Ako Authentica, špecialisti na in-store design, zlepšili vďaka Freelu internú komunikáciu a sprehľadnili organizáciu práce

Za Freelo sa pýta Kateřina Jozífová
Za Authentica odpovedá Miroslav Hanák

Predstavte nám spoločnosť Authentica s.r.o. Čím sa zaoberáte? Čo výnimočného robíte?

Brnenská spoločnosť Authentica s.r.o. je na trhu 18 rokov a našou hlavnou doménou je kompletná výroba POP a POS systémov, in store dekorácií, návrhy dizajnu výkladov, ich následná kompletné realizácie a mnoho ďalších služieb. K našim klientom patria zvučné mená ako Hugo Boss, C&A, Nestlé a Waterdrop.

Výsledok práce jednej z mnohých realizácií firmy Authentica.

V súčasnej dobe tvoria náš team 220 kolegov v Brne, Prahe a v nemeckom Roßtalu a svoje zastúpenie máme už 15 rokov aj vo Švajčiarsku. Našou prednosťou je výrobné zázemie priamo v Brne, vlastné Fulfillment centrum a kolegovia s bohatými pracovnými skúsenosťami z rôznych odborov. Za celú dobu našej pôsobnosti na trhu máme aj širokú sieť preverených dodávateľov po celom svete, takže svojim klientom dokážeme ponúknuť ten najvyšší štandard.

Presun do online prostredia vlna koronavíru ešte urýchlila. Do budúcnosti si myslíme, že sa trend kamenných predajní presunie viac k zážitkom. Kamenné predajne budeme navštevovať predovšetkým kvôli inšpiráciu.

Koľko ľudí aktuálne tvoria váš tím a akým spôsobom máte rozdelenú prácu?

Aktuálne je zatiaľ 15 ľudí, ktorí využívajú Freelo na maximum – v najbližšej dobe však plánujeme integrovať aj ostatných kolegov vo firme. Práca vo Freelu nám umožňuje hýbať s krátkodobými,aj dlhodobými projekty. Aktuálne riešime 4 dlhodobé projekty a zvyšných 6 krátkodobých. Každý kolega má pod sebou tiež svoje projekty ako napríklad Organizácia svojho času v štýle kanban nástenky.

Ukážka stĺpcového (tzv. uanban) zobrazenie projektu vo Freelu.

Ako hľadáte nové cesty a inšpiráciu pre komunikáciu brandu vašich zákazníkov? Čím je retail marketing špecifický a aké sú jeho úskalia?

U nás v Authentica máme šťastie na kreatívne a skúsene projekťáky. Nezľaknú sa krkolomných zadania, ani neriešiteľných problémov. Spoločne s konštruktérmi i grafiky dokážu dať dohromady funkčný koncept, ktorý osloví. S našimi realizáciami sa pravidelne zúčastňujeme českých súťažných výstav Popai a nemeckých Superstar Awards, pomyselných „Oscarových ocenení“ retail marketingu. Každá cena, ktorú vyhráme, je ocenením aj za našu prácu, pretože vieme, že to robíme dobre.

Ďalšia ukážka realizácie obchodu v nákupnom domu.

V retail marketingu ide predovšetkým o upútanie zákazníka počas niekoľkých málo sekúnd. Predstavte si seba, keď prechádzate rušnú ulicou s množstvom áut a ľudí. Náš klient má pár šancí, veľakrát len ​​sekúnd, než potenciálny zákazník stratí záujem a jeho reklama jednoducho zostane bez povšimnutia. Všeobecne možno povedať, že hlavným úskaliam pre retail marketing je vizuálny smog, naša práca musí nejakým spôsobom vyčnievať z davu.

Na jednotlivých úlohách sa môžeme okamžite dohovoriť, nebrzdí nás odosielanie mailov, nahrávanie príloh ani osobné schôdzky, kvôli jednoduchým otázkam.

Aké výzvy vás čakajú v najbližšej dobe v oblasti marketingu?

Všeobecne nás v oblasti marketingu čaká ešte veľa výziev. V prvom rade plánujeme posunúť riadenie všetkých projektov do zrozumiteľnejšie a digitálnější podoby, než tomu bolo doteraz. Plánujeme tvorbu našich nových webov, zlepšenie obsahu stránok, zjednotenie komunikačných kanálov v celej firme, alebo vôbec prvýkrát nasadenie PPC reklám. Možno teda povedať, že naše plány sú veľké.

Robili ste nejaké opatrenia vzhľadom na súčasnú situáciu? Ako vás postihla karanténa?

