zabýváte? Co výjimečného děláte?

Brněnská společnost Authentica s.r.o. je na trhu 18 let a naší hlavní doménou je kompletní výroba POP a POS systémů, in store dekorací, návrhy designu výloh, jejich následná kompletní realizace a mnoho dalších služeb. K našim klientům patří zvučná jména jako Hugo Boss, C&A, Nestlé a Waterdrop.

Výsledek práce jedné z mnoha realizací firmy Authentica.

V současné době tvoří náš team 220 kolegů v Brně, Praze a v německém Roßtalu a své zastoupení máme již 15 let i ve Švýcarsku. Naší předností je výrobní zázemí přímo v Brně, vlastní Fulfillment centrum a kolegové s bohatými pracovními zkušenostmi z různých oborů. Za celou dobu naší působnosti na trhu máme i širokou síť prověřených dodavatelů po celém světě, takže svým klientům dokážeme nabídnout ten nejvyšší standard.

Přesun do online prostředí a vlna koronaviru to ještě urychlila. Do budoucna si myslíme, že se trend kamenných prodejen přesune více k zážitkům. Kamenné prodejny budeme navštěvovat především kvůli inspiraci.

Kolik lidí aktuálně tvoří váš tým a jakým způsobem máte rozdělenou práci?

Aktuálně je zatím 15 lidí, kteří využívají Freelo na maximum – v nejbližší době však plánujeme integrovat i ostatní kolegy ve firmě. Práce ve Freelu nám umožňuje hýbat jak s krátkodobými, tak dlouhodobými projekty. Aktuálně řešíme 4 dlouhodobé projekty a zbylých 6 krátkodobých, s tím, že každý kolega má pod sebou také své projekty jako například Organizace svého času ve stylu kanban nástěnky.

Ukázka sloupcového (tzv. kanban) zobrazení projektu ve Freelu.

Jak hledáte nové cesty a inspiraci pro komunikaci brandu vašich zákazníků? Čím je retail marketing specifický a jaká jsou jeho úskalí?

U nás v Authentice máme štěstí na kreativní a zkušené projekťáky. Nezaleknou se krkolomných zadání, ani neřešitelných problémů. Společně s konstruktéry i grafiky dokáží dát dohromady funkční koncept, který osloví. S našimi realizacemi se pravidelně účastníme českých soutěžních výstav Popai a německých Superstar Awards, pomyslných „Oscarových ocenění“ retail marketingu. Každá cena, kterou vyhrajeme, je oceněním i za naši práci, protože víme, že to děláme dobře.

Další ukázka realizace obchodu v nákupním domě.

V retail marketingu jde především o upoutání zákazníka během několika málo vteřin. Představte si sebe, když procházíte rušnou ulicí s množstvím aut a lidí. Náš klient má pár šancí, mnohdy jen sekund, než potenciální zákazník ztratí zájem a jeho reklama jednoduše zůstane bez povšimnutí. Obecně lze říct, že hlavním úskalím pro retail marketing je vizuální smog, naše práce musí nějakým způsobem vyčnívat z davu.

Na jednotlivých úkolech se můžeme okamžitě domluvit, nebrzdí nás odesílání mailů, nahrávání příloh ani osobní schůzky, kvůli jednoduchým otázkám.

Jaké výzvy vás čekají v nejbližší době v oblasti marketingu?

Obecně nás v oblasti marketingu čeká ještě mnoho výzev. V první řadě plánujeme posunout řízení všech projektů do srozumitelnější a digitálnější podoby, než tomu bylo doposud. Plánujeme tvorbu našich nových webů, zlepšení obsahu stránek, sjednocení komunikačních kanálů v celé firmě, nebo vůbec poprvé nasazení PPC reklam. Lze tedy říct, že naše plány jsou velké.

Dělali jste nějaká opatření vzhledem k současné situaci? Jak vás postihla karanténa? 

Jak jsme již zmínili, Authentica s.r.o. úzce spolupracuje s klienty, jejichž podnikání Covid velmi ovlivňuje. Vzhledem k tomu, že jsme se před pandemií převážně soustředili na výrobu dekorací, designování výstavních a retail prostor, POP a POS systémy, během lockdownů nebyly naše služby tak vyhledávané, jako tomu bylo v předchozích letech ve stejném období. Proto jsme se začali více soustředit na klienty z online prostředí a do budoucna plánujeme do tohoto odvětví proniknout hlouběji. 

