Ako v MC účtovníctvo a dane organizujú prácu agilným scrumem a prečo odišli z Trella do Freela

Za Freelo sa pýtá Karolína Petrželová
Za MC účtovníctvo a dane zodpovedá Michal Cvrček

Predstavte nám pre lepší kontext vašej firmu - čo robíte, pre koho a prečo ste sa do toho pustili?

Spracovávame účtovníctvo a dane formou outsourcingu pre našich klientov, ktorým vďaka tomu šetríme čas, starosti a najmä peniaze.

V čom je MC výnimočné oproti iným účtovným firmám?

Nie sme obyčajní účtovníci, ktorým na konci každého mesiaca pošlite doklady, oni vám povedia, koľko máte zaplatiť DPH a tým to končí. Naša práca tu ešte len začína, pretože spracovať podklady k DPH je základ, ktorý by mal urobiť každý účtovník. Naším cieľom je, aby klient mal každý mesiac prehľad o tom, ako jeho firma funguje, aké má hospodárske výsledky, poradiť mu (analyzovať) stratové oblasti jeho podnikania atď. Skrátka, aby riadili svoju firmu na základe čísiel, ktoré my im dodáme. Pre nás je najdôležitejšie, aby klient prosperoval.

Používali sme Trello, ale to nám prestalo vyhovovať. Nebolo to toľko prehľadné, podpora nebola v češtine, občas sme sa v tom strácali. Chýbali nám tam funkcie, ktoré Freelo má.

Koľko ľudí aktuálne tvorí tím a akým spôsobom máte rozdelenú prácu?

Náš tím má aktuálne 9 ľudí a prácu máme rozdelenú na účtovné a mzdové oddelenie. Každý člen tímu má na starosti určitý počet klientov, ktorým je k dispozícii a perfektne pozná ich firmu.

Bez akých nástrojov/pomôcok si nedokážete predstaviť pracovný deň?

Aplikačný stack , ktorý používajú v MC pre komunikáciu a organizáciu dát.

Z koľkých lokalít aktuálne pracujete?

Pracujeme z našich kancelárií v Ústí nad Labem a 2 členovia tímu pracujú z domova.

Pracujete aj s externými kolegami a spolupracovníkmi?

1 externista, ktorý spracováva Intrastat, pracuje z kancelárie v Prahe.

Aké organizačné techniky/nástroje používate pre plánovanie a synchronizáciu pracovných činností?

Každé ráno máme Scrum, ktorý je max na 10-15 minút, kde si povieme, čo sa bude daný deň robiť. Odovzdáme si informácie naprieč klientov. Client owner, ktorý má na starosti komunikáciu s klientom a pozná jeho potreby, určí, čo sa musí alebo čo klient potrebuje a čo sa k tomu prípadne musia dodať od iných členov tímu - napríklad zo mzdového oddelenia. Ja ako Scrum master do toho prípadne zasahujem s tým, že určím priority pre daný deň. Stane sa, že účtovná povie, dnes budem robiť vec X pre klienta Y, ale pretože niečo horí niekde inde, tak operatívne presunieme sily, kam je třeba.🙂

Každý deň o 9.10 h začína Scrum, kde je každý už pripravený a svoje úlohy má zaznamenané vo Freelu. Zobrazíme to na televíziu v zasadačke, prejdeme to a ideme pracovať.

Ukážka agilného Scrum boardu rozdeleného podľa jednotlivých pracovníkov.

Čo alebo kto vám najviac ničí tímovú produktivitu? Na čo si dať pozor?

Žiadne také problémy nemáme, všetci členovia tímu sú zodpovední a robia pre dobro firmy maximum. Jediné, čo občas brzdí produktivitu, je prechod na nové technológie, než si všetko sadne a zájde sa. Inak klasické veci, ráno si povieme, čo všetko sa dnes urobí, potom príde telefonát od klienta, ktorý niečo potrebuje ASAP, takže na tom začneme pracovať a večer zistíme, že z denných úloh sa neurobilo nič. 🙂

Ale sme účtovný a sme tu pre klientov, takže to berieme ako súčasť našej práce.

Produktivitu sledujeme jenoduše. Mrkneme do Freela a hneď vieme, kto je po termínoch.

Žiadny tím nie je dokonalý. Podeľte sa o nejaké problémy, ktoré ste v tíme riešili a ako ste na to vyzreli?

Nedávna pandémie a karanténa nám ľahko spríjemnili prácu . Vláda mala každý deň X tlačoviek, kde sa menili podmienky pre pomoc podnikateľom zo dňa na deň. Museli sme denne sledovať tieto zmeny, informovať klientov, riešiť ich problémy. Bolo toho dosť. Niektorí členovia tímu museli pracovať z domu, na ranné Scrum boli pripojení cez Google Meet, vďaka Freelu práce neviazol a stále bol rovnako jasný prehľad v tom, kto čo má na starosti .

Prečítajte si tiež PNM Michala Kubíčka pomáha cez Freelo svojim klientom k vyšším ziskom

Čo je na prevádzkovanie účtovné firmy najťažšie? Čo sú najväčšie výzvy?

Nezabúdať na termíny, mať stanovenej zodpovednosti na každú úlohu a nestrácať prehľad nad jednotlivými klientmi a ich potrebami . V poslednej dobe je to aj dosť o technológiách, ktoré náš odbor začali ovplyvňovať. Digitalizácia dát, AI a ďalšie nástroje. Akonáhle vidíme niečo, kde by sme ušetrili čas, alebo náklady, tak sa snažíme hneď implementovať. 🙂

Ako ste si organizovali prácu pred Freelem?

Používali sme Trello, ale to nám prestalo vyhovovať . Nebolo to toľko prehľadné, pomoc nebola v češtine, občas sme sa v tom strácali. Chýbali nám tam funkcie, ktoré potrebujeme pre našu prácu.

U každého klienta máme vyplnené základné informácie, informácie o platiteľstvo DPH, prípadne nejaké ďalšie info.
Šablóna poznámky, ktorú máme vyplnenú a pripnutú u každého klientskeho projektu.

Prečo ste zvolili Freelo a aké bolo jeho zavádzanie do tímu?

Dôvodu bolo niekoľko, veľká škála dostupných funkcionalít, prehľadnosť, hlavne česká podpora, timetracking. Tak ako u každého nového systému bol rozjazd pomalší, pretože sme museli u každého projektu (klienta) nastaviť všetky veci, ktoré sa u neho musí sledovať, zaúčtovávať, kontrolovať. Nastaviť zodpovednosti, termíny, opakované úlohy atď. Proste postaviť to celé na mieru danému klientovi. Nejaké klientov sme importovali z Trella, ale bolo ich pár. U väčšiny sme to postavili znova a lepšie, aby sme vyťažili maximálny funkcionalitu Freela.

Prečítajte si tiež Najpoužívanejšie funkcie Freela, vďaka ktorým dostanete vašu účtovnú firmu do formy

Na koľkých projektoch súčasne teraz pracujete?

Blížime sa k 50 projektom, takže to onedlho vyzerá na prechod na tarif Business. 🙂

Ako máte projekty vo Freelu rozdelené?

Ako už bolo spomenuté v predchádzajúcej otázke, pre každého klienta máme samostatný projekt, tento projekt sa ďalej vetví na jednotlivé To-Do Listy.

Takto vyzerá projekt u klienta, ktorému sa spracováva účtovníctvo na týždennej báze. Používame štítky podľa oddelení, termíny, zodpovednosti a opakované úlohy.

Sú to skôr krátkodobé, alebo dlhodobé záležitosti?

Oboje, od denných úloh, napriek opakovaným týždenné, mesačné úlohy, až po kvartálne a ročné úlohy. Už teraz máme u pár klientov napísané, na čo nezabudnúť za rok v budúcom daňovom priznaní k dani z príjmov.

Toto už je konkrétna úloha z To-do listu týždenných prác. Je tam všetko step by step vrátane kontroly od ďalšieho člena tímu. Zároveň je u opakované úlohy dole komentár, kde je ešte doplňujúce info.

Sledujete do detailu produktivitu, alebo efektivitu vášho tímov? Podľa čoho spoznáte, že všetko šliape?

Ráno si otvoríme Freelo a mrknem, kto je po termínoch. 🙂

Máte nejaké špecifiká v rámci tímovej spolupráce, ktoré ovplyvňujú úspech projektov alebo ich náročnosť?

Úspech projektov ovplyvňuje komunikácie v tíme a odovzdávanie informácií . Hlavne by som zdôraznil, že sme TÍM, sme tu jeden pre druhého, máme dobré vzťahy, pomáhame si.

Ako riešite komunikáciu s klientmi a aké nástroje a kanály k tomu využívate?

Google Meet, email, skype, WhatsApp, Signal, telefón. Prispôsobujeme sa klientom. Aj napriek dobu, kedy je všetko online a sú všemožné nástroje na spojenie, tak osobné stretnutie je proste vždy najviac. Nenahradíte to ničím.

Máme aj opakovanú úlohu pre upratovačky, aby vedel, kedy má pripraviť popolnice na odvoz.

Ako zaúča nových členov tímu do Freela a celého pracovného workflow?

Pomocou interných školení. Máme v pláne si poupraviť šablónu, ktorú som videl na stránkach Freela. 🙂

Máte nejaké návody alebo „best practices“ pre používanie Freela ako účtovná firma?

Každá úloha a proces nech má termín, zodpovednú osobu a základné info . Nič viac nie je potrebné.

Ktoré funkcie Freela sú pre vás najužitočnejšie a prečo?

Možnosť si nastaviť opakovanie úloh bez nutnosťou zakaždým vytvoriť novú úlohu. Využitie šablón. Trackovanie času. Je toho veľa.

Najviac využívame opakovanie úloh bez nutnosťou zakaždým vytvoriť novú úlohu, šablóny a trackovanie času.

Ako máte vo Freelu zaznamenané klientov?

Čo klient to nový projekt.

Ako pracujete s podkladmi od klientov? Dávate ich priamo do Freela?

Doklady, ktoré nám klient prinesie fyzicky, digitalizujeme a následne originály klientom vraciame. Druhá možnosť je, že nám doklady klient rovno nasdílí, my ich spracujeme a presunieme do zložky spracované, aby bolo jasne vidieť, ktoré doklady už sú spracované a ktoré nie. Do Freela doklady od klientov nedávame.

Aké všetky procesy / funkcie vo firme vám Freelo rieši?

Komunikácia nad projektmi, scrum, interné operatívne veci, školenia, trackovanie času a veľa ďalších. Máme aj opakovanú úlohu pre upratovačky, aby pripravil popolnice na odvoz. 🙂

Ako si Freelo nastaviť dokonale pre účtovné firmu?

Účtovná firma to musí na mieru nastaviť svojmu klientovi. Čo som videl nejaké komentáre, tak by každý účtovný chcel, aby si tú šablónu stiahol už od vás a mal s tým čo najmenej práce. Podľa mňa sa univerzálna šablóna nedá stiahnuť. Vždy to musí byť na mieru klientovi. Účtovná firma by sa mala maximálne inšpirovať inými šablónami , ale vo finále si to rovnako urobiť po svojom.

Je niečo, čo vám na Freelu vadí, alebo vám v ňom chýba?

Chýba nám funkcia opakované úlohy, ktorá by sa vytvorila, bez toho že nie je dokončená pôvodná úloha. Príklad u klienta: Úloha "Zaúčtovať banku marec", kde nám chýba dokončiť poslednú Podúlohy, pretože sa čaká, až klient dodá posledný doklad. On ako to dodá, tak už potrebujeme, aby bola vytvorena opakovaná úloha "Zaúčtovať banku apríl" a nechceme škrtnúť banku marec, keď ešte nie je kompletne hotová. 😉

Musíme to zatiaľ riešiť šablónami, kde si sami pridáme aprílovú banku.

Keď sa povie Freelo, ktoré slová sa vám vybaví?

Organizácia, prehľad, istota.

Vďaka moc za inšpiratívne vhľad do fungovania vašej účtovné firmy

Rado sa stalo. 😉

Odbor Účtovníctvo, dane, financie
Tím Účtovná firma
Veľkosť tímu 1-10
Naloďte sa do Freela a dosahujte cieľov s menším úsilím
Chcem na palubu

Ako Freelo používajú v ďalších tímoch