Ako sme už spomenuli, Authentica s.r.o. úzko spolupracuje s klientmi, ktorých podnikanie covid veľmi ovplyvňuje. Vzhľadom k tomu, že sme sa pred pandémiou prevažne sústredili na výrobu dekorácií, dizajnovaní výstavných a retail priestorov, POP a POS systémy, počas lockdownu neboli naše služby tak vyhľadávané, ako tomu bolo v predchádzajúcich rokoch v rovnakom období. Preto sme sa začali viac sústrediť na klientov z online prostredia a do budúcna plánujeme do tohto odvetvia preniknúť hlbšie.

Ukážka rozbehnutého projektu vo Freelu pre zákazníka.

Koronavírus urýchlil aj niektoré naše dlhodobé projekty, ktoré čakali na vhodnú chvíľu. V lete sme otvorili vlastné, zbrusu nové a moderné Fulfillment centrum, ktoré momentálne expeduje 15,000 objednávok denne. Cieľom bolo primárne ponechať prácu našim zamestnancom vo výrobe a predovšetkým aj v chránenej dielni. Našich zamestnancov si vážime a nechceli sme za žiadnu cenu znižovať ich stavy.

Vďaka zavedeniu Freela má náš Kapitán aj naši vrchný lodnej Generáli jasný prehľad o všetkých zadaných, prebiehajúcich aj ukončených projektoch.

Počas jarnej vlny koronavírusy sa naša spoločnosť, až na pár výnimiek, preniesla do online prostredia a v kanceláriách sme udržiavali len nevyhnutne nutný počet ľudí. Na prelome marca a apríla 2020 sme sa zapojili do výroby a distribúcie ochranných pomôcok. Rýchlo sme rozbehli výrobu ochranných štítov pre lekárov, rôzne inštitúcie aj verejnosť a dokázali sme počas veľmi krátkej doby pomoc tým, ktorí to potrebujú. Do tejto chvíle sme dokázali vyrobiť vyše 500 000 ochranných štítov, z toho sme 50 000 darovali nemocniciam, domovom pre seniorov a potrebným.

Darované ochranné štítky firmy Authentica tým najbiednejším.

Aký podľa vás bude vývoj situácie v oblasti retailu?

V oblasti retail marketingu dlhodobo sledujeme presun do online prostredia a vlna koronavírusu to ešte urýchlila. Do budúcna si myslíme, že sa trend kamenných predajní presunie viac k zážitkom. Kamenné predajne budeme navštevovať predovšetkým kvôli inšpiráciu. Všeobecne možno povedať, že bude nárast rôznych pop up obchodov, teda dočasných predajní, kde sa nielen pozrieme na nový tovar, ale necháme sa aj vtiahnuť do myslenia značky. Veľký boom prinesú aj koncept story, ktoré sa u nás už samozrejme vyskytujú, ale český zákazník si na ne musí ešte zvyknúť. Môžeme ich prirovnať k malému pomyselnému múzeu moderného umenia, ktoré ale prezentuje hlavnú myšlienku značky alebo jej najnovšie trendy.

S nápadom „zrovnať“ projekty vo firme prišiel náš aktuálny kapitán Freelo účtu, ktorý si zo štartu všetko pozorne prečítal, zhliadol všetky workshopy, aby zistil, ako Freelo funguje a či pre nás bude prínosom.

Začali ste pracovať na diaľku? Bol pre vás prechod na home office náročný?

U nás v Authentica sme sa vždy snažili vychádzať našim kolegom v ústrety, takže práca na diaľku pre nás nebola úplná novinka. Máme vlastné interný systém atta sys, kam sa naši zamestnanci môžu pripojiť odkiaľkoľvek, pokojne aj z pláže. S príchodom prvé jarné vlny, keď ešte nikto nevedel, či príde úplná „zombie apokalypsa“, alebo ako veľký vplyv bude pandémia mať, sme sa všetci z kancelárií presunuli na striktný home office . Asi po 4 týždňoch sa kolegovia začali opäť vracať, ale protikoronavirová opatrenia u nás zostala a stále platí. Práca z domu pre nás rozhodne nie je problém.

Časť tímu v predvianočnom čase roku 2020.

Nedávno ste začali naplno používať Freelo. S akými problémami ste sa najčastejšie stretávali pred zavedením Freela?

Áno, to je pravda. S Freelom ešte len začíname, ale už teraz je poznať rozdiel. Pred nástupom Freela sa všetka komunikácia okolo projektov, riešila len pomocou emailu, mobilného telefónu a formou osobných konzultácií. Hotové riešenia sa propisovala rovno do nášho interného systému atta sys a vďaka tomu občas mohlo dochádzať k drobným biasům.

Aké výhody z jeho používania pre vás vyplývajú?