Ukázka rozběhnutého projektu ve Freelu pro zákazníka.

Koronavirus urychlil i některé naše dlouhodobé projekty, které čekaly na vhodnou chvíli. V létě jsme otevřeli vlastní, zbrusu nové a moderní Fulfillment centrum, které momentálně expeduje 15 000 objednávek denně. Cílem bylo primárně ponechat práci našim zaměstnancům ve výrobě a především i v chráněné dílně. Našich zaměstnanců si vážíme a nechtěli jsme za žádnou cenu snižovat jejich stavy.

Díky zavedení Freela má náš Kapitán i naši vrchní lodní Generálové jasný přehled o všech zadaných, probíhajících i ukončených projektech.

Během jarní vlny koronaviru se naše společnost, až na pár vyjímek, přenesla do online prostředí a v kancelářích jsme udržovali jen nezbytně nutný počet lidí. Na přelomu března a dubna 2020 jsme se zapojili do výroby a distribuce ochranných pomůcek. Rychle jsme rozjeli výrobu ochranných štítů pro lékaře, různé instituce i veřejnost a dokázali jsme během velmi krátké doby pomoc těm, kteří to potřebují. Do této chvíle jsme dokázali vyrobit přes 500 000 ochranných štítů, z toho jsme 50 000 darovali nemocnicím, domovům pro seniory a potřebným.

Darované ochranné štítky firmy Authentica těm nejpotřebnějším.

Jaký podle vás bude vývoj situace v oblasti retailu?

V oblasti retail marketingu dlouhodobě sledujeme přesun do online prostředí a vlna koronaviru to ještě urychlila. Do budoucna si myslíme, že se trend kamenných prodejen přesune více k zážitkům. Kamenné prodejny budeme navštěvovat především kvůli inspiraci. Obecně lze říct, že bude nárůst různých pop up obchodů, tedy dočasných prodejen, kde se nejen podíváme na nové zboží, ale necháme se i vtáhnout do myšlení značky. Velký boom přinesou i koncept story, které se u nás už samozřejmě vyskytují, ale český zákazník si na ně musí ještě zvyknout. Můžeme je přirovnat k malému pomyslnému muzeu moderního umění, které ale prezentuje hlavní myšlenku značky nebo její nejnovější trendy.

S nápadem „srovnat projekty ve firmě“ přišel náš aktuální kapitán Freelo účtu, který si ze startu vše bedlivě pročetl, shlédl všechny workshopy, aby zjistil, jak Freelo funguje a zda pro nás bude přínosem.

Začali jste pracovat na dálku? Byl pro vás přechod na home office náročný? 

U nás v Authentice jsme se vždy snažili vycházet našim kolegům vstříc, takže práce na dálku pro nás nebyla úplná novinka. Máme vlastní interní systém atta sys, kam se naši zaměstnanci mohou připojit odkudkoliv, klidně i z pláže. S příchodem první jarní vlny, kdy ještě nikdo nevěděl, jestli přijde úplná „zombie apokalypsa“, nebo jak velký dopad bude pandemie mít, jsme se všichni z kanceláří přesunuli na striktní home office. Asi po 4 týdnech se kolegové začali opět vracet, ale protikoronavirová opatření u nás zůstala a stále platí, takže práce z domu pro nás rozhodně není problém.

Část týmu v předvánočním čase roku 2020.

Nedávno jste začali naplno používat Freelo. S jakými problémy jste se nejčastěji potýkali před zavedením Freela?

Ano, to je pravda s Freelem teprve začínáme, ale už teď je znát rozdíl. Před nástupem Freela se veškerá komunikace kolem projektů, řešila jen pomocí emailu, mobilního telefonu a formou osobních konzultací. Hotová řešení se propisovala rovnou do našeho interního systému atta sys a díky tomu občas mohlo docházet k drobným biasům.

Jaké výhody z jeho používání pro vás vyplývají?

