V Sanasportu šetří Freelo čas a energii padesátičlennému týmu každý den

Není samozřejmostí, aby celý pracovní tým doslova žil oborem, ve kterém pracuje. V Sanasportu se ale snaží jít lidem vstříc ve všem, co dělají. Kromě e-shopu provozují kamenné prodejny – konkrétně v Praze a v Brně.

Celý bezmála padesátičlenný tým se stará inhouse o 360° marketing, vývoj e-shopu, pořádání sportovních eventů, videoreportáže z akcí nebo z testování produktů. To všechno vyžaduje angažovanost velkého množství lidí a také efektivní kooperaci. A právě v tomhle Freelo už od roku 2016 Sanasportu pomáhá nejvíce.

Brněnský tým Sanasportu při oslavě Sanasportin (= narozenin Sanasportu). Foto: Sanasport

Představení nových produktů v pražské prodejně Sanasportu. Foto: Sanasport

Velkou komplikací při práci ve velkém týmu pro nás byla nekonečná e-mailová komunikace. Jednoduše jsme se v ní ztráceli. E-mailová vlákna a řešení čehokoli napříč týmy bylo absolutně neefektivní. Proto jsme se rozhodli situaci změnit a vybrali si Freelo.popisuje manažer IT oddělení, Jaromír Krpálek.

Pred Freelom sme mali chaos v e-mailoch

Podle Krpálka hrály roli při výběru aplikace celkem tři hlavní aspekty. Všechny Freelo dokázalo bez problému pokrýt. Za prvé fakt, že je ryze českým nástrojem. Za druhé nabídlo rychlé řešení problému nepřehledné komunikace mezi jednotlivými týmy. Třetím faktorem byla rozumná fixní cena nerostoucí s počtem uživatelů, která nebránila rozšíření do celé firmy.

Jedna z mnoha diskuzí ve Freelu u úkolu. Foto: Sanasport

Týmy mají mezi sebou velmi dobré vztahy a na velkém množství úkolů úspěšně spolupracují.dodává Krpálek.

Úplne nové pracovné workflow

Vďaka Freelu sa v Sanasportu veľmi podstatne zmenilo pracovné workflow. Podarilo sa z veľkej časti obmedziť posielanie interných e-mailov i hromadnej korešpondencie. Skrátila sa doba, ktorá bola nutná pre prečítanie a spracovanie zadania projektu, či úlohy i celá diskusia. Ušetrený čas a energiu, ktoré boli potrebné pre dohľadávanie v e-mailoch, teraz môžu využiť na oveľa dôležitejšie aktivity. Priebežne tiež sledujú vyťaženie jednotlivých členov tímu a dokážu si kvalitnejšie naplánovať nové projekty.

Vhodné rozdelenie projektov je kľúčom k efektivite

Projektů máme přes dvě desítky, z těch základních to jsou např. Marketing, Vývoj, Kampaně, Helpdesk, Produkty, Redesign či Účetnictví, z menších typicky projektové jako Můj první běh nebo třeba Mobilní aplikace. Práci si plánují všechny týmy (oddělení firmy) samostatně napříč projekty.popisuje manažer online týmu, Dála Musil.

Ukázka uspořádání části projektů Sanasportu. Foto: Sanasport

Bosý trénink. Foto: Sanasport

Teambuilding na Baldovci. Foto: Sanasport

Tým Sanasportu při testování zímního vybavení v přirozených podmínkách. Foto: Sanasport

Novo vytvorili viac menších, konkrétnych projektov, ku ktorým sú prizvaní iba tí kolegovia a spolupracovníci, ktorých sa zadanie týka. Pracovná efektivita začala znovu stúpať a spolu s ňou i prehľadnosť v jednotlivých aktivitách.

V Sanasporte majú teraz projekty rozdelené na 3 typy. Prvým typom sú projekty určené pre kampane, druhú skupinu tvoria projekty pre komunikáciu konkrétneho tímu (predajňa Brno, Helpdesk apod.) a tretiu skupinu predstavujú projekty zamerané na online vývoj a marketing.

40+ aktívnych uživateľov
6.000+ úloh
1.000.000+ natrackovaných minút
30.000+ komentárov k úlohám
Díky Freelu můžeme velmi snadno sledovat hodinové výkazy práce všech členů týmu a máme tak jasný přehled o časové náročnosti jednotlivých úkolů a projektů, dodává spokojeně Jaromír Krpálek. Aplikace je intuitivní a velmi jednoduchá na ovládání, proto ani zaučování nových kolegů nezabere více než pár minut.