Vďaka zavedeniu Freela má náš Kapitán aj naši vrchný lodnej Generáli jasný prehľad o všetkých zadaných, prebiehajúcich aj ukončených projektoch. Na jednotlivých úlohách sa môžeme okamžite dohovoriť, nebrzdí nás odosielanie mailov, nahrávanie príloh ani osobné schôdzky, kvôli jednoduchým otázkam. Celý projekt vidíme naraz a to vrátane príloh a komentárov s časovou osou, takže teraz nám žiadna informácia neuplávajú. Ďalšiu výhodu vidíme aj vo ľahšiu a prehľadnejšie spoluprácu s externistami, pretože môžeme viesť projekty o viacerých ľuďoch a nezdržujeme sa zdĺhavú emailovou komunikáciou.

Než sme sa rozhodli zaviesť Freelo, predchádzal tomu podrobný prieskum trhu. Hoci u nás v Authentica s klientmi komunikujeme v angličtine aj nemčine na dennej báze, hľadali sme jednoduchý nástroj pre správu projektov v češtine.

Čo bolo hlavným hnacím dôvodom, prečo ste začali Freelo zavádzať?

Bolo to práve kvôli lepšiemu prehľadu o chode celej firmy. Našim klientom poskytujeme širokú škálu služieb. Takmer každá zákazka sa skladá z niekoľkých čiastkových činností, ktoré teraz vďaka Freelu, môžeme mať všetky prehľadne na jednom mieste. Uľahčuje komunikáciu, ľahko sa prioritizují jednotlivé úlohy a je skvelé, že možno aj v rámci jedného projektu, riešiť niekoľko podúloh zároveň.

Ako ste postupovali pri zavádzaní Freela (príp. práca na diaľku)? Inšpiroval vás niekto alebo niečo?

S nápadom „zrovnať projekty vo firme“ prišiel náš aktuálny kapitán Freelo účtu, ktorý si zo štartu všetko pozorne prečítal, zhliadol všetky workshopy, aby zistil, ako Freelo funguje a či pre nás bude prínosom. Vďaka tomu nebol potreba testovací tím, pretože túto aktivitu zvládol kapitán so svojím prvým správcom. Najprv si vytvorili registráciu, nastavili notifikácia a potom len testovali, ako funguje pridanie úloh, priraďovanie člena k úlohám, meranie času nad konkrétnymi úlohami a tiež využitie predpísaných šablón vo Freelo – až potom sme pridali ďalších členov našej posádky.

Časť tímu Authentica na výjazde v Rakúsku.

Než sme sa rozhodli zaviesť Freelo, predchádzal tomu podrobný prieskum trhu. Hoci u nás v Authentica s klientmi komunikujeme v angličtine aj nemčine na dennej báze, hľadali sme jednoduchý nástroj pre správu projektov v češtine. Predsa len, časom budeme chcieť viesť všetky projekty online a radi by sme ich vedenie uľahčili všetkým.

Ako vyzerá organizácia práce v Authentica? Ako máte rozdelené zákazníkov alebo projekty? Používate šablóny? Ako plánujete prácu? Inšpirujte prosím ostatných užívateľov.

Prácu vo Freelo máme rozdelenú na určité projekty, ktoré aktuálne riešime. Šablóny sme zatiaľ využili len dve a to pre poradu a tiež „Nauč sa s Freelem“, ktorá nového člena prevedie základnými funkciami Freela, aby ho mohol začať naplno používať.

Čo sa týka zákazníkov/klientov, využívame tiež Raynet, ktorý má možnosť implementovať Freelo priamo do systému a tým uľahčuje tímu sales plniť dané úlohy pod určitým klientom.

Ukážka klientskeho projektu vo Freelu so súbormi a poznámkami.

Aké ďalšie nástroje a postupy máte zavedené? Bez akých pomôcok/nástrojov si nedokážete predstaviť chod firmy?

Aktuálne sa snažíme firemnú komunikáciu zlúčiť tak, aby bolo všetko pre každého zamestnanca prehľadné. Najviac využívanými nástrojmi okrem e-mailového riešenie je Freelo, Raynet a pre rýchlu internú komunikáciu momentálne zavádzame Teams.

Za krátku dobu sme urobili veľký posun, komunikácia nad projektmi vo Freelu je plynulá a s okamžitou pozitívnou odozvou. Akékoľvek hľadanie, zadávanie úloh alebo nahrávanie súborov je intuitívne a výukové videá to ešte zjednodušila. Moc sa tešíme, až zapojíme všetkých kolegov aj vybraných klientov, pretože aj keď riešenie projektov občas býva oriešok, samotné zadávanie projektov zložité byť nemusí.

Odbor Retail
Tím In-store design
Veľkosť tímu 200+
Naloďte sa do Freela a dosahujte cieľov s menším úsilím
Chcem na palubu

Ako Freelo používajú v ďalších tímoch