Jak Greenwatt uřídí celou zakázku na fotovoltaiku: ve Freelu od poptávky po montáž a servis

Greenwatt instaluje fotovoltaické elektrárny, tepelná čerpadla a klimatizace na klíč. Na trhu s fotovoltaikou působí už od roku 2017. Tehdy pod názvem Mylux jako jedni z prvních instalovali krytinu ze solárních tašek. Jak rostl počet projektů i zaměstnanců, začali mít v zakázkách docela binec. Proto zkusili Freelo. Jak se i s třicetičlenným týmem dostali zpátky do sedla, vám prozradíme, když budete číst dál. 😉

„Celý proces se ucelil, aniž bychom radikálně změnili workflow.“

Josef Král – Project Manager v Greenwatt

Tým GreenWatt. Zdroj: archiv firmy

Přibylo zakázek a informace se začaly ztrácet

Greenwattu zůstalo po mateřské firmě napojení na velkoobchod Memodo, díky kterému získává ty nejkvalitnější komponenty v nejkratším možném termínu. Takže zakázek přibývalo. Sám o sobě by to byl důvod k radosti. Jenže už nestačilo, aby si realizační tým a projekťák předávali informace jen tak, kde a kdy je napadne. Všichni se v tom začali trochu ztrácet. Hrozilo, že se to projeví v kvalitě práce i zákaznického servisu.

„Komunikace u fotovoltaických projektů probíhala různě – přes e-mail, telefon, WhatsApp i jinde. Jak přibývalo zakázek, hromada věcí nám propadla a nikdo pořádně netušil proč. Vše naštěstí vyřešilo Freelo.“

Josef Král – Project Manager v Greenwatt

Věděli jste o fotovoltaice?

Zájem o fotovoltaiku na začátku milénia rychle stoupal. Podle mezinárodní agentury pro obnovitelné zdroje energie (IRENA) byla v roce 2022 celosvětová kapacita nainstalovaných fotovoltaických elektráren dvojnásobná (1 100 GW) oproti roku 2015. V Česku k boomu fotovoltaiky přispělo v roce 2005 přijetí zákona 180/2005 Sb. o podpoře obnovitelných zdrojů elektřiny a skokové snížení ceny fotovoltaických panelů o 3 roky později.

5 důvodů, proč si v Greenwattu vybrali Freelo

• Vše je na jednom místě: Veškerá dokumentace, komunikace i organizace práce.
• Není potřeba nic speciálně archivovat: Ke všemu se snadno vrátí i po několika měsících.
• Šablony: V 80 % případů má realizace fotovoltaiky stejný postup. Díky šablonám v Greenwattu šetří čas při zakládání projektu a lépe si ohlídají celý proces zakázky.
• Příjemné uživatelské prostředí: Vyhovuje lidem v kanceláři i v terénu.
• Mobilní aplikace: Obsahuje všechny funkce jako na desktopu + focení přímo do komentáře. Pro realizační tým naprostý deal-braker.

Všechny podklady včas a v pořádku

Vyvstala tedy potřeba zavést do firmy takový nástroj, ve kterém zvládnou odřídit celou realizaci – od poptávky po montáž a servis. Nástroj, kde bude dokumentace k projektům, komunikace a úkoly pro všechny, kdo na projektu pracují.

„Od zavedení Freela se dokumenty a podklady pro zakázky předávají včas a celý proces se nám zrychluje.“

Josef Král – Project Manager v Greenwatt

Obrázek 1: Podklady jsou na jednom místě. Mají přiřazené řešitele a termíny. Je možné je i komentovat. Zdroj: Archiv Greenwatt

Nezdržovat se zbytečnou rutinou

Většina zakázek ve fotovoltaickém businessu si je podobná jako vejce vejci. Díky šabloně se tým nezdržuje vytvářením projektu a rovnou se vrhá do práce. Navíc se tím daří celý proces sjednotit.

Obrázek 2: Nastavení šablony urychlí a usnadní práci. Zdroj: Archiv Greenwatt

Snadné vyhledávání

U instalace fotovoltaiky je někdy potřeba se k zakázce vracet. Dohledat, kdo na ní pracoval, co bylo použito za systém a komponenty, jakým způsobem probíhala komunikace. Případně jestli někde nevznikla chyba a zda šlo něco udělat lépe. S tím pomáhá struktura projektů i fulltextové vyhledávání.

Každá zakázka má svůj projekt rozdělený do To-Do listů. Tak jsou všechny podklady na jednom místě a k dispozici kdykoliv (i zpětně). Zdroj: Archiv Greenwatt

„Když je potřeba se po nějaké době (několik měsíců i let zpět) vrátit k zakázce, tak rychle dohledáme všechny údaje včetně komunikace“

Josef Král – Project Manager v Greenwatt

Obrázek 4: Podklady na jednom místě snadno najdete – i na ně odkážete nebo je všechny naráz uložíte. Zdroj: Archiv Greenwatt

Komunikace mezi terénem a kanceláří běží na jedničku

Ve firmě pracuje téměř 30 lidí, kteří se dělí do obchodních, montážních, servisních a administrativních týmů. Gró práce probíhá v terénu. Důležitou roli proto hraje mobilní aplikace. Prostřednictvím Freela si v Greenwattu předávají nejen podklady k montáži, ale i postřehy z toho, jak instalace probíhala. Kromě fotek můžou reporty obsahovat také videa nebo hlasové zprávy.

Obrázek 5: Report přímo z montáže doplněný o fotky. Zdroj: Archiv Greenwatt

Přehled o efektivitě práce pro šéfy

Šéfové v Greenwattu se zajímají o produktivitu a efektivitu týmu. Proto sledují metriky jako počet splněných úkolů nebo uzavřených projektů za určité časové období. Freelo jim také nabízí přehledy, které vycházejí z timetrackingu. V nich okamžitě vidí, kolik času zaměstnanci tráví jednotlivými aktivitami. Díky tomu snadněji vyhodnotí, které investice se vyplácejí, nebo které procesy je potřeba narovnat. K tomu samozřejmě sbírají zpětnou vazbu přímo od zaměstnanců.

Nejoblíbenější funkce Freela podle Greenwattu

• Šablony
• Diskuse pod úkoly
• Vkládání fotek a dokumentů k úkolům
• Mobilní aplikace

V Greenwatt zatím úspěšně dokončili 7.600 úkolů v 104 projektech.

Tip od Greenwatt

Zavádějte Freelo postupně a po částech. Nejprve čerpejte inspiraci na webinářích, v nápovědě, zkoušejte si to a pak průběžně zavádějte.

„Svolat si všechny lidi ve firmě a říct: ‚tady máte Freelo, nějak se to naučte‘, by nebyla dobrá strategie. Proto jsem čerpal inspiraci na webinářich a v nápovědě. Nejdřív si vše zkoušel sám a pak průběžně zaváděl. Díky tomu se všichni s Freelem rychle naučili a dobře ho přijali.“

Josef Král – Project Manager v Greenwatt