Díky zavedení Freela má náš Kapitán i naši vrchní lodní Generálové jasný přehled o všech zadaných, probíhajících i ukončených projektech. Na jednotlivých úkolech se můžeme okamžitě domluvit, nebrzdí nás odesílání mailů, nahrávání příloh ani osobní schůzky, kvůli jednoduchým otázkám. Celý projekt vidíme najednou a to včetně příloh a komentářů s časovou osou, takže teď nám žádná informace neuplave. Další výhodu vidíme i ve snažší a přehlednější spolupráci s externisty, protože můžeme vést projekty o více lidech a nezdržujeme se zdlouhavou emailovou komunikací.

Než jsme se rozhodli zavést Freelo, předcházel tomu zevrubný průzkum trhu. Ačkoliv u nás v Authentice s klienty komunikujeme v angličtině i němčině na denní bázi, hledali jsme jednoduchý nástroj pro správu projektů v češtině.

Co bylo hlavním hnacím důvodem, proč jste začali Freelo zavádět?

Bylo to právě kvůli lepšímu přehledu o chodu celé firmy. Našim klientům poskytujeme širokou škálu služeb. Téměř každá zakázka se skládá z několika dílčích činností, které nyní díky Freelo, můžeme mít všechny přehledně na jednom místě. Ulehčuje komunikaci, snadno se prioritizují jednotlivé úkoly a je skvělé, že lze i v rámci jednoho projektu, řešit několik podúkolů zároveň. 

Jak jste postupovali při zavádění Freela (příp. práce na dálku)? Inspiroval vás někdo nebo něco?

S nápadem „srovnat projekty ve firmě“ přišel náš aktuální kapitán Freelo účtu, který si ze startu vše bedlivě pročetl, shlédl všechny workshopy, aby zjistil, jak Freelo funguje a zda pro nás bude přínosem. Díky tomu nebyl potřeba testovací tým, protože tuto aktivitu zvládl Kapitán se svým prvním správcem. Nejprve si vytvořili registraci, nastavili notifikace a pak jen testovali, jak funguje přidání úkolů, přiřazování člena k úkolům, měření času nad konkrétními úkoly a také využití předepsaných šablon ve Freelu – až poté jsme přidali další členy naší posádky.

Část týmu authenticy na výjezdu v Rakousku.

Než jsme se rozhodli zavést Freelo, předcházel tomu zevrubný průzkum trhu. Ačkoliv u nás v Authentice s klienty komunikujeme v angličtině i němčině na denní bázi, hledali jsme jednoduchý nástroj pro správu projektů v češtině. Přeci jen, časem budeme chtít vést veškeré projekty online a rádi bysme jejich vedení ulehčili všem.

Jak vypadá organizace práce v Authentica? Jak máte rozdělené zákazníky nebo projekty? Používáte šablony? Jak plánujete práci? Inspirujte prosím ostatní uživatele.

Práci ve Freelu máme rozdělenou na určité projekty, které aktuálně řešíme. Šablony jsme zatím využili jen dvě a to pro obchodní poradu a také „Nauč se s Freelem“, která nového člena provede základními funkcemi Freela, aby jej mohl začít naplno používat.

Co se týče zákazníků/klientů, využíváme také Raynet, který má možnost implementovat Freelo přímo do systému a tím ulehčuje týmu sales plnit dané úkoly pod určitým klientem.

Ukázka klientského projektu ve Freelu se soubory a poznámkami.

Jaké další nástroje a postupy máte zavedené? Bez jakých pomůcek/nástrojů si nedovedete představit chod firmy?

Aktuálně se snažíme firemní komunikaci sloučit tak, aby bylo vše pro každého zaměstnance přehledné. Nejvíce využívanými nástroji kromě e-mailového řešení je Freelo, Raynet a pro rychlou interní komunikaci momentálně zavádíme Teams.

Za krátkou dobu jsme udělali velký posun, komunikace nad projekty ve Freelo je plynulá a s okamžitou pozitivní odezvou. Jakékoliv hledání, zadávání úkolů nebo nahrávání souborů je intuitivní a výuková videa to ještě zjednodušila. Moc se těšíme, až zapojíme všechny kolegy i vybrané klienty, protože i když řešení projektů občas bývá oříšek, samotné zadávání projektů složité být nemusí.

Obor Retail
Tým in-store design
Velikost týmu 200+
Naloďte se do Freela a dosahujte cílů s menším úsilím
Chci na palubu

Jak Freelo používají v dalších týmech