Jaké činnosti ve Freelu řeší

  • Organizace veškerých firemních aktivit a projektů.
  • Plánování a příprava marketingových kampaní.
  • Agilní plánování vývoje e-shopu a určování priorit.
  • Napojování nových dodavatelů a značek.
  • Veškerá interní úkolová komunikace, abychom omezili na maximum emaily.

Ukázka tzv. Kanban boardu (Sloupcového zobrazení) pro agilní řízení projeku vývojářského týmu. Foto: Sanasport

Ukázka šablonového To-Do listu, díky kterému má kampaň vždy stejnou kvalitu a můžou na ní pracovat i juniornější kolegové. Obsahuje totiž všechny důležité informace pro její realizaci. Foto: Sanasport

Ukázka snadno delegovatelného úkolu s podúkoly. V tomhle případě jde o newsletter a důležitá kritéria pro úspěšné odeslání. Foto: Sanasport

K agilnímu plánování vývoje využíváme pouze zobrazení kanban a díky tomu máme krásný přehled, co se dělá, co se bude dělat, co je na review atd. Stejně tak štítky, kde označení XS-XL označuje náročnost úkolu.dodává, Jaromír Krpálek.

Přečtěte si také Jak ve FotoŠkoda přes Freelo organizují stovky workshopů, řídí marketing a komunikují s externisty

Co Sanasporťákům ve Freelu nejvíc šetří čas a energii

  • Označovanie a odznačovanie kolegov — Na štarte projektu môže konkrétnu úlohu riešiť 6 ľudí, na konci ho dokončujú iba 2. Redukuje sa tak komunikačný šum a neodvádza sa pozornosť napríklad tých kolegov, ktorí už svoj diel práce odviedli.
  • Rola správca & projekťák — vďaka tejto funkcii zodpovednosť za splnenie nevisí na jedinom človeku a projekty sa ľahko dajú rozdať ďalším kompetentným ľuďom v tíme.
  • Dobre nastavenie e-mailovej notifikácie — nech už na dennej, alebo týždennej báze, presne podľa toho, ako človek aktuálne potrebuje.
  • Prehľady a výkazy — vďaka nim sa dajú skvelo plánovať zdroje na nové projekty a udržiavať prehľad nad tými aktuálnymi.
Děláme spoustu činností, které vyžadují hodně času, energie mnoha lidí a rychlou komunikaci. Freelo je pro Sanasport to jedno místo, které sdružuje všechny důležité informace, soubory, termíny a priority. Tady se lidi na všem podstatném domluví a každý má přehled o tom, co má do kdy udělat. Bez toho si neumím představit, jak bychom zvládali koordinaci všeho, co děláme.dodává, Dála Musil.

Videoobsah, spolupráce s influencery a sportovní eventy

Tým Sanasportu tvoří velké množství videoobsahu. Mezi nejviditelnější patří např. Můj první běh nebo mrkněte na youtube kanál. Foto: Sanasport

Vývojářský tým při testování ponožek Skinners v kancelářském prostředí. Foto: Sanasport

Jeden z mnoha běžeckých tréninků, které v Sanasportu pořádají. Foto: Sanasport

Bez řádného protažení by trénink nebyl kompletní. Foto: Sanasport

Přečtěte si také Simplii se díky Freelu daří lépe a rychleji realizovat velké e-Commerce projekty

Pár praktických tipů na závěr ze Sanasportu

Pokud děláte něco pravidelně, pak si rozhodně na vše připravte proces = šablonu úkolu s checklistem (nebo celého todolistu či projektu). V rámci e-shopu Sanasportu máme šablony např. pro marketingovou kampaň či vánoční úkoly, založení nové značky, produktové kategorie, procesu či článku anebo třeba úpravu obchodních podmínek.
Zdroj: Dála Musil

Pravidelné páteční čištění Freela = vyberte úkoly, které nejsou časově náročné, jsou přehlížené kvůli větším a důležitějším úkolům a dlouho vám leží v To–Do listech. Vyřešte je. Vaše pracovní agenda velmi rychle zeštíhlí.

Odbor Prodej sportovního vybavení
Tím e-Commerce a retail
Veľkosť firmy 11-50
Naloďte se do Freela a dosahujte cílů s menším úsilím
Chci na palubu

Jak Freelo používají v dalších